Quy trình trả hàng

Quy trình trả hàng (Return Process) là một loạt các bước thao tác trong giao dịch ngoại thương, khi hàng hóa không đúng chất lượng, giao sai, hư hỏng hoặc do thị trường của người mua thay đổi, người mua trả hàng lại cho người bán hoặc bên thứ ba và hoàn tất việc hoàn tiền, đổi hàng hoặc bồi thường. Các tình huống sử dụng bao gồm: người mua phát hiện vấn đề khi kiểm tra sau khi nhận hàng, hư hỏng hàng hóa do trách nhiệm của người vận chuyển, điều khoản trả hàng trong tín dụng thư hoặc hợp đồng được kích hoạt, v.v. Lưu ý: cần xác định rõ bên chịu trách nhiệm trả hàng (người bán, người mua hoặc người vận chuyển), chi phí trả hàng do ai chịu, thời hạn trả hàng, yêu cầu về tình trạng hàng hóa (như chưa sử dụng, bao bì gốc), thủ tục hải quan (khai báo nhập khẩu hàng trả lại, xử lý hoàn thuế), khiếu nại bảo hiểm, v.v. Sự khác biệt với 'Quy trình đổi hàng' (Replacement Process) là trả hàng liên quan đến việc hàng hóa quay trở lại và hoàn tiền, trong khi đổi hàng là gửi lại hàng đạt chuẩn; sự khác biệt với 'Quy trình khiếu nại' (Claim Process) là trả hàng là trả lại thực tế, còn khiếu nại có thể chỉ liên quan đến bồi thường tiền. Người làm ngoại thương nên quy định chi tiết điều khoản trả hàng trong hợp đồng để tránh tranh chấp.