Hạng mục không phù hợp

Không phù hợp (Non-Conformity) là tình huống trong thương mại quốc tế khi hàng hóa, chứng từ, quy trình hoặc hành vi không đáp ứng các yêu cầu của hợp đồng, thư tín dụng, tiêu chuẩn ngành hoặc quy định của nước nhập khẩu. Thường gặp trong các khâu kiểm dịch, vận chuyển, kiểm tra chứng từ, như lỗi chất lượng, thiếu số lượng, bao bì hư hỏng, chứng từ không khớp. Các tình huống sử dụng bao gồm: người mua từ chối nhận hàng, khiếu nại, ngân hàng từ chối thanh toán thư tín dụng, hải quan giữ hàng. Lưu ý: sau khi phát hiện không phù hợp, cần thông báo bằng văn bản cho đối tác kịp thời, nêu rõ căn cứ (như điều khoản hợp đồng, yêu cầu thư tín dụng, báo cáo kiểm tra) và lưu giữ bằng chứng; phân biệt vi phạm cơ bản và không phù hợp nhỏ, tránh lạm dụng quyền từ chối nhận hàng. Khác biệt với thuật ngữ khác: so với 'Khuyết tật' (Defect) nhấn mạnh lỗi của sản phẩm, không phù hợp bao gồm cả chứng từ và quy trình; so với 'Vi phạm' (Breach), không phù hợp không nhất thiết cấu thành vi phạm cơ bản nhưng có thể phát sinh nghĩa vụ khắc phục. Người làm thương mại cần nắm rõ quy trình xử lý không phù hợp như sửa chứng từ, đổi hàng, giảm giá hoặc trọng tài.