Định nghĩa: Thông báo gửi hàng (Shipping Advice) là văn bản thông báo mà người bán gửi cho người mua sau khi hàng hóa đã được xếp lên tàu, thông báo rằng hàng hóa đã được gửi theo yêu cầu của hợp đồng hoặc thư tín dụng, và ghi rõ các chi tiết gửi hàng (như tên tàu, chuyến đi, số vận đơn, ngày gửi hàng, số lượng, giá trị, v.v.). Vai trò cốt lõi của nó là: giúp người mua nắm bắt kịp thời tình trạng hàng hóa, thuận tiện cho việc sắp xếp nhận hàng, bảo hiểm, thông quan và điều phối vốn; trong giao dịch thư tín dụng, thường được coi là một trong những nghĩa vụ xuất trình chứng từ mà người bán phải thực hiện, cũng là căn cứ quan trọng để người mua làm thủ tục nhập khẩu và có thể khiếu nại. Chứng từ này thường do người bán hoặc đại lý vận tải của họ phát hành, có thể dưới hình thức điện tín, fax, email hoặc chứng từ theo mẫu chính thức.
Định nghĩa: Thông báo gửi hàng (Shipping Advice) là văn bản thông báo mà người bán gửi cho người mua sau khi hàng hóa đã được xếp lên tàu, thông báo rằng hàng hóa đã được gửi theo yêu cầu của hợp đồng hoặc thư tín dụng, và ghi rõ các chi tiết gửi hàng (như tên tàu, chuyến đi, số vận đơn, ngày gửi hàng, số lượng, giá trị, v.v.). Vai trò cốt lõi của nó là: giúp người mua nắm bắt kịp thời tình trạng hàng hóa, thuận tiện cho việc sắp xếp nhận hàng, bảo hiểm, thông quan và điều phối vốn; trong giao dịch thư tín dụng, thường được coi là một trong những nghĩa vụ xuất trình chứng từ mà người bán phải thực hiện, cũng là căn cứ quan trọng để người mua làm thủ tục nhập khẩu và có thể khiếu nại. Chứng từ này thường do người bán hoặc đại lý vận tải của họ phát hành, có thể dưới hình thức điện tín, fax, email hoặc chứng từ theo mẫu chính thức.
🎯 Mục đích
Vai trò: Thông báo gửi hàng là một khâu không thể thiếu trong thương mại quốc tế. Đối với người mua, nó được sử dụng để xác nhận việc gửi hàng, theo dõi hàng hóa, mua bảo hiểm (đặc biệt theo điều kiện CFR/CPT, người mua phải tự mua bảo hiểm), chuẩn bị thông quan nhập khẩu và thanh toán tiền hàng. Đối với người bán, nó là chứng từ then chốt để thực hiện nghĩa vụ thông báo theo hợp đồng, đáp ứng yêu cầu xuất trình chứng từ theo thư tín dụng, tránh việc người mua khiếu nại do thông báo chậm trễ. Về mặt quy trình, nó xuyên suốt từ sau khi gửi hàng đến trước khi người mua nhận hàng, liên quan đến cả hai bên thương mại, ngân hàng, công ty bảo hiểm, đại lý vận tải và hải quan. Nếu thư tín dụng quy định 'thông báo trong vòng XX giờ sau khi gửi hàng', thì phải tuân thủ nghiêm ngặt thời hạn, nếu không có thể cấu thành điểm không phù hợp.
Vai trò: Thông báo gửi hàng là một khâu không thể thiếu trong thương mại quốc tế. Đối với người mua, nó được sử dụng để xác nhận việc gửi hàng, theo dõi hàng hóa, mua bảo hiểm (đặc biệt theo điều kiện CFR/CPT, người mua phải tự mua bảo hiểm), chuẩn bị thông quan nhập khẩu và thanh toán tiền hàng. Đối với người bán, nó là chứng từ then chốt để thực hiện nghĩa vụ thông báo theo hợp đồng, đáp ứng yêu cầu xuất trình chứng từ theo thư tín dụng, tránh việc người mua khiếu nại do thông báo chậm trễ. Về mặt quy trình, nó xuyên suốt từ sau khi gửi hàng đến trước khi người mua nhận hàng, liên quan đến cả hai bên thương mại, ngân hàng, công ty bảo hiểm, đại lý vận tải và hải quan. Nếu thư tín dụng quy định 'thông báo trong vòng XX giờ sau khi gửi hàng', thì phải tuân thủ nghiêm ngặt thời hạn, nếu không có thể cấu thành điểm không phù hợp.
