Giấy báo có (Credit Note) là chứng từ bằng văn bản chính thức do người bán (nhà xuất khẩu) phát hành cho người mua (nhà nhập khẩu) trong thương mại quốc tế, dùng để giảm trừ số tiền trên hóa đơn gốc hoặc xác nhận khoản tiền phải hoàn trả cho người mua. Tác dụng cốt lõi của nó là điều chỉnh các khoản phải thu đã được xác nhận, thường gặp trong các trường hợp hàng trả lại, chiết khấu giá, bồi thường thiếu hàng, hoàn trả hoa hồng, hoàn trả tiền tạm ứng, v.v. Đây vừa là căn cứ xử lý sổ sách kế toán của cả bên bán và bên mua, vừa là tài liệu đính kèm quan trọng để cơ quan hải quan, thuế, quản lý ngoại hối kiểm tra tính xác thực và tuân thủ của giao dịch. Giấy báo có không phải là chứng từ thanh toán, mà là chứng từ điều chỉnh quyền và nghĩa vụ nợ, cần được sử dụng gắn liền với hóa đơn gốc, hợp đồng, thỏa thuận trả hàng, v.v. để đảm bảo chuỗi thương mại đầy đủ và có thể truy xuất nguồn gốc.
Giấy báo có (Credit Note) là chứng từ bằng văn bản chính thức do người bán (nhà xuất khẩu) phát hành cho người mua (nhà nhập khẩu) trong thương mại quốc tế, dùng để giảm trừ số tiền trên hóa đơn gốc hoặc xác nhận khoản tiền phải hoàn trả cho người mua. Tác dụng cốt lõi của nó là điều chỉnh các khoản phải thu đã được xác nhận, thường gặp trong các trường hợp hàng trả lại, chiết khấu giá, bồi thường thiếu hàng, hoàn trả hoa hồng, hoàn trả tiền tạm ứng, v.v. Đây vừa là căn cứ xử lý sổ sách kế toán của cả bên bán và bên mua, vừa là tài liệu đính kèm quan trọng để cơ quan hải quan, thuế, quản lý ngoại hối kiểm tra tính xác thực và tuân thủ của giao dịch. Giấy báo có không phải là chứng từ thanh toán, mà là chứng từ điều chỉnh quyền và nghĩa vụ nợ, cần được sử dụng gắn liền với hóa đơn gốc, hợp đồng, thỏa thuận trả hàng, v.v. để đảm bảo chuỗi thương mại đầy đủ và có thể truy xuất nguồn gốc.
🎯 Mục đích
Giá trị cốt lõi của giấy báo có nằm ở việc cung cấp căn cứ giảm trừ số tiền hợp pháp, có thể kiểm toán. Đối với người bán, đây là chứng từ để xóa khoản phải thu, tránh nộp thừa thuế giá trị gia tăng hoặc thuế quan; đối với người mua, đây là tài liệu bắt buộc để giảm trừ khoản phải trả, làm thủ tục hoàn thuế nhập khẩu hoặc thanh toán ngoại hối. Trong thực tế, nó được nhiều bộ phận như tài chính, hải quan, thuế, quản lý ngoại hối sử dụng: tài chính dùng để ghi sổ, hải quan tại một số quốc gia (như EU, Trung Quốc) dùng để xin hoàn thuế quan đã thu thừa, thuế dùng để chuyển ra đầu vào hoặc điều chỉnh hoàn thuế, cơ quan quản lý ngoại hối dùng để thanh toán chênh lệch. Thiếu giấy báo có hợp lệ có thể dẫn đến sổ sách của bên bán và bên mua không khớp, hoàn thuế thất bại hoặc thanh toán ngoại hối bị cản trở.
Giá trị cốt lõi của giấy báo có nằm ở việc cung cấp căn cứ giảm trừ số tiền hợp pháp, có thể kiểm toán. Đối với người bán, đây là chứng từ để xóa khoản phải thu, tránh nộp thừa thuế giá trị gia tăng hoặc thuế quan; đối với người mua, đây là tài liệu bắt buộc để giảm trừ khoản phải trả, làm thủ tục hoàn thuế nhập khẩu hoặc thanh toán ngoại hối. Trong thực tế, nó được nhiều bộ phận như tài chính, hải quan, thuế, quản lý ngoại hối sử dụng: tài chính dùng để ghi sổ, hải quan tại một số quốc gia (như EU, Trung Quốc) dùng để xin hoàn thuế quan đã thu thừa, thuế dùng để chuyển ra đầu vào hoặc điều chỉnh hoàn thuế, cơ quan quản lý ngoại hối dùng để thanh toán chênh lệch. Thiếu giấy báo có hợp lệ có thể dẫn đến sổ sách của bên bán và bên mua không khớp, hoàn thuế thất bại hoặc thanh toán ngoại hối bị cản trở.
