Lãnh sự chứng nhận

Hợp pháp hóa lãnh sự (Consular Legalization) là hoạt động mà cơ quan đại diện ngoại giao hoặc lãnh sự của một quốc gia xác nhận tính xác thực của chữ ký hoặc con dấu cuối cùng trên văn bản do cơ quan công chứng hoặc cơ quan chứng nhận của nước mình hoặc nước ngoài cấp. Mục đích là để văn bản do một quốc gia cấp được cơ quan có thẩm quyền của quốc gia khác công nhận, không vì nghi ngờ tính xác thực của chữ ký hoặc con dấu trên văn bản mà ảnh hưởng đến hiệu lực pháp lý ngoài lãnh thổ của văn bản. Trong thực tiễn ngoại thương, hợp pháp hóa lãnh sự thường được sử dụng cho hóa đơn thương mại, giấy chứng nhận xuất xứ, phiếu đóng gói, vận đơn, hợp đồng và các chứng từ xuất khẩu khác để hải quan hoặc ngân hàng nước nhập khẩu chấp nhận. Các tình huống sử dụng bao gồm: nước nhập khẩu yêu cầu chứng từ phải được đại sứ quán hoặc lãnh sự quán của họ tại nước xuất khẩu chứng nhận; điều khoản thư tín dụng quy định 'cần hợp pháp hóa lãnh sự'. Lưu ý: thời gian chứng nhận dài, chi phí cao và không phải tất cả các quốc gia đều yêu cầu; cần làm công chứng và chứng nhận của cơ quan ngoại vụ trước, sau đó gửi đến đại sứ quán hoặc lãnh sự quán. Sự khác biệt với 'công chứng' (Notarization) và 'chứng nhận đại sứ quán' (Embassy Legalization): công chứng do phòng công chứng thực hiện, chứng nhận đại sứ quán có thể chỉ hợp pháp hóa lãnh sự, nhưng theo nghĩa rộng bao gồm cả chứng nhận Apostille. Kể từ khi Công ước về việc bãi bỏ yêu cầu hợp pháp hóa đối với giấy tờ công của nước ngoài có hiệu lực, giữa các nước thành viên có thể sử dụng Apostille thay thế hợp pháp hóa lãnh sự, nhưng các nước không phải thành viên vẫn cần hợp pháp hóa lãnh sự.