📋 Trường chính
Người gửi hàng (Shipper): Điền tên đầy đủ, địa chỉ và thông tin liên hệ của người bán hoặc nhà xuất khẩu, phải nhất quán với hợp đồng, hóa đơn, vận đơn. Nếu gửi hàng qua đại lý vận tải, có thể hiển thị người gửi hàng thực tế.. 常见错误: Tên không khớp với vận đơn hoặc thư tín dụng, địa chỉ không đầy đủ, khiến người mua không thể đối chiếu hoặc ngân hàng từ chối thanh toán. Người nhận hàng (Consignee): Điền tên, địa chỉ của người mua hoặc người nhận hàng được chỉ định trong thư tín dụng. Nếu thư tín dụng yêu cầu 'to order', thì điền theo bên được thông báo trên vận đơn.. 常见错误: Nhầm lẫn giữa người nhận hàng và bên được thông báo, hoặc bỏ sót thông tin ngân hàng phát hành theo yêu cầu của thư tín dụng. Bên được thông báo (Notify Party): Thường là người mua hoặc đại lý được chỉ định của họ, nếu thư tín dụng có quy định thì điền chính xác theo quy định. Dùng để người chuyên chở thông báo nhận hàng sau khi hàng đến cảng.. 常见错误: Bỏ sót bên được thông báo hoặc điền sai, khiến người mua không thể nhận được thông báo hàng đến kịp thời. Cảng xếp hàng (Port of Loading): Điền tên đầy đủ của cảng xếp hàng thực tế, phải nhất quán với vận đơn, thư tín dụng. Nếu thư tín dụng quy định 'Any Chinese Port', thì điền cảng cụ thể.. 常见错误: Sử dụng tên viết tắt hoặc sai chính tả, không khớp với vận đơn, gây ra sự không phù hợp khi ngân hàng kiểm tra chứng từ. Cảng dỡ hàng (Port of Discharge): Điền tên đầy đủ của cảng dỡ hàng cuối cùng, phải nhất quán với hợp đồng, thư tín dụng. Nếu là điểm nội địa, cần ghi rõ cảng chuyển tải.. 常见错误: Cảng dỡ hàng không nhất quán với quy định của thư tín dụng, hoặc bỏ sót thông tin cảng chuyển tải. Tên tàu/Chuyến đi (Vessel/Voyage): Điền tên tàu chở hàng thực tế và số chuyến, phải nhất quán với vận đơn. Nếu là vận tải đa phương thức, ghi rõ tên tàu chặng đầu tiên.. 常见错误: Sai chính tả tên tàu, bỏ sót chuyến đi, hoặc không nhất quán với vận đơn khiến người mua không thể tra cứu. Số vận đơn (B/L No.): Điền số vận đơn do người chuyên chở phát hành, dùng để người mua tra cứu hàng hóa và làm thủ tục nhận hàng. Nếu là vận đơn đường biển, ghi rõ số vận đơn đường biển.. 常见错误: Số vận đơn sai hoặc bỏ sót, khiến người mua không thể theo dõi hàng hóa. Ngày gửi hàng (Date of Shipment): Điền ngày hoàn thành xếp hàng thực tế, phải nhất quán với ngày phát hành vận đơn. Theo thư tín dụng phải nằm trong thời hạn gửi hàng muộn nhất được phép.. 常见错误: Ngày muộn hơn quy định của thư tín dụng, hoặc mâu thuẫn với ngày vận đơn, cấu thành điểm không phù hợp. Mô tả hàng hóa (Description of Goods): Điền tên hàng hóa, quy cách, số lượng, đóng gói, v.v., phải nhất quán với hóa đơn, vận đơn. Có thể viết tắt nhưng phải có thể đối chiếu được.. 常见错误: Mô tả quá chung chung hoặc xung đột với mô tả hàng hóa trong thư tín dụng, khiến ngân hàng từ chối thanh toán. Số lượng/Trọng lượng (Quantity/Weight): Điền số lượng gửi hàng và trọng lượng cả bì, trọng lượng tịnh, đơn vị phải nhất quán với hợp đồng. Lưu ý biên độ giao hàng thừa/thiếu mà thư tín dụng cho phép.. 常见错误: Số lượng vượt quá phạm vi cho phép của thư tín dụng, hoặc sai đơn vị, gây ra điểm không phù hợp. Giá trị hóa đơn (Invoice Value): Điền tổng giá trị hóa đơn thương mại và loại tiền tệ, phải nhất quán với hóa đơn. Nếu thư tín dụng yêu cầu, ghi rõ điều kiện thương mại như FOB/CIF.. 常见错误: Giá trị không khớp với hóa đơn, sai loại tiền tệ, hoặc bỏ sót điều kiện thương mại. Nhãn hiệu vận chuyển (Shipping Marks): Điền nhãn hiệu trên bao bì ngoài của hàng hóa, phải nhất quán với hóa đơn, vận đơn. Khi không có nhãn hiệu, ghi 'N/M'.. 常见错误: Nhãn hiệu không khớp với vận đơn, hoặc bỏ sót gây khó khăn trong nhận diện hàng hóa. Thông tin bảo hiểm (Insurance): Nếu người bán mua bảo hiểm, ghi rõ công ty bảo hiểm, số hợp đồng bảo hiểm và loại rủi ro; nếu người mua mua bảo hiểm, ghi 'Insurance to be effected by buyer'.. 常见错误: Nhầm lẫn trách nhiệm bảo hiểm theo điều kiện CFR/CIF, khiến người mua bỏ sót bảo hiểm hoặc mua trùng lặp. Số thư tín dụng (L/C No.): Khi thanh toán bằng thư tín dụng, điền số thư tín dụng và tên ngân hàng phát hành, thuận tiện cho ngân hàng đối chiếu. Trường hợp không phải thư tín dụng có thể điền số hợp đồng.. 常见错误: Sai số thư tín dụng hoặc bỏ sót, ảnh hưởng đến việc xuất trình chứng từ tại ngân hàng. Tuyên bố/Chữ ký (Declaration/Signature): Người bán hoặc người được ủy quyền ký và đóng dấu, tuyên bố nội dung thông báo là trung thực và chính xác. Có thể ghi thêm 'We hereby certify that the above information is true and correct'.. 常见错误: Bỏ sót chữ ký hoặc đóng dấu, hoặc sử dụng chữ ký của người không được ủy quyền, khiến chứng từ không có hiệu lực.
Người gửi hàng (Shipper)
Điền tên đầy đủ, địa chỉ và thông tin liên hệ của người bán hoặc nhà xuất khẩu, phải nhất quán với hợp đồng, hóa đơn, vận đơn. Nếu gửi hàng qua đại lý vận tải, có thể hiển thị người gửi hàng thực tế.
⚠️ Tên không khớp với vận đơn hoặc thư tín dụng, địa chỉ không đầy đủ, khiến người mua không thể đối chiếu hoặc ngân hàng từ chối thanh toán.
Người nhận hàng (Consignee)
Điền tên, địa chỉ của người mua hoặc người nhận hàng được chỉ định trong thư tín dụng. Nếu thư tín dụng yêu cầu 'to order', thì điền theo bên được thông báo trên vận đơn.