📋 Trường chính
Tên và số hiệu chứng từ: Ghi rõ “CREDIT NOTE” và số hiệu duy nhất, quy tắc số hiệu nên liên kết với số hóa đơn gốc (như CN-số hóa đơn gốc-số thứ tự) để thuận tiện truy xuất.. 常见错误: Chỉ ghi “Credit Note” không có số hiệu, hoặc số hiệu không liên quan đến hóa đơn gốc, gây khó khăn khi đối chiếu. Ngày lập: Điền ngày ký phát thực tế, thông thường phải sau ngày hóa đơn gốc, sau ngày thỏa thuận trả hàng hoặc chiết khấu có hiệu lực, và không muộn hơn ngày kết sổ tài chính.. 常见错误: Ngày sớm hơn hóa đơn gốc hoặc sớm hơn ngày sự kiện trả hàng xảy ra, bị nghi ngờ giao dịch hư cấu. Thông tin người bán (nhà xuất khẩu): Điền đầy đủ tên, địa chỉ, mã số thuế/mã đăng ký, thông tin liên hệ của người bán, phải nhất quán với hóa đơn gốc và hợp đồng.. 常见错误: Sử dụng tên viết tắt hoặc địa chỉ chưa cập nhật sau khi thay đổi, khiến hải quan đối chiếu không đạt. Thông tin người mua (nhà nhập khẩu): Điền đầy đủ tên, địa chỉ, mã số thuế/mã nhà nhập khẩu của người mua, phải nhất quán với hóa đơn gốc và tờ khai hải quan.. 常见错误: Tên người mua viết sai chính tả hoặc thiếu mã số thuế, ảnh hưởng đến hoàn thuế hoặc thanh toán tại nước nhập khẩu. Tham chiếu hóa đơn gốc: Liệt kê số hóa đơn gốc, ngày phát hành, số tiền và loại tiền được giảm trừ, đảm bảo tương ứng từng khoản.. 常见错误: Không tham chiếu số hóa đơn gốc, hoặc tham chiếu nhiều hóa đơn nhưng không liệt kê từng khoản tiền. Lý do báo có: Giải thích cụ thể lý do giảm trừ, như trả hàng, khấu trừ chất lượng, thiếu hàng, điều chỉnh giá, hoàn trả hoa hồng, v.v., kèm số thỏa thuận liên quan.. 常见错误: Chỉ ghi “adjustment” hoặc “discount”, quá chung chung, không thể vượt qua kiểm tra thuế hoặc hải quan. Mô tả hàng hóa/dịch vụ: Mô tả ngắn gọn tên hàng hóa, quy cách, số lượng, mục hàng tương ứng trên hóa đơn gốc liên quan đến giảm trừ, để dễ đối chiếu.. 常见错误: Mô tả hoàn toàn không liên quan đến hóa đơn gốc hoặc thiếu quy cách chính, dẫn đến không thể đối chiếu. Số tiền báo có và loại tiền: Điền số tiền giảm trừ (số dương biểu thị giảm khoản phải thu), loại tiền phải nhất quán với hóa đơn gốc, nếu liên quan đến quy đổi tỷ giá cần ghi rõ nguồn tỷ giá.. 常见错误: Số tiền bằng chữ và bằng số không nhất quán, hoặc trộn loại tiền mà không ghi rõ căn cứ quy đổi. Số tiền hóa đơn gốc và số tiền ròng: Liệt kê tổng số tiền hóa đơn gốc, số tiền báo có lần này, số tiền phải thu/phải trả ròng sau báo có, để tài chính ghi sổ trực tiếp.. 常见错误: Không liệt kê số tiền ròng, khiến đối tác phải tự tính, dễ phát sinh tranh chấp. Tuyên bố xử lý thuế: Ghi rõ phương thức xử lý thuế, như “điều chỉnh thuế giá trị gia tăng/thuế quan tương ứng hóa đơn gốc”, khi cần viện dẫn điều khoản pháp luật thuế địa phương.. 常见错误: Thiếu tuyên bố thuế, khiến cơ quan thuế nước nhập khẩu không chấp nhận hoàn thuế hoặc chuyển ra đầu vào. Danh mục chứng từ liên quan: Liệt kê tên và số hiệu các tài liệu hỗ trợ kèm theo như thỏa thuận trả hàng, báo cáo kiểm tra chất lượng, chứng minh thiếu hàng, xác nhận qua email, v.v.. 常见错误: Không kèm tài liệu hỗ trợ hoặc danh mục không khớp với tài liệu đính kèm thực tế, bị nghi ngờ tính xác thực. Phương thức thanh toán/bù trừ: Giải thích cách xử lý số tiền báo có: bù trừ trực tiếp vào hóa đơn tương lai, hoàn tiền qua ngân hàng, khấu trừ các khoản phải trả khác, v.v.. 