Nhật ký thanh toán đơn hàng

Nhật ký thanh toán đơn hàng (Payment Log) là tài liệu tài chính nội bộ hoặc bảng tính điện tử dùng để ghi lại tình hình thanh toán của từng đơn hàng trong hoạt động ngoại thương, thường bao gồm các trường như ngày thanh toán, số tiền, loại tiền tệ, phương thức thanh toán (như T/T, L/C), bên thanh toán, bên nhận thanh toán, số hóa đơn tương ứng và ghi chú. Các tình huống sử dụng: nhân viên theo dõi đơn hàng hoặc nhân viên tài chính cập nhật tình trạng thanh toán định kỳ để đối chiếu số dư đơn hàng, thu hồi các khoản quá hạn, chuẩn bị bảng đối chiếu hoặc xử lý tranh chấp. Lưu ý: cần phân biệt với sổ kế toán chính thức, nhật ký thanh toán là bản ghi hỗ trợ ở cấp độ nghiệp vụ, không có hiệu lực pháp lý; cần đảm bảo mỗi khoản thanh toán được liên kết chính xác với đơn hàng/hóa đơn, tránh trùng lặp hoặc bỏ sót; đơn hàng đa tiền tệ cần ghi rõ tỷ giá quy đổi. Khác với 'Giấy báo thanh toán (Bank Slip)' ở chỗ giấy báo là chứng từ thanh toán do ngân hàng phát hành, còn nhật ký thanh toán là bản ghi tổng hợp nội bộ; so với 'Bảng phân tích tuổi nợ phải thu' thì nhật ký thanh toán tập trung hơn vào chi tiết từng khoản thay vì phân tích tuổi nợ.