Yêu cầu đổi hàng

Yêu cầu đổi hàng (Exchange Request) là văn bản yêu cầu chính thức mà người mua gửi đến người bán trong giao dịch ngoại thương sau khi nhận hàng, do hàng hóa có vấn đề về chất lượng, không đúng quy cách, hư hỏng hoặc giao sai, để yêu cầu đổi sang sản phẩm tương đương hoặc thay thế. Thường gặp trong giai đoạn sau bán hàng với các phương thức thanh toán như L/C, T/T hoặc nhờ thu. Tình huống sử dụng: phát hiện không phù hợp khi kiểm tra hàng đến, khách hàng khiếu nại, chi phí vận chuyển trả lại quá cao thì thương lượng đổi hàng. Lưu ý: phải đề xuất trong thời hạn khiếu nại quy định trong hợp đồng, kèm theo báo cáo kiểm tra, hình ảnh và bằng chứng; xác định rõ bên chịu chi phí vận chuyển, bảo hiểm, thuế quan của việc đổi hàng; việc đổi hàng có thể liên quan đến khai báo hải quan lại, trả lại hàng gốc hoặc xử lý tại chỗ, cần phối hợp với đại lý vận tải và hải quan. Khác với 'Yêu cầu trả hàng (Return Request)' ở chỗ mục đích của đổi hàng là có được sản phẩm thay thế đạt chuẩn chứ không phải hoàn tiền; khác với 'Khiếu nại (Claim)' ở chỗ khiếu nại có thể yêu cầu bồi thường tiền, còn đổi hàng tập trung vào thay thế bằng hiện vật. Người làm ngoại thương nên xem xét kỹ điều khoản đổi hàng trong hợp đồng để tránh phát sinh chi phí hoặc tranh chấp pháp lý do xử lý không đúng.