常见错误: Không xác định rõ phương thức xử lý, dẫn đến xử lý sổ sách của hai bên không nhất quán. Chữ ký và con dấu người bán: Do người có thẩm quyền ký của người bán ký và đóng dấu công ty hoặc dấu tài chính chuyên dụng, chứng từ điện tử cần tuân thủ quy định pháp luật về chữ ký điện tử địa phương.. 常见错误: Chỉ in tên không có chữ ký tay, hoặc sử dụng chữ ký của người không có thẩm quyền, bị coi là vô hiệu. Ô xác nhận của người mua: Một số quốc gia hoặc hợp đồng yêu cầu người mua ký và đóng dấu xác nhận để chứng minh hai bên không có ý kiến khác về việc báo có.. 常见错误: Cần xác nhận nhưng không có ô xác nhận, hoặc người mua không ký trả lại, dẫn đến tranh chấp sau này. Ghi chú và tuyên bố pháp lý: Ghi rõ các điều khoản miễn trừ hoặc giải thích như “Giấy báo có này chỉ dùng để điều chỉnh số tiền hóa đơn gốc, không cấu thành nghĩa vụ thanh toán mới”.. 常见错误: Thiếu tuyên bố pháp lý, bị hiểu nhầm là yêu cầu thanh toán độc lập, gây rủi ro thanh toán trùng lặp.
Tên và số hiệu chứng từ
Ghi rõ “CREDIT NOTE” và số hiệu duy nhất, quy tắc số hiệu nên liên kết với số hóa đơn gốc (như CN-số hóa đơn gốc-số thứ tự) để thuận tiện truy xuất.
⚠️ Chỉ ghi “Credit Note” không có số hiệu, hoặc số hiệu không liên quan đến hóa đơn gốc, gây khó khăn khi đối chiếu.
Ngày lập
Điền ngày ký phát thực tế, thông thường phải sau ngày hóa đơn gốc, sau ngày thỏa thuận trả hàng hoặc chiết khấu có hiệu lực, và không muộn hơn ngày kết sổ tài chính.
⚠️ Ngày sớm hơn hóa đơn gốc hoặc sớm hơn ngày sự kiện trả hàng xảy ra, bị nghi ngờ giao dịch hư cấu.
Thông tin người bán (nhà xuất khẩu)
Điền đầy đủ tên, địa chỉ, mã số thuế/mã đăng ký, thông tin liên hệ của người bán, phải nhất quán với hóa đơn gốc và hợp đồng.
⚠️ Sử dụng tên viết tắt hoặc địa chỉ chưa cập nhật sau khi thay đổi, khiến hải quan đối chiếu không đạt.
Thông tin người mua (nhà nhập khẩu)
Điền đầy đủ tên, địa chỉ, mã số thuế/mã nhà nhập khẩu của người mua, phải nhất quán với hóa đơn gốc và tờ khai hải quan.
⚠️ Tên người mua viết sai chính tả hoặc thiếu mã số thuế, ảnh hưởng đến hoàn thuế hoặc thanh toán tại nước nhập khẩu.
Tham chiếu hóa đơn gốc
Liệt kê số hóa đơn gốc, ngày phát hành, số tiền và loại tiền được giảm trừ, đảm bảo tương ứng từng khoản.
⚠️ Không tham chiếu số hóa đơn gốc, hoặc tham chiếu nhiều hóa đơn nhưng không liệt kê từng khoản tiền.
Lý do báo có
Giải thích cụ thể lý do giảm trừ, như trả hàng, khấu trừ chất lượng, thiếu hàng, điều chỉnh giá, hoàn trả hoa hồng, v.v., kèm số thỏa thuận liên quan.
⚠️ Chỉ ghi “adjustment” hoặc “discount”, quá chung chung, không thể vượt qua kiểm tra thuế hoặc hải quan.
Mô tả hàng hóa/dịch vụ
Mô tả ngắn gọn tên hàng hóa, quy cách, số lượng, mục hàng tương ứng trên hóa đơn gốc liên quan đến giảm trừ, để dễ đối chiếu.
⚠️ Mô tả hoàn toàn không liên quan đến hóa đơn gốc hoặc thiếu quy cách chính, dẫn đến không thể đối chiếu.
Số tiền báo có và loại tiền
Điền số tiền giảm trừ (số dương biểu thị giảm khoản phải thu), loại tiền phải nhất quán với hóa đơn gốc, nếu liên quan đến quy đổi tỷ giá cần ghi rõ nguồn tỷ giá.
⚠️ Số tiền bằng chữ và bằng số không nhất quán, hoặc trộn loại tiền mà không ghi rõ căn cứ quy đổi.
