Điều chỉnh thanh toán đơn hàng (Payment Adjustment) là hoạt động tài chính trong giao dịch ngoại thương nhằm sửa đổi số tiền đã ghi sổ hoặc đã thanh toán do thay đổi đơn hàng, biến động tỷ giá, tăng giảm chi phí, chiết khấu hoàn tiền, khấu trừ chất lượng, v.v. Các tình huống phổ biến bao gồm: khách hàng trả thừa/thiếu, chênh lệch giữa khoản thanh toán cuối và tiền đặt cọc, điều chỉnh hoa hồng hoặc phí vận chuyển, hoàn trả hàng. Khi sử dụng thuật ngữ này cần lưu ý: việc điều chỉnh phải dựa trên căn cứ bằng văn bản được hai bên xác nhận (như email, thỏa thuận bổ sung), đồng thời xác định rõ hướng điều chỉnh (ghi nợ/ghi có), loại tiền tệ và tỷ giá; khác với 'Chiết khấu thanh toán (Cash Discount)' và 'Xóa nợ khó đòi (Bad Debt Write-off)', điều chỉnh không làm thay đổi bản chất giao dịch gốc mà chỉ sửa đổi số tiền. Trong thực tế nên tránh điều chỉnh thường xuyên gây khó khăn cho việc đối chiếu, nên quy định trong hợp đồng điều kiện kích hoạt và thời hạn điều chỉnh.
📝 Ví dụ
1. Do số lượng đơn hàng giảm 10%, chúng tôi đồng ý điều chỉnh thanh toán đối với tiền đặt cọc đã nhận, hoàn lại phần chênh lệch vào tài khoản của Quý công ty. (Giải thích: Điều chỉnh hoàn thừa hoặc thu thêm đối với tiền đặt cọc đã nhận do thay đổi đơn hàng.)
2. Quý công ty đã thanh toán thừa 500 USD trong lần chuyển khoản trước, sau khi xác nhận chúng tôi sẽ điều chỉnh trong thanh toán đơn hàng tiếp theo, khấu trừ trực tiếp vào tiền hàng. (Giải thích: Khấu trừ khoản thanh toán thừa qua đơn hàng tiếp theo là một cách điều chỉnh phổ biến.)
💡 Mẹo ngoại thương
Thuật ngữ ngoại thương là nền tảng của giao tiếp kinh doanh quốc tế
Thông lệ thương mại có thể khác nhau giữa các quốc gia
Khi sử dụng thuật ngữ trong hợp đồng, hãy ghi rõ phiên bản áp dụng (ví dụ: Incoterms 2020)
Với thuật ngữ chưa quen, hãy dùng trợ lý email đa ngôn ngữ của GlobalSync