Hồ sơ quy trình đảm bảo chất lượng hợp đồng

Tài liệu quy trình đảm bảo chất lượng hợp đồng là tài liệu mang tính hệ thống được hai bên mua bán thỏa thuận trong hợp đồng nhằm đảm bảo sản phẩm phù hợp với tiêu chuẩn chất lượng trong thương mại quốc tế. Nó thường bao gồm các nội dung như tiêu chuẩn kiểm tra chất lượng, phương pháp lấy mẫu, quy trình thử nghiệm, xử lý sản phẩm không phù hợp, lưu giữ hồ sơ chất lượng và phân định trách nhiệm. Tình huống sử dụng thường gặp trong các giao dịch yêu cầu chất lượng nghiêm ngặt như thiết bị máy móc, sản phẩm điện tử, hàng hóa số lượng lớn, đặc biệt khi bên mua yêu cầu bên bán cung cấp bảo đảm chất lượng hoặc kiểm tra của bên thứ ba. Lưu ý: Tài liệu này cần nhất quán với các điều khoản hợp đồng, trích dẫn rõ ràng các tiêu chuẩn quốc tế (như ISO, ASTM) hoặc thông số kỹ thuật do hai bên thỏa thuận; cần quy định thời điểm kiểm tra (trước khi xuất xưởng, trước khi vận chuyển hoặc sau khi đến), cơ quan kiểm tra và bên chịu chi phí; tránh nhầm lẫn với 'giấy bảo đảm chất lượng', vì sau là cam kết đơn phương còn tài liệu này là hướng dẫn vận hành theo quy trình. Khác biệt với 'giấy chứng nhận kiểm tra' ở chỗ tài liệu này là quy phạm quy trình, còn giấy chứng nhận là chứng minh kết quả.