Đảo bút toán thanh toán đơn hàng (Payment Reversal) là nghiệp vụ kế toán trong giao dịch ngoại thương, trong đó số tiền thanh toán đã ghi nhận được đảo ngược khỏi tài khoản người mua hoặc khoản phải thu của người bán do lỗi thanh toán, hủy đơn hàng, trả hàng hoặc tranh chấp. Các tình huống sử dụng bao gồm: hoàn trả chuyển tiền ngân hàng, thanh toán trùng lặp, hoàn trả tiền tạm ứng, truy đòi tiền theo thư tín dụng, v.v. Lưu ý: Đảo bút toán cần có chứng từ gốc hỗ trợ và thông báo kịp thời cho đối tác; có thể phát sinh phí ngân hàng và tổn thất tỷ giá; cần phân biệt với 'Hủy thanh toán' (Payment Cancellation) - thường chỉ việc hủy lệnh thanh toán trước khi thực hiện, trong khi đảo bút toán là điều chỉnh ngược lại khoản thanh toán đã vào sổ. Khác với 'Hoàn tiền' (Refund), đảo bút toán nhấn mạnh xử lý kế toán hơn, không nhất thiết liên quan đến dòng tiền thực tế. Người làm ngoại thương cần đảm bảo hồ sơ đảo bút toán khớp với hợp đồng và hóa đơn để tránh rủi ro thuế và kiểm toán.
📝 Ví dụ
1. Do người mua thanh toán trùng lặp tiền hàng của đơn hàng A, bộ phận tài chính của chúng tôi đã thực hiện đảo bút toán thanh toán đơn hàng, hoàn trả số tiền thừa vào tài khoản người mua. (Giải thích: nghiệp vụ đảo bút toán do thanh toán trùng lặp)
2. Do nhà cung cấp không giao hàng đúng hạn, hai bên thương lượng hủy đơn hàng, chúng tôi đã thực hiện đảo bút toán thanh toán đơn hàng đối với tiền tạm ứng đã trả và chờ nhà cung cấp hoàn tiền. (Giải thích: đảo bút toán tiền tạm ứng sau khi hủy đơn hàng)
💡 Mẹo ngoại thương
Thuật ngữ ngoại thương là nền tảng của giao tiếp kinh doanh quốc tế
Thông lệ thương mại có thể khác nhau giữa các quốc gia
Khi sử dụng thuật ngữ trong hợp đồng, hãy ghi rõ phiên bản áp dụng (ví dụ: Incoterms 2020)
Với thuật ngữ chưa quen, hãy dùng trợ lý email đa ngôn ngữ của GlobalSync