Журнал оплаты заказа

Журнал платежей по заказам (Payment Log) — это внутренний финансовый документ или электронная таблица, используемая в внешнеторговой деятельности для систематической записи платежей по каждому заказу. Обычно содержит дату платежа, сумму, валюту, способ оплаты (например, T/T, L/C), плательщика, получателя, соответствующий номер счета-фактуры и примечания. Сценарии использования: сотрудник по сопровождению заказов или финансовый работник регулярно обновляет статус платежей для сверки остатка по заказу, взыскания просроченной задолженности, подготовки выписок или урегулирования споров. Меры предосторожности: необходимо отличать от официальных бухгалтерских книг; журнал платежей является вспомогательной записью на операционном уровне и не имеет юридической силы; следует обеспечивать точную связь каждого платежа с заказом/счетом-фактурой, избегая дублирования или пропусков; для заказов в нескольких валютах необходимо указывать пересчет по курсу. Отличие от «банковского платежного документа» (Bank Slip) заключается в том, что банковский документ выдается банком как подтверждение оплаты, а журнал платежей — это внутренняя сводная запись. По сравнению с «реестром старения дебиторской задолженности» журнал платежей больше ориентирован на детализацию по каждому платежу, а не на анализ по срокам.