⚠️ Nhầm lẫn giữa người nhận hàng và bên được thông báo, hoặc bỏ sót thông tin ngân hàng phát hành theo yêu cầu của thư tín dụng.
Bên được thông báo (Notify Party)
Thường là người mua hoặc đại lý được chỉ định của họ, nếu thư tín dụng có quy định thì điền chính xác theo quy định. Dùng để người chuyên chở thông báo nhận hàng sau khi hàng đến cảng.
⚠️ Bỏ sót bên được thông báo hoặc điền sai, khiến người mua không thể nhận được thông báo hàng đến kịp thời.
Cảng xếp hàng (Port of Loading)
Điền tên đầy đủ của cảng xếp hàng thực tế, phải nhất quán với vận đơn, thư tín dụng. Nếu thư tín dụng quy định 'Any Chinese Port', thì điền cảng cụ thể.
⚠️ Sử dụng tên viết tắt hoặc sai chính tả, không khớp với vận đơn, gây ra sự không phù hợp khi ngân hàng kiểm tra chứng từ.
Cảng dỡ hàng (Port of Discharge)
Điền tên đầy đủ của cảng dỡ hàng cuối cùng, phải nhất quán với hợp đồng, thư tín dụng. Nếu là điểm nội địa, cần ghi rõ cảng chuyển tải.
⚠️ Cảng dỡ hàng không nhất quán với quy định của thư tín dụng, hoặc bỏ sót thông tin cảng chuyển tải.
Tên tàu/Chuyến đi (Vessel/Voyage)
Điền tên tàu chở hàng thực tế và số chuyến, phải nhất quán với vận đơn. Nếu là vận tải đa phương thức, ghi rõ tên tàu chặng đầu tiên.
⚠️ Sai chính tả tên tàu, bỏ sót chuyến đi, hoặc không nhất quán với vận đơn khiến người mua không thể tra cứu.
Số vận đơn (B/L No.)
Điền số vận đơn do người chuyên chở phát hành, dùng để người mua tra cứu hàng hóa và làm thủ tục nhận hàng. Nếu là vận đơn đường biển, ghi rõ số vận đơn đường biển.
⚠️ Số vận đơn sai hoặc bỏ sót, khiến người mua không thể theo dõi hàng hóa.
Ngày gửi hàng (Date of Shipment)
Điền ngày hoàn thành xếp hàng thực tế, phải nhất quán với ngày phát hành vận đơn. Theo thư tín dụng phải nằm trong thời hạn gửi hàng muộn nhất được phép.
⚠️ Ngày muộn hơn quy định của thư tín dụng, hoặc mâu thuẫn với ngày vận đơn, cấu thành điểm không phù hợp.
Mô tả hàng hóa (Description of Goods)
Điền tên hàng hóa, quy cách, số lượng, đóng gói, v.v., phải nhất quán với hóa đơn, vận đơn. Có thể viết tắt nhưng phải có thể đối chiếu được.
⚠️ Mô tả quá chung chung hoặc xung đột với mô tả hàng hóa trong thư tín dụng, khiến ngân hàng từ chối thanh toán.
Số lượng/Trọng lượng (Quantity/Weight)
Điền số lượng gửi hàng và trọng lượng cả bì, trọng lượng tịnh, đơn vị phải nhất quán với hợp đồng. Lưu ý biên độ giao hàng thừa/thiếu mà thư tín dụng cho phép.
⚠️ Số lượng vượt quá phạm vi cho phép của thư tín dụng, hoặc sai đơn vị, gây ra điểm không phù hợp.
Giá trị hóa đơn (Invoice Value)
Điền tổng giá trị hóa đơn thương mại và loại tiền tệ, phải nhất quán với hóa đơn. Nếu thư tín dụng yêu cầu, ghi rõ điều kiện thương mại như FOB/CIF.
⚠️ Giá trị không khớp với hóa đơn, sai loại tiền tệ, hoặc bỏ sót điều kiện thương mại.
Nhãn hiệu vận chuyển (Shipping Marks)
Điền nhãn hiệu trên bao bì ngoài của hàng hóa, phải nhất quán với hóa đơn, vận đơn. Khi không có nhãn hiệu, ghi 'N/M'.
⚠️ Nhãn hiệu không khớp với vận đơn, hoặc bỏ sót gây khó khăn trong nhận diện hàng hóa.
Thông tin bảo hiểm (Insurance)
Nếu người bán mua bảo hiểm, ghi rõ công ty bảo hiểm, số hợp đồng bảo hiểm và loại rủi ro; nếu người mua mua bảo hiểm, ghi 'Insurance to be effected by buyer'.
⚠️ Nhầm lẫn trách nhiệm bảo hiểm theo điều kiện CFR/CIF, khiến người mua bỏ sót bảo hiểm hoặc mua trùng lặp.
Số thư tín dụng (L/C No.)
Khi thanh toán bằng thư tín dụng, điền số thư tín dụng và tên ngân hàng phát hành, thuận tiện cho ngân hàng đối chiếu. Trường hợp không phải thư tín dụng có thể điền số hợp đồng.
⚠️ Sai số thư tín dụng hoặc bỏ sót, ảnh hưởng đến việc xuất trình chứng từ tại ngân hàng.
Tuyên bố/Chữ ký (Declaration/Signature)
Người bán hoặc người được ủy quyền ký và đóng dấu, tuyên bố nội dung thông báo là trung thực và chính xác. Có thể ghi thêm 'We hereby certify that the above information is true and correct'.
⚠️ Bỏ sót chữ ký hoặc đóng dấu, hoặc sử dụng chữ ký của người không được ủy quyền, khiến chứng từ không có hiệu lực.