Số tiền hóa đơn gốc và số tiền ròng
Liệt kê tổng số tiền hóa đơn gốc, số tiền báo có lần này, số tiền phải thu/phải trả ròng sau báo có, để tài chính ghi sổ trực tiếp.
⚠️ Không liệt kê số tiền ròng, khiến đối tác phải tự tính, dễ phát sinh tranh chấp.
Tuyên bố xử lý thuế
Ghi rõ phương thức xử lý thuế, như “điều chỉnh thuế giá trị gia tăng/thuế quan tương ứng hóa đơn gốc”, khi cần viện dẫn điều khoản pháp luật thuế địa phương.
⚠️ Thiếu tuyên bố thuế, khiến cơ quan thuế nước nhập khẩu không chấp nhận hoàn thuế hoặc chuyển ra đầu vào.
Danh mục chứng từ liên quan
Liệt kê tên và số hiệu các tài liệu hỗ trợ kèm theo như thỏa thuận trả hàng, báo cáo kiểm tra chất lượng, chứng minh thiếu hàng, xác nhận qua email, v.v.
⚠️ Không kèm tài liệu hỗ trợ hoặc danh mục không khớp với tài liệu đính kèm thực tế, bị nghi ngờ tính xác thực.
Phương thức thanh toán/bù trừ
Giải thích cách xử lý số tiền báo có: bù trừ trực tiếp vào hóa đơn tương lai, hoàn tiền qua ngân hàng, khấu trừ các khoản phải trả khác, v.v.
⚠️ Không xác định rõ phương thức xử lý, dẫn đến xử lý sổ sách của hai bên không nhất quán.
Chữ ký và con dấu người bán
Do người có thẩm quyền ký của người bán ký và đóng dấu công ty hoặc dấu tài chính chuyên dụng, chứng từ điện tử cần tuân thủ quy định pháp luật về chữ ký điện tử địa phương.
⚠️ Chỉ in tên không có chữ ký tay, hoặc sử dụng chữ ký của người không có thẩm quyền, bị coi là vô hiệu.
Ô xác nhận của người mua
Một số quốc gia hoặc hợp đồng yêu cầu người mua ký và đóng dấu xác nhận để chứng minh hai bên không có ý kiến khác về việc báo có.
⚠️ Cần xác nhận nhưng không có ô xác nhận, hoặc người mua không ký trả lại, dẫn đến tranh chấp sau này.
Ghi chú và tuyên bố pháp lý
Ghi rõ các điều khoản miễn trừ hoặc giải thích như “Giấy báo có này chỉ dùng để điều chỉnh số tiền hóa đơn gốc, không cấu thành nghĩa vụ thanh toán mới”.
⚠️ Thiếu tuyên bố pháp lý, bị hiểu nhầm là yêu cầu thanh toán độc lập, gây rủi ro thanh toán trùng lặp.
⚠️ Lỗi thường gặp
Không liên kết hóa đơn gốc: Giấy báo có phải tham chiếu rõ ràng số hóa đơn gốc, ngày và số tiền, nếu không tài chính và hải quan không thể xóa sổ, dễ bị coi là chứng từ vô hiệu. Lý do báo có mơ hồ: Chỉ ghi “chiết khấu” hoặc “điều chỉnh”, không nêu cụ thể trả hàng, thiếu hàng, khấu trừ chất lượng, v.v., khiến thuế hoặc hải quan nghi ngờ tính xác thực giao dịch. Sai số tiền và loại tiền: Số tiền bằng chữ và bằng số không nhất quán, loại tiền không khớp hóa đơn gốc, không ghi rõ căn cứ quy đổi tỷ giá, gây chênh lệch sổ sách và tổn thất tỷ giá. Chữ ký và con dấu không chuẩn: Thiếu chữ ký có thẩm quyền hoặc con dấu công ty, hoặc chữ ký điện tử không phù hợp pháp luật địa phương, khiến chứng từ thiếu hiệu lực pháp lý. Thiếu tuyên bố thuế: Không ghi rõ điều chỉnh thuế giá trị gia tăng/thuế quan tương ứng hóa đơn gốc, cơ quan thuế nước nhập khẩu có thể từ chối hoàn thuế hoặc yêu cầu truy thu. Không kèm tài liệu hỗ trợ: Thỏa thuận trả hàng, báo cáo kiểm tra chất lượng, v.v. không kèm theo, không thể chứng minh sự việc báo có thực sự xảy ra, dễ bị cơ quan quản lý ngoại hối hoặc hải quan kiểm tra. Sử dụng trùng một số hiệu: Các sự việc báo có khác nhau dùng chung số hiệu, gây hỗn loạn truy xuất kiểm toán, thậm chí bị nghi ngờ giảm trừ trùng lặp. Bỏ qua xác nhận của người mua: Tại quốc gia cần người mua ký xác nhận hoặc giao dịch thư tín dụng, không có xác nhận mà đã ghi sổ, sau này có thể bị người mua phủ nhận.
