Kiểm soát hồ sơ

Kiểm soát hồ sơ (Record Control) là thuật ngữ cốt lõi trong hệ thống quản lý chất lượng ngoại thương (như ISO 9001), chỉ các hoạt động quản lý có hệ thống đối với các loại hồ sơ phát sinh trong quá trình thương mại (như hợp đồng, đơn hàng, báo cáo kiểm tra, tờ khai hải quan, vận đơn, hóa đơn, phiếu đóng gói, v.v.) bao gồm nhận diện, lưu trữ, bảo vệ, truy xuất, thời hạn bảo quản và xử lý. Các tình huống sử dụng trải dài toàn bộ quy trình ngoại thương: từ khách hàng hỏi hàng, xem xét hợp đồng, theo dõi sản xuất, kiểm tra chất lượng, khai báo hải quan đến theo dõi sau bán hàng, đều cần đảm bảo hồ sơ đầy đủ và có thể truy xuất nguồn gốc. Các lưu ý bao gồm: hồ sơ phải trung thực, rõ ràng, dễ nhận biết; thời hạn bảo quản phải tuân thủ quy định pháp luật và yêu cầu hợp đồng (ví dụ: 'Biện pháp quản lý hồ sơ kế toán' của Trung Quốc quy định chứng từ gốc phải lưu trữ 30 năm); hồ sơ điện tử cần chống sửa đổi và sao lưu; hồ sơ liên quan đến bí mật kinh doanh phải được bảo mật. Phân biệt với các thuật ngữ khác: Kiểm soát hồ sơ nhấn mạnh việc kiểm soát các hồ sơ đã hình thành, trong khi 'Kiểm soát tài liệu' nhắm vào các tài liệu hướng dẫn (như quy trình, hướng dẫn công việc) về phiên bản và phân phối; 'Khả năng truy xuất nguồn gốc' tập trung vào việc theo dõi lịch sử sản phẩm thông qua hồ sơ, là một trong những mục đích của kiểm soát hồ sơ. Nếu doanh nghiệp ngoại thương kiểm soát hồ sơ không đúng cách, có thể dẫn đến không thể chứng minh, thất bại trong khiếu nại hoặc rủi ro tuân thủ.