⚠️ Lỗi thường gặp
Thời gian gửi thông báo gửi hàng vượt quá thời hạn quy định của thư tín dụng, ví dụ thư tín dụng yêu cầu thông báo trong vòng 48 giờ sau khi gửi hàng, nhưng lại chậm trễ vài ngày, cấu thành điểm không phù hợp. Nội dung thông báo không nhất quán với vận đơn, hóa đơn và các chứng từ khác, như tên tàu, chuyến đi, số lượng, giá trị và các thông tin quan trọng khác mâu thuẫn, khiến ngân hàng từ chối thanh toán hoặc người mua khiếu nại. Bỏ sót tuyên bố hoặc điều khoản cụ thể mà thư tín dụng yêu cầu, như không ghi rõ từ 'Shipping Advice', không hiển thị số thư tín dụng hoặc không gửi đến bên được chỉ định theo yêu cầu. Không gửi theo phương thức quy định trong hợp đồng hoặc thư tín dụng, như yêu cầu fax nhưng lại dùng email, hoặc yêu cầu gửi đến địa chỉ email cụ thể nhưng lại gửi sai địa chỉ, khiến thông báo không có hiệu lực. Theo điều kiện CFR/CPT, người bán không thông báo kịp thời cho người mua để họ mua bảo hiểm, nếu hàng hóa bị tổn thất, người bán có thể phải chịu trách nhiệm bồi thường. Mô tả hàng hóa trong thông báo gửi hàng không khớp nghiêm trọng với thư tín dụng, như tên hàng, quy cách, số lượng có sự khác biệt thực chất, ngân hàng có thể từ chối thanh toán. Không lưu giữ chứng từ gửi hàng, như báo cáo fax, xác nhận email, khi xảy ra tranh chấp không thể chứng minh đã thực hiện nghĩa vụ thông báo. Nhầm lẫn giữa thông báo gửi hàng và chứng từ gửi hàng, không cung cấp đủ chi tiết trong thông báo, khiến người mua không thể làm thủ tục bảo hiểm hoặc thông quan.
⚠️ Thời gian gửi thông báo gửi hàng vượt quá thời hạn quy định của thư tín dụng, ví dụ thư tín dụng yêu cầu thông báo trong vòng 48 giờ sau khi gửi hàng, nhưng lại chậm trễ vài ngày, cấu thành điểm không phù hợp.
⚠️ Nội dung thông báo không nhất quán với vận đơn, hóa đơn và các chứng từ khác, như tên tàu, chuyến đi, số lượng, giá trị và các thông tin quan trọng khác mâu thuẫn, khiến ngân hàng từ chối thanh toán hoặc người mua khiếu nại.
⚠️ Bỏ sót tuyên bố hoặc điều khoản cụ thể mà thư tín dụng yêu cầu, như không ghi rõ từ 'Shipping Advice', không hiển thị số thư tín dụng hoặc không gửi đến bên được chỉ định theo yêu cầu.
⚠️ Không gửi theo phương thức quy định trong hợp đồng hoặc thư tín dụng, như yêu cầu fax nhưng lại dùng email, hoặc yêu cầu gửi đến địa chỉ email cụ thể nhưng lại gửi sai địa chỉ, khiến thông báo không có hiệu lực.
⚠️ Theo điều kiện CFR/CPT, người bán không thông báo kịp thời cho người mua để họ mua bảo hiểm, nếu hàng hóa bị tổn thất, người bán có thể phải chịu trách nhiệm bồi thường.
⚠️ Mô tả hàng hóa trong thông báo gửi hàng không khớp nghiêm trọng với thư tín dụng, như tên hàng, quy cách, số lượng có sự khác biệt thực chất, ngân hàng có thể từ chối thanh toán.
⚠️ Không lưu giữ chứng từ gửi hàng, như báo cáo fax, xác nhận email, khi xảy ra tranh chấp không thể chứng minh đã thực hiện nghĩa vụ thông báo.
⚠️ Nhầm lẫn giữa thông báo gửi hàng và chứng từ gửi hàng, không cung cấp đủ chi tiết trong thông báo, khiến người mua không thể làm thủ tục bảo hiểm hoặc thông quan.
🌍 Yêu cầu quốc gia
Hoa Kỳ: Hải quan Hoa Kỳ yêu cầu nhà nhập khẩu cung cấp thông báo gửi hàng và các chứng từ khác trước khi hàng đến cảng để đánh giá rủi ro. Thông báo gửi hàng phải bao gồm người nhận hàng, mô tả hàng hóa, số lượng và giá trị chính xác. Nếu khai báo qua AMS (Hệ thống kê khai tự động), thông tin thông báo gửi hàng phải nhất quán với bản kê khai. Ngoài ra, Hoa Kỳ có yêu cầu thông báo bổ sung đối với một số mặt hàng cụ thể (như thực phẩm, dược phẩm), cần tuân thủ quy định của FDA và các cơ quan khác. Theo thông báo mới nhất của hải quan địa phương. Liên minh Châu Âu: Khi nhập khẩu vào EU, thông báo gửi hàng chủ yếu được người mua sử dụng để sắp xếp thông quan và vận chuyển. Hải quan EU yêu cầu khai báo trước tờ khai tóm tắt nhập cảnh (ENS), thông tin trong thông báo gửi hàng phải nhất quán với ENS. Đối với hàng hóa rủi ro cao, có thể yêu cầu cung cấp chứng nhận bổ sung. Nếu hàng hóa quá cảnh qua EU, cần đảm bảo thông tin bên được thông báo chính xác. Theo thông báo mới nhất của hải quan địa phương. Nhật Bản: Hải quan Nhật Bản yêu cầu nhà nhập khẩu nộp các chứng từ liên quan trước khi hàng đến cảng, thông báo gửi hàng phải liệt kê chi tiết tên