⚠️ Không liên kết hóa đơn gốc: Giấy báo có phải tham chiếu rõ ràng số hóa đơn gốc, ngày và số tiền, nếu không tài chính và hải quan không thể xóa sổ, dễ bị coi là chứng từ vô hiệu.
⚠️ Lý do báo có mơ hồ: Chỉ ghi “chiết khấu” hoặc “điều chỉnh”, không nêu cụ thể trả hàng, thiếu hàng, khấu trừ chất lượng, v.v., khiến thuế hoặc hải quan nghi ngờ tính xác thực giao dịch.
⚠️ Sai số tiền và loại tiền: Số tiền bằng chữ và bằng số không nhất quán, loại tiền không khớp hóa đơn gốc, không ghi rõ căn cứ quy đổi tỷ giá, gây chênh lệch sổ sách và tổn thất tỷ giá.
⚠️ Chữ ký và con dấu không chuẩn: Thiếu chữ ký có thẩm quyền hoặc con dấu công ty, hoặc chữ ký điện tử không phù hợp pháp luật địa phương, khiến chứng từ thiếu hiệu lực pháp lý.
⚠️ Thiếu tuyên bố thuế: Không ghi rõ điều chỉnh thuế giá trị gia tăng/thuế quan tương ứng hóa đơn gốc, cơ quan thuế nước nhập khẩu có thể từ chối hoàn thuế hoặc yêu cầu truy thu.
⚠️ Không kèm tài liệu hỗ trợ: Thỏa thuận trả hàng, báo cáo kiểm tra chất lượng, v.v. không kèm theo, không thể chứng minh sự việc báo có thực sự xảy ra, dễ bị cơ quan quản lý ngoại hối hoặc hải quan kiểm tra.
⚠️ Sử dụng trùng một số hiệu: Các sự việc báo có khác nhau dùng chung số hiệu, gây hỗn loạn truy xuất kiểm toán, thậm chí bị nghi ngờ giảm trừ trùng lặp.
⚠️ Bỏ qua xác nhận của người mua: Tại quốc gia cần người mua ký xác nhận hoặc giao dịch thư tín dụng, không có xác nhận mà đã ghi sổ, sau này có thể bị người mua phủ nhận.
🌍 Yêu cầu quốc gia
Hoa Kỳ: Hải quan Hoa Kỳ (CBP) yêu cầu giấy báo có khi dùng làm chứng minh hoàn thuế nhập khẩu hoặc điều chỉnh giá phải liên kết với hóa đơn gốc, tờ khai hải quan (Entry Summary), và ghi rõ lý do hoàn thuế (như thiếu hàng, không phù hợp chất lượng). Nếu liên quan đến điều chỉnh thuế chống bán phá giá/chống trợ cấp, cần nộp thêm đơn sửa đổi CBP Form 7501. Xử lý thuế bán hàng khác nhau nhiều giữa các bang, cần ghi rõ theo luật thuế bang. Lấy thông báo mới nhất của CBP làm chuẩn. EU: Các quốc gia thành viên EU yêu cầu giấy báo có tuân thủ chỉ thị VAT (2006/112/EC), phải ghi rõ chữ “Credit Note”, số hóa đơn gốc, mã VAT của hai bên, lý do báo có và số tiền. Khi dùng để hoàn thuế VAT nhập khẩu, cần nộp cho hải quan trong thời hạn quy định của quốc gia thành viên, kèm tờ khai hải quan gốc. Một số quốc gia yêu cầu dịch sang ngôn ngữ địa phương. Lấy quy định mới nhất của EU và quốc gia thành viên làm chuẩn. Nhật Bản: Hải quan Nhật Bản và Cục Thuế Quốc gia yêu cầu giấy báo có (クレジットノート) phải có ghi chép rõ ràng bằng tiếng Nhật hoặc tiếng Anh, ghi rõ số hóa đơn gốc, lý do trả hàng hoặc chiết khấu, số tiền và mã đăng ký của hai bên (số pháp nhân). Khi dùng để điều chỉnh thuế tiêu thụ, phải tuân thủ quy định của Luật Thuế tiêu thụ về hóa đơn hoàn trả. Hoàn thuế nhập khẩu cần nộp trong thời hạn luật thuế quan quy định. Lấy thông báo mới nhất của hải quan Nhật Bản làm chuẩn. Hàn Quốc: Hàn Quốc yêu cầu giấy báo có (Credit Note) phải bao gồm số hóa đơn gốc, số giấy phép kinh doanh của hai bên, lý do báo có và số tiền, và đóng dấu công ty. Khi dùng để điều chỉnh VAT, phải tuân thủ quy định của Luật VAT về hóa