기록 관리(Record Control)는 무역 품질 관리 시스템(예: ISO 9001)의 핵심 용어로, 무역 과정에서 발생하는 각종 기록(계약서, 주문서, 검사 보고서, 수출입 신고서, 선하증권, 송장, 포장 명세서 등)을 식별, 저장, 보호, 검색, 보존 기간 및 처분하는 체계적인 관리 활동을 의미합니다. 사용 시나리오는 무역 전 과정에 걸쳐 있습니다: 고객 문의, 계약 검토, 생산 추적, 품질 검사, 통관 및 검역부터 사후 관리까지 기록의 완전성과 추적 가능성을 보장해야 합니다. 주의사항: 기록은 진실되고 명확하며 식별하기 쉬워야 합니다; 보존 기간은 법규 및 계약 요건을 준수해야 합니다(예: 중국 '회계 기록 관리 방법'은 원시 증빙을 30년간 보존하도록 규정); 전자 기록은 변조 방지 및 백업이 필요합니다; 영업 비밀이 포함된 기록은 기밀로 유지해야 합니다. 다른 용어와의 차이: 기록 관리는 이미 형성된 기록의 통제를 강조하는 반면, '문서 관리'는 지침 문서(절차, 작업 지침서 등)의 버전과 배포를 대상으로 합니다; '추적 가능성'은 기록을 통해 제품 이력을 추적하는 데 중점을 두며, 이는 기록 관리의 목적 중 하나입니다. 무역 기업이 기록 관리를 부적절하게 하면 입증 실패, 클레임 실패 또는 규정 준수 위험이 발생할 수 있습니다.
📝 예문
1. 회사의 기록 관리 절차에 따라 모든 수출 신고서, 선하증권 및 검사 보고서는 주문 번호별로 분류하여 최소 5년간 보관해야 하며, 이는 세관 검사 또는 고객 불만 시 신속한 추적을 가능하게 합니다. (설명: 기록 관리의 보존 기간 및 추적 가능성 요구사항을 보여줌)
2. 이번 장비 수출 프로젝트에서 품질 관리 부서는 각 배치 제품의 테스트 기록을 전자적으로 관리하고 접근 권한을 설정하며 매일 백업하여 EU CE 인증의 문서 관리 규정을 준수하도록 했습니다. (설명: 전자 기록 관리가 규정 준수 인증에 적용된 사례를 보여줌)