hàng hóa, số lượng, đóng gói và giá trị. Đối với thực phẩm, nông sản, v.v., cần tuân thủ yêu cầu của Bộ Y tế, Lao động và Phúc lợi Nhật Bản, thông báo gửi hàng có thể cần ghi rõ thông tin kiểm dịch. Người mua Nhật Bản thường yêu cầu thông báo gửi hàng bằng tiếng Nhật hoặc tiếng Anh, và bao gồm tên tàu, chuyến đi, thời gian dự kiến đến cảng. Theo thông báo mới nhất của hải quan địa phương. Hàn Quốc: Nhà nhập khẩu Hàn Quốc cần thông báo gửi hàng để làm thủ tục khai báo nhập khẩu. Hải quan Hàn Quốc yêu cầu thông tin thông báo gửi hàng nhất quán với vận đơn, hóa đơn, và có thể yêu cầu cung cấp giấy chứng nhận xuất xứ. Đối với hàng hóa cụ thể, như mỹ phẩm, sản phẩm điện tử, cần tuân thủ yêu cầu chứng nhận liên quan của Hàn Quốc. Thông báo gửi hàng phải ghi rõ thông tin liên hệ chi tiết và mã thông quan của người nhận hàng Hàn Quốc. Theo thông báo mới nhất của hải quan địa phương. Trung Đông (Ả Rập Xê Út/UAE): Ả Rập Xê Út yêu cầu thông báo gửi hàng phải được đại sứ quán Ả Rập Xê Út tại nước xuất khẩu chứng nhận, và phải ghi rõ xuất xứ hàng hóa, ngày sản xuất, v.v. UAE thì tương đối lỏng lẻo hơn, nhưng yêu cầu thông tin thông báo gửi hàng chính xác để thông quan. Cả hai nước đều yêu cầu thông báo gửi hàng nhất quán với hóa đơn, vận đơn, và có thể yêu cầu bản dịch tiếng Ả Rập. Đối với thực phẩm, dược phẩm, v.v., cần tuân thủ tiêu chuẩn của Hội đồng Hợp tác Vùng Vịnh. Theo thông báo mới nhất của hải quan địa phương. Brazil: Hải quan Brazil yêu cầu nhà nhập khẩu nộp thông báo gửi hàng và các chứng từ khác trước khi hàng đến cảng, và phải đăng ký trong hệ thống SISCOMEX. Thông báo gửi hàng phải bao gồm mô tả hàng hóa chi tiết, mã NCM, số lượng, giá trị và mã số thuế của người nhận hàng. Brazil kiểm tra chứng từ nhập khẩu nghiêm ngặt, bất kỳ sự không phù hợp nào đều có thể gây chậm trễ thông quan. Theo thông báo mới nhất của hải quan địa phương. Ấn Độ: Hải quan Ấn Độ yêu cầu thông tin thông báo gửi hàng nhất quán với vận đơn, hóa đơn, và phải ghi rõ số GSTIN của nhà nhập khẩu. Đối với hàng hóa cụ thể, như sản phẩm điện tử, hóa chất, cần tuân thủ chứng nhận của Cục Tiêu chuẩn Ấn Độ. Thông báo gửi hàng phải bao gồm cảng dỡ hàng và giá trị hàng hóa chính xác, để tính thuế quan. Theo thông báo mới nhất của hải quan địa phương. Nga: Hải quan Nga yêu cầu thông báo gửi hàng cung cấp thông tin hàng hóa chi tiết, bao gồm mã HS, số lượng, giá trị và thông tin người nhận hàng. Đối với thực phẩm, nông sản, v.v., cần cung cấp chứng nhận tuân thủ yêu cầu của Liên minh Kinh tế Á-Âu. Thông báo gửi hàng phải nhất quán với tờ khai hải quan, và có thể yêu cầu bản dịch tiếng Nga. Theo thông báo mới nhất của hải quan địa phương.
Hoa Kỳ
Hải quan Hoa Kỳ yêu cầu nhà nhập khẩu cung cấp thông báo gửi hàng và các chứng từ khác trước khi hàng đến cảng để đánh giá rủi ro. Thông báo gửi hàng phải bao gồm người nhận hàng, mô tả hàng hóa, số lượng và giá trị chính xác. Nếu khai báo qua AMS (Hệ thống kê khai tự động), thông tin thông báo gửi hàng phải nhất quán với bản kê khai. Ngoài ra, Hoa Kỳ có yêu cầu thông báo bổ sung đối với một số mặt hàng cụ thể (như thực phẩm, dược phẩm), cần tuân thủ quy định của FDA và các cơ quan khác. Theo thông báo mới nhất của hải quan địa phương.
Liên minh Châu Âu
Khi nhập khẩu vào EU, thông báo gửi hàng chủ yếu được người mua sử dụng để sắp xếp thông quan và vận chuyển. Hải quan EU yêu cầu khai báo trước tờ khai tóm tắt nhập cảnh (ENS), thông tin trong thông báo gửi hàng phải nhất quán với ENS. Đối với hàng hóa rủi ro cao, có thể yêu cầu cung cấp chứng nhận bổ sung. Nếu hàng hóa quá cảnh qua EU, cần đảm bảo thông tin bên được thông báo chính xác. Theo thông báo mới nhất của hải quan địa phương.
Nhật Bản
Hải quan Nhật Bản yêu cầu nhà nhập khẩu nộp các chứng từ liên quan trước khi hàng đến cảng, thông báo gửi hàng phải liệt kê chi tiết tên hàng hóa, số lượng, đóng gói và giá trị. Đối với thực phẩm, nông sản, v.v., cần tuân thủ yêu cầu của Bộ Y tế, Lao động và Phúc lợi Nhật Bản, thông báo gửi hàng có thể cần ghi rõ thông tin kiểm dịch. Người mua Nhật Bản thường yêu cầu thông báo gửi hàng bằng tiếng Nhật hoặc tiếng Anh, và bao gồm tên tàu, chuyến đi, thời gian dự kiến đến cảng. Theo thông báo mới nhất của hải quan địa phương.