đơn sửa đổi. Hoàn thuế nhập khẩu cần nộp cho hải quan Hàn Quốc, kèm tờ khai nhập khẩu gốc. Lấy thông báo mới nhất của Cục Hải quan Hàn Quốc làm chuẩn. Trung Đông (Ả Rập Xê Út/UAE): Ả Rập Xê Út yêu cầu giấy báo có được chứng nhận bởi đại sứ quán/lãnh sự quán Ả Rập Xê Út hoặc qua phòng thương mại, ghi rõ số hóa đơn gốc, mã số thuế (VAT) của hai bên, kèm bản dịch tiếng Ả Rập. UAE yêu cầu chứng nhận qua phòng thương mại địa phương, và cần nộp theo quy định khu thương mại tự do. Khi dùng để điều chỉnh thuế quan, phải nộp tờ khai hải quan gốc cho hải quan. Lấy thông báo mới nhất của ZATCA Ả Rập Xê Út, FCA UAE làm chuẩn. Brazil: Brazil yêu cầu giấy báo có (Nota de Crédito) phải tuân thủ quy định hệ thống hóa đơn điện tử của Cục Thuế Liên bang (RFB), ghi rõ số NF-e gốc, CNPJ của hai bên, lý do báo có và số tiền. Khi dùng để hoàn thuế nhập khẩu, cần nộp qua hệ thống SISCOMEX, kèm DI gốc (tờ khai nhập khẩu). Lấy thông báo mới nhất của RFB Brazil làm chuẩn. Ấn Độ: Ấn Độ yêu cầu giấy báo có (Credit Note) phải tuân thủ Luật Thuế Hàng hóa và Dịch vụ Trung ương (CGST Act), ghi rõ số hóa đơn gốc, GSTIN của hai bên, lý do báo có và số tiền, và khai báo GSTR-1 trong thời hạn quy định. Khi dùng để hoàn thuế nhập khẩu, cần nộp cho hải quan Ấn Độ, kèm Bill of Entry gốc. Lấy thông báo mới nhất của CBIC Ấn Độ làm chuẩn. Nga: Nga yêu cầu giấy báo có (Кредит-нота) phải được lập bằng tiếng Nga hoặc song ngữ, ghi rõ số hóa đơn gốc, INN/KPP của hai bên, lý do báo có và số tiền, và đóng dấu công ty. Khi dùng để điều chỉnh VAT, phải tuân thủ Điều 168 Luật Thuế Liên bang Nga. Hoàn thuế nhập khẩu cần nộp cho hải quan Nga, kèm tờ khai hải quan gốc. Lấy thông báo mới nhất của Cục Hải quan Liên bang Nga làm chuẩn.
Hoa Kỳ
Hải quan Hoa Kỳ (CBP) yêu cầu giấy báo có khi dùng làm chứng minh hoàn thuế nhập khẩu hoặc điều chỉnh giá phải liên kết với hóa đơn gốc, tờ khai hải quan (Entry Summary), và ghi rõ lý do hoàn thuế (như thiếu hàng, không phù hợp chất lượng). Nếu liên quan đến điều chỉnh thuế chống bán phá giá/chống trợ cấp, cần nộp thêm đơn sửa đổi CBP Form 7501. Xử lý thuế bán hàng khác nhau nhiều giữa các bang, cần ghi rõ theo luật thuế bang. Lấy thông báo mới nhất của CBP làm chuẩn.
EU
Các quốc gia thành viên EU yêu cầu giấy báo có tuân thủ chỉ thị VAT (2006/112/EC), phải ghi rõ chữ “Credit Note”, số hóa đơn gốc, mã VAT của hai bên, lý do báo có và số tiền. Khi dùng để hoàn thuế VAT nhập khẩu, cần nộp cho hải quan trong thời hạn quy định của quốc gia thành viên, kèm tờ khai hải quan gốc. Một số quốc gia yêu cầu dịch sang ngôn ngữ địa phương. Lấy quy định mới nhất của EU và quốc gia thành viên làm chuẩn.
Nhật Bản
Hải quan Nhật Bản và Cục Thuế Quốc gia yêu cầu giấy báo có (クレジットノート) phải có ghi chép rõ ràng bằng tiếng Nhật hoặc tiếng Anh, ghi rõ số hóa đơn gốc, lý do trả hàng hoặc chiết khấu, số tiền và mã đăng ký của hai bên (số pháp nhân). Khi dùng để điều chỉnh thuế tiêu thụ, phải tuân thủ quy định của Luật Thuế tiêu thụ về hóa đơn hoàn trả. Hoàn thuế nhập khẩu cần nộp trong thời hạn luật thuế quan quy định. Lấy thông báo mới nhất của hải quan Nhật Bản làm chuẩn.
