Biên bản ghi nhận đảm bảo chất lượng hợp đồng

Bảng ghi chú bảo đảm chất lượng hợp đồng (Contract Quality Guarantee Record Form) là tài liệu chuyên dụng trong hoạt động ngoại thương dùng để ghi chép và theo dõi một cách hệ thống các thông tin bảo đảm chất lượng sản phẩm theo hợp đồng. Thường do nhà xuất khẩu hoặc nhà sản xuất lập, bao gồm thông số sản phẩm, tiêu chuẩn kiểm tra, dữ liệu thử nghiệm, thời hạn bảo hành, điều khoản trách nhiệm và phản hồi của khách hàng. Các tình huống sử dụng bao gồm: lập hồ sơ chất lượng sau khi ký hợp đồng, ghi lại các điểm kiểm soát then chốt trong quá trình sản xuất, kiểm tra chất lượng trước khi xuất hàng, và làm bằng chứng khi xảy ra tranh chấp chất lượng sau bán hàng. Lưu ý: bảng ghi chú này phải nhất quán nghiêm ngặt với các điều khoản hợp đồng, dữ liệu phải trung thực và có thể truy xuất nguồn gốc, và cần có chữ ký xác nhận của cả hai bên; các quốc gia khác nhau có thể có yêu cầu pháp lý về thời hạn bảo hành, cần xác minh trước. Khác với 'Giấy chứng nhận kiểm tra chất lượng' chỉ chứng minh kết quả kiểm tra của một lô hàng, bảng này nhấn mạnh ghi chép bảo đảm chất lượng toàn bộ quá trình; so với 'Giấy bảo hành', bảng này tập trung hơn vào ghi chép nội bộ và quản lý quá trình, thay vì tài liệu cam kết đối ngoại.