Hàn Quốc
Nhà nhập khẩu Hàn Quốc cần thông báo gửi hàng để làm thủ tục khai báo nhập khẩu. Hải quan Hàn Quốc yêu cầu thông tin thông báo gửi hàng nhất quán với vận đơn, hóa đơn, và có thể yêu cầu cung cấp giấy chứng nhận xuất xứ. Đối với hàng hóa cụ thể, như mỹ phẩm, sản phẩm điện tử, cần tuân thủ yêu cầu chứng nhận liên quan của Hàn Quốc. Thông báo gửi hàng phải ghi rõ thông tin liên hệ chi tiết và mã thông quan của người nhận hàng Hàn Quốc. Theo thông báo mới nhất của hải quan địa phương.
Trung Đông (Ả Rập Xê Út/UAE)
Ả Rập Xê Út yêu cầu thông báo gửi hàng phải được đại sứ quán Ả Rập Xê Út tại nước xuất khẩu chứng nhận, và phải ghi rõ xuất xứ hàng hóa, ngày sản xuất, v.v. UAE thì tương đối lỏng lẻo hơn, nhưng yêu cầu thông tin thông báo gửi hàng chính xác để thông quan. Cả hai nước đều yêu cầu thông báo gửi hàng nhất quán với hóa đơn, vận đơn, và có thể yêu cầu bản dịch tiếng Ả Rập. Đối với thực phẩm, dược phẩm, v.v., cần tuân thủ tiêu chuẩn của Hội đồng Hợp tác Vùng Vịnh. Theo thông báo mới nhất của hải quan địa phương.
Brazil
Hải quan Brazil yêu cầu nhà nhập khẩu nộp thông báo gửi hàng và các chứng từ khác trước khi hàng đến cảng, và phải đăng ký trong hệ thống SISCOMEX. Thông báo gửi hàng phải bao gồm mô tả hàng hóa chi tiết, mã NCM, số lượng, giá trị và mã số thuế của người nhận hàng. Brazil kiểm tra chứng từ nhập khẩu nghiêm ngặt, bất kỳ sự không phù hợp nào đều có thể gây chậm trễ thông quan. Theo thông báo mới nhất của hải quan địa phương.
Ấn Độ
Hải quan Ấn Độ yêu cầu thông tin thông báo gửi hàng nhất quán với vận đơn, hóa đơn, và phải ghi rõ số GSTIN của nhà nhập khẩu. Đối với hàng hóa cụ thể, như sản phẩm điện tử, hóa chất, cần tuân thủ chứng nhận của Cục Tiêu chuẩn Ấn Độ. Thông báo gửi hàng phải bao gồm cảng dỡ hàng và giá trị hàng hóa chính xác, để tính thuế quan. Theo thông báo mới nhất của hải quan địa phương.
Nga
Hải quan Nga yêu cầu thông báo gửi hàng cung cấp thông tin hàng hóa chi tiết, bao gồm mã HS, số lượng, giá trị và thông tin người nhận hàng. Đối với thực phẩm, nông sản, v.v., cần cung cấp chứng nhận tuân thủ yêu cầu của Liên minh Kinh tế Á-Âu. Thông báo gửi hàng phải nhất quán với tờ khai hải quan, và có thể yêu cầu bản dịch tiếng Nga. Theo thông báo mới nhất của hải quan địa phương.
❓ FAQ
Thông báo gửi hàng có bắt buộc phải do người bán phát hành không?: Thường do người bán hoặc đại lý vận tải của họ phát hành, vì người bán nắm giữ chi tiết gửi hàng. Nhưng theo điều kiện FOB, nếu người mua sắp xếp vận chuyển, có thể do người mua hoặc đại lý vận tải thông báo cho người bán. Nếu thư tín dụng quy định 'beneficiary's shipping advice', thì phải do người thụ hưởng phát hành. Dù thế nào, nghĩa vụ thông báo nên được quy định rõ trong hợp đồng. Thông báo gửi hàng và chứng từ gửi hàng khác nhau như thế nào?: Thông báo gửi hàng là văn bản thông báo hàng hóa đã được gửi, nội dung tương đối đơn giản, chủ yếu dùng để thông báo và đáp ứng yêu cầu của thư tín dụng; chứng từ gửi hàng là chứng từ chính thức chứng minh hàng hóa đã được gửi, như vận đơn, phiếu đóng gói, hóa đơn, v.v., dùng để nhận hàng và thanh toán. Hai loại có chức năng khác nhau, nhưng thông tin phải nhất quán. Thư tín dụng yêu cầu bản sao thông báo gửi hàng, có cần ký không?: Nếu thư tín dụng yêu cầu 'shipping advice copy', thường cần nộp bản sao, nhưng nếu quy định 'signed shipping advice', thì phải ký. Nên thực hiện theo điều khoản cụ thể của thư tín dụng, nếu không rõ ràng, nộp bản chính có ký sẽ an toàn hơn. Bản sao có thể ghi rõ từ 'copy'. Sau khi gửi thông báo gửi hàng, phát hiện thông tin sai, làm thế nào để khắc phục?: Nên ngay lập tức gửi thông báo đính chính, và ghi rõ 'Correction' hoặc 'Amended Shipping Advice', giải thích thông báo gốc bị hủy bỏ. Nếu liên quan đến xuất trình chứng từ theo thư tín dụng, cần đảm bảo thông báo đính chính được nộp trong thời hạn xuất trình, và liên hệ với ngân hàng. Đồng thời thông báo cho người mua và công ty bảo hiểm, tránh tổn thất. Theo điều kiện CFR, người bán không gửi thông báo gửi hàng, có rủi ro gì?: Theo điều kiện CFR, người bán chịu trách nhiệm vận chuyển, nhưng bảo hiểm do người mua mua. Nếu người bán không thông báo kịp thời chi tiết gửi hàng cho người mua, người mua không thể mua bảo hiểm, rủi ro hàng hóa bị tổn thất trong quá trình vận chuyển có thể do người bán chịu. Theo Incoterms, người bán phải thông báo đầy đủ cho người mua, nếu không phải bồi thường tổn thất cho người mua. Thông báo gửi hàng có bắt buộc phải hiển thị số thư tín dụng không?: Nếu thư tín dụng yêu cầu, thì phải hiển thị. Thường thư tín dụng sẽ quy định 'shipping advice must indicate L/C number and contract number'. Ngay cả khi không yêu cầu, hiển thị số thư tín dụng giúp ngân hàng đối chiếu, giảm điểm không phù hợp. Nên liệt kê các số tham chiếu liên quan trong thông báo. Thông báo gửi hàng có thể gửi qua email không?: Có thể, nhưng phải tuân thủ quy định của thư tín dụng hoặc hợp đồng. Nếu thư tín dụng yêu cầu 'by fax' hoặc 'by telex', thì phải theo phương thức được chỉ định. Nếu không quy định, email là phương thức phổ biến, nhưng nên lưu giữ hồ sơ gửi. Một số ngân hàng có thể yêu cầu cung cấp báo cáo gửi làm chứng từ xuất trình. Mô tả hàng hóa trong thông báo gửi hàng không khớp với hóa đơn, hậu quả là gì?: Có thể khiến ngân hàng từ chối thanh toán, vì thư tín dụng yêu cầu chứng từ nhất quán. Nếu người mua dựa vào thông báo để mua bảo hiểm hoặc thông quan, mô tả không khớp có thể gây chậm trễ thông quan hoặc phạt tiền. Do đó, mô tả hàng hóa trong thông báo gửi hàng nên cố gắng nhất quán với hóa đơn, vận đơn, ít nhất không được mâu thuẫn.