Hàn Quốc
Hàn Quốc yêu cầu giấy báo có (Credit Note) phải bao gồm số hóa đơn gốc, số giấy phép kinh doanh của hai bên, lý do báo có và số tiền, và đóng dấu công ty. Khi dùng để điều chỉnh VAT, phải tuân thủ quy định của Luật VAT về hóa đơn sửa đổi. Hoàn thuế nhập khẩu cần nộp cho hải quan Hàn Quốc, kèm tờ khai nhập khẩu gốc. Lấy thông báo mới nhất của Cục Hải quan Hàn Quốc làm chuẩn.
Trung Đông (Ả Rập Xê Út/UAE)
Ả Rập Xê Út yêu cầu giấy báo có được chứng nhận bởi đại sứ quán/lãnh sự quán Ả Rập Xê Út hoặc qua phòng thương mại, ghi rõ số hóa đơn gốc, mã số thuế (VAT) của hai bên, kèm bản dịch tiếng Ả Rập. UAE yêu cầu chứng nhận qua phòng thương mại địa phương, và cần nộp theo quy định khu thương mại tự do. Khi dùng để điều chỉnh thuế quan, phải nộp tờ khai hải quan gốc cho hải quan. Lấy thông báo mới nhất của ZATCA Ả Rập Xê Út, FCA UAE làm chuẩn.
Brazil
Brazil yêu cầu giấy báo có (Nota de Crédito) phải tuân thủ quy định hệ thống hóa đơn điện tử của Cục Thuế Liên bang (RFB), ghi rõ số NF-e gốc, CNPJ của hai bên, lý do báo có và số tiền. Khi dùng để hoàn thuế nhập khẩu, cần nộp qua hệ thống SISCOMEX, kèm DI gốc (tờ khai nhập khẩu). Lấy thông báo mới nhất của RFB Brazil làm chuẩn.
Ấn Độ
Ấn Độ yêu cầu giấy báo có (Credit Note) phải tuân thủ Luật Thuế Hàng hóa và Dịch vụ Trung ương (CGST Act), ghi rõ số hóa đơn gốc, GSTIN của hai bên, lý do báo có và số tiền, và khai báo GSTR-1 trong thời hạn quy định. Khi dùng để hoàn thuế nhập khẩu, cần nộp cho hải quan Ấn Độ, kèm Bill of Entry gốc. Lấy thông báo mới nhất của CBIC Ấn Độ làm chuẩn.
Nga
Nga yêu cầu giấy báo có (Кредит-нота) phải được lập bằng tiếng Nga hoặc song ngữ, ghi rõ số hóa đơn gốc, INN/KPP của hai bên, lý do báo có và số tiền, và đóng dấu công ty. Khi dùng để điều chỉnh VAT, phải tuân thủ Điều 168 Luật Thuế Liên bang Nga. Hoàn thuế nhập khẩu cần nộp cho hải quan Nga, kèm tờ khai hải quan gốc. Lấy thông báo mới nhất của Cục Hải quan Liên bang Nga làm chuẩn.
❓ FAQ
Giấy báo có và hóa đơn đỏ khác nhau như thế nào?: Giấy báo có là chứng từ giảm trừ thông dụng trong thương mại quốc tế, tập trung điều chỉnh khoản phải thu phải trả; hóa đơn đỏ là chứng từ đặc thù trong hệ thống thuế của một số quốc gia như Trung Quốc, dùng để giảm trừ VAT. Tại EU, giấy báo có thường được coi là một dạng của hóa đơn đỏ. Trong thực tế, nếu nước nhập khẩu yêu cầu hóa đơn đỏ, cần phát hành theo mẫu địa phương, nhưng nội dung cốt lõi nhất quán với giấy báo có. Giấy báo có có cần người mua ký xác nhận không?: Tùy thuộc vào thỏa thuận hợp đồng và yêu cầu của nước nhập khẩu. Trong giao dịch thư tín dụng hoặc một số quốc gia Trung Đông, Nam Mỹ, người mua ký xác nhận là bước bắt buộc để chứng minh hai bên không có ý kiến khác về việc báo có. Nếu hợp đồng không yêu cầu, người bán chỉ cần ký và đóng dấu một bên, nhưng nên giữ xác nhận bằng văn bản của người mua (như email) để phòng tranh chấp sau này. Giấy báo có có thể dùng để hoàn thuế quan nhập khẩu không?: Có thể, nhưng cần đáp ứng điều kiện của hải quan nước nhập khẩu. Thông thường cần nộp giấy báo có cùng hóa đơn gốc, tờ khai hải quan, chứng minh trả hàng, v.v., và xin trong thời hạn quy định. EU, Nhật Bản, Hàn Quốc, v.v. đều cho phép, nhưng yêu cầu chứng từ liên kết đầy đủ, lý do rõ ràng. Quy trình và thời hạn cụ thể lấy thông báo mới