Q: Thông báo gửi hàng có bắt buộc phải do người bán phát hành không?
A: Thường do người bán hoặc đại lý vận tải của họ phát hành, vì người bán nắm giữ chi tiết gửi hàng. Nhưng theo điều kiện FOB, nếu người mua sắp xếp vận chuyển, có thể do người mua hoặc đại lý vận tải thông báo cho người bán. Nếu thư tín dụng quy định 'beneficiary's shipping advice', thì phải do người thụ hưởng phát hành. Dù thế nào, nghĩa vụ thông báo nên được quy định rõ trong hợp đồng.
Q: Thông báo gửi hàng và chứng từ gửi hàng khác nhau như thế nào?
A: Thông báo gửi hàng là văn bản thông báo hàng hóa đã được gửi, nội dung tương đối đơn giản, chủ yếu dùng để thông báo và đáp ứng yêu cầu của thư tín dụng; chứng từ gửi hàng là chứng từ chính thức chứng minh hàng hóa đã được gửi, như vận đơn, phiếu đóng gói, hóa đơn, v.v., dùng để nhận hàng và thanh toán. Hai loại có chức năng khác nhau, nhưng thông tin phải nhất quán.
Q: Thư tín dụng yêu cầu bản sao thông báo gửi hàng, có cần ký không?
A: Nếu thư tín dụng yêu cầu 'shipping advice copy', thường cần nộp bản sao, nhưng nếu quy định 'signed shipping advice', thì phải ký. Nên thực hiện theo điều khoản cụ thể của thư tín dụng, nếu không rõ ràng, nộp bản chính có ký sẽ an toàn hơn. Bản sao có thể ghi rõ từ 'copy'.
Q: Sau khi gửi thông báo gửi hàng, phát hiện thông tin sai, làm thế nào để khắc phục?
A: Nên ngay lập tức gửi thông báo đính chính, và ghi rõ 'Correction' hoặc 'Amended Shipping Advice', giải thích thông báo gốc bị hủy bỏ. Nếu liên quan đến xuất trình chứng từ theo thư tín dụng, cần đảm bảo thông báo đính chính được nộp trong thời hạn xuất trình, và liên hệ với ngân hàng. Đồng thời thông báo cho người mua và công ty bảo hiểm, tránh tổn thất.
Q: Theo điều kiện CFR, người bán không gửi thông báo gửi hàng, có rủi ro gì?
A: Theo điều kiện CFR, người bán chịu trách nhiệm vận chuyển, nhưng bảo hiểm do người mua mua. Nếu người bán không thông báo kịp thời chi tiết gửi hàng cho người mua, người mua không thể mua bảo hiểm, rủi ro hàng hóa bị tổn thất trong quá trình vận chuyển có thể do người bán chịu. Theo Incoterms, người bán phải thông báo đầy đủ cho người mua, nếu không phải bồi thường tổn thất cho người mua.
Q: Thông báo gửi hàng có bắt buộc phải hiển thị số thư tín dụng không?
A: Nếu thư tín dụng yêu cầu, thì phải hiển thị. Thường thư tín dụng sẽ quy định 'shipping advice must indicate L/C number and contract number'. Ngay cả khi không yêu cầu, hiển thị số thư tín dụng giúp ngân hàng đối chiếu, giảm điểm không phù hợp. Nên liệt kê các số tham chiếu liên quan trong thông báo.
Q: Thông báo gửi hàng có thể gửi qua email không?
A: Có thể, nhưng phải tuân thủ quy định của thư tín dụng hoặc hợp đồng. Nếu thư tín dụng yêu cầu 'by fax' hoặc 'by telex', thì phải theo phương thức được chỉ định. Nếu không quy định, email là phương thức phổ biến, nhưng nên lưu giữ hồ sơ gửi. Một số ngân hàng có thể yêu cầu cung cấp báo cáo gửi làm chứng từ xuất trình.
Q: Mô tả hàng hóa trong thông báo gửi hàng không khớp với hóa đơn, hậu quả là gì?
A: Có thể khiến ngân hàng từ chối thanh toán, vì thư tín dụng yêu cầu chứng từ nhất quán. Nếu người mua dựa vào thông báo để mua bảo hiểm hoặc thông quan, mô tả không khớp có thể gây chậm trễ thông quan hoặc phạt tiền. Do đó, mô tả hàng hóa trong thông báo gửi hàng nên cố gắng nhất quán với hóa đơn, vận đơn, ít nhất không được mâu thuẫn.
📝 Ví dụ
【Thông báo gửi hàng - Mẫu điền đầy đủ】
Người gửi hàng (Shipper): Ningbo Sunlink Import & Export Co., Ltd., Số 88 Đường Haishu, Quận Yinzhou, Ningbo, Chiết Giang, Trung Quốc, 315100. Điện thoại: +86-574-8823-6677, Email: shipping@sunlink-ie.com
Người nhận hàng (Consignee): Hamburg Trade & Distribution GmbH, Industriestrasse 45, 20359 Hamburg, Đức, Điện thoại: +49-40-5566-7788
Bên được thông báo (Notify Party): Giống như Người nhận hàng
Cảng xếp hàng (Port of Loading): Cảng Ningbo, Trung Quốc
Cảng dỡ hàng (Port of Discharge): Cảng Hamburg, Đức
Tên tàu/Chuyến (Vessel/Voyage): COSCO SHIPPING ARIES / V.026E
Số vận đơn (B/L No.): COSU6389274510
Ngày gửi hàng (Date of Shipment): 2026-09-15
Mô tả hàng hóa (Description of Goods): Bình giữ nhiệt thép không gỉ, Model SL-VF500, 500ml, 12 chiếc/thùng, theo Hóa đơn số SL20260908 và Hợp đồng mua bán số SL-C-2026-0715.
Số lượng/Trọng lượng (Quantity/Weight): 2.400 thùng; N.W. 14.400,00 KGS; G.W. 16.800,00 KGS; Thể tích 86,40 CBM
Giá trị hóa đơn (Invoice Value): USD 72.000,00 (CIF Hamburg, Incoterms 2020)
Nhãn hàng (Shipping Marks): HTD / HAMBURG / C/NO.1-2400 / MADE IN CHINA
Thông tin bảo hiểm (Insurance): Người bán mua bảo hiểm: Công ty TNHH Bảo hiểm Tài sản và Thương vong PICC, Giấy chứng nhận bảo hiểm số PICC2026NB0915, bảo hiểm Mọi rủi ro và Rủi ro chiến tranh theo Điều khoản Bảo hiểm Hàng hóa Vận tải biển (C.I.C.)
Số L/C (L/C No.): Số L/C LC26DE0098765 do Commerzbank AG, Chi nhánh Hamburg phát hành
Tuyên bố/Ký tên (Declaration/Signature): Chúng tôi xin xác nhận rằng thông tin trên là đúng và chính xác. Ningbo Sunlink Import & Export Co., Ltd. (Chữ ký được ủy quyền & Con dấu công ty) Ngày: 2026-09-16
Trên đây là ví dụ, việc điền thực tế vui lòng căn cứ theo yêu cầu của L/C/hợp đồng/nước nhập khẩu.
【Thông báo gửi hàng - Mẫu điền đầy đủ】
Người gửi hàng (Shipper): Ningbo Sunlink Import & Export Co., Ltd., Số 88 Đường Haishu, Quận Yinzhou, Ningbo, Chiết Giang, Trung Quốc, 315100. Điện thoại: +86-574-8823-6677, Email: shipping@sunlink-ie.com
Người nhận hàng (Consignee): Hamburg Trade & Distribution GmbH, Industriestrasse 45, 20359 Hamburg, Đức, Điện thoại: +49-40-5566-7788
Bên được thông báo (Notify Party): Giống như Người nhận hàng
Cảng xếp hàng (Port of Loading): Cảng Ningbo, Trung Quốc
Cảng dỡ hàng (Port of Discharge): Cảng Hamburg, Đức
Tên tàu/Chuyến (Vessel/Voyage): COSCO SHIPPING ARIES / V.026E
Số vận đơn (B/L No.): COSU6389274510
Ngày gửi hàng (Date of Shipment): 2026-09-15
Mô tả hàng hóa (Description of Goods): Bình giữ nhiệt thép không gỉ, Model SL-VF500, 500ml, 12 chiếc/thùng, theo Hóa đơn số SL20260908 và Hợp đồng mua bán số SL-C-2026-0715.
Số lượng/Trọng lượng (Quantity/Weight): 2.400 thùng; N.W. 14.400,00 KGS; G.W. 16.800,00 KGS; Thể tích 86,40 CBM
Giá trị hóa đơn (Invoice Value): USD 72.000,00 (CIF Hamburg, Incoterms 2020)
Nhãn hàng (Shipping Marks): HTD / HAMBURG / C/NO.1-2400 / MADE IN CHINA
Thông tin bảo hiểm (Insurance): Người bán mua bảo hiểm: Công ty TNHH Bảo hiểm Tài sản và Thương vong PICC, Giấy chứng nhận bảo hiểm số PICC2026NB0915, bảo hiểm Mọi rủi ro và Rủi ro chiến tranh theo Điều khoản Bảo hiểm Hàng hóa Vận tải biển (C.I.C.)
Số L/C (L/C No.): Số L/C LC26DE0098765 do Commerzbank AG, Chi nhánh Hamburg phát hành
Tuyên bố/Ký tên (Declaration/Signature): Chúng tôi xin xác nhận rằng thông tin trên là đúng và chính xác. Ningbo Sunlink Import & Export Co., Ltd. (Chữ ký được ủy quyền & Con dấu công ty) Ngày: 2026-09-16
Trên đây là ví dụ, việc điền thực tế vui lòng căn cứ theo yêu cầu của L/C/hợp đồng/nước nhập khẩu.
📥 Tải mẫu Word
Có thể chỉnh sửa sau khi tải. Điền thông tin công ty, chuyển PDF hoặc dùng trực tiếp.
⚠️ Trang này chỉ mang tính tham khảo. Quy định hải quan các nước có thể thay đổi; vui lòng tham khảo thông báo mới nhất của đại lý hải quan địa phương hoặc cơ quan hải quan.