nhất của hải quan địa phương làm chuẩn. Số tiền trên giấy báo có có thể là số âm không?: Thông thường giấy báo có dùng số dương để biểu thị số tiền giảm trừ, và ghi trong mô tả “giảm trừ hóa đơn gốc”. Nếu dùng số âm, có thể gây lỗi nhận diện hệ thống tài chính. Nên tuân theo thông lệ “số dương biểu thị giảm khoản phải thu”, và ghi rõ hướng trong ghi chú để tránh nhập nhằng. Khi trả hàng một phần, giấy báo có nên điền như thế nào?: Nên liệt kê từng mục tên hàng hóa, quy cách, số lượng, đơn giá trả hàng và mục hàng tương ứng trên hóa đơn gốc, chỉ giảm trừ phần số tiền trả hàng. Đồng thời ghi rõ tổng số tiền hóa đơn gốc, số tiền báo có lần này và số tiền ròng. Nếu liên quan đến vận chuyển, bảo hiểm, v.v., cần phân bổ giảm trừ theo tỷ lệ thỏa thuận hợp đồng. Giấy báo có có cần công chứng hoặc chứng nhận đại sứ quán không?: Một số quốc gia Trung Đông (như Ả Rập Xê Út, UAE) yêu cầu chứng từ thương mại được đại sứ quán hoặc phòng thương mại địa phương chứng nhận, giấy báo có cũng có thể bị yêu cầu. Nếu dùng cho hoàn thuế hải quan hoặc kiện tụng pháp lý, nên xác nhận trước yêu cầu của nước nhập khẩu. Quy trình chứng nhận mất nhiều thời gian, nên dự phòng đủ thời gian. Giấy báo có điện tử có hiệu lực pháp lý không?: Tại hầu hết quốc gia, giấy báo có điện tử tuân thủ quy định pháp luật về chữ ký điện tử địa phương có hiệu lực pháp lý. Ví dụ eIDAS của EU, Đạo luật ESIGN của Hoa Kỳ. Nhưng một số quốc gia Trung Đông, châu Phi vẫn yêu cầu bản giấy gốc có ký và đóng dấu. Nên xác nhận với người mua về hình thức được chấp nhận, và giữ hồ sơ truyền nhận. Sau khi lập sai giấy báo có, làm thế nào để hủy hoặc sửa đổi?: Nên phát hành một giấy báo có mới để bù trừ chứng từ sai cũ, và ghi rõ “hủy số CN gốc”. Không được trực tiếp tẩy xóa bản gốc. Nếu đã dùng để khai hải quan hoặc hoàn thuế, cần nộp đơn chỉnh sửa cho cơ quan liên quan, kèm giải trình tình hình. Giữ tất cả các phiên bản để phục vụ kiểm toán.
Q: Giấy báo có và hóa đơn đỏ khác nhau như thế nào?
A: Giấy báo có là chứng từ giảm trừ thông dụng trong thương mại quốc tế, tập trung điều chỉnh khoản phải thu phải trả; hóa đơn đỏ là chứng từ đặc thù trong hệ thống thuế của một số quốc gia như Trung Quốc, dùng để giảm trừ VAT. Tại EU, giấy báo có thường được coi là một dạng của hóa đơn đỏ. Trong thực tế, nếu nước nhập khẩu yêu cầu hóa đơn đỏ, cần phát hành theo mẫu địa phương, nhưng nội dung cốt lõi nhất quán với giấy báo có.
Q: Giấy báo có có cần người mua ký xác nhận không?
A: Tùy thuộc vào thỏa thuận hợp đồng và yêu cầu của nước nhập khẩu. Trong giao dịch thư tín dụng hoặc một số quốc gia Trung Đông, Nam Mỹ, người mua ký xác nhận là bước bắt buộc để chứng minh hai bên không có ý kiến khác về việc báo có. Nếu hợp đồng không yêu cầu, người bán chỉ cần ký và đóng dấu một bên, nhưng nên giữ xác nhận bằng văn bản của người mua (như email) để phòng tranh chấp sau này.
Q: Giấy báo có có thể dùng để hoàn thuế quan nhập khẩu không?
A: Có thể, nhưng cần đáp ứng điều kiện của hải quan nước nhập khẩu. Thông thường cần nộp giấy báo có cùng hóa đơn gốc, tờ khai hải quan, chứng minh trả hàng, v.v., và xin trong thời hạn quy định. EU, Nhật Bản, Hàn Quốc, v.v. đều cho phép, nhưng yêu cầu chứng từ liên kết đầy đủ, lý do rõ ràng. Quy trình và thời hạn cụ thể lấy thông báo mới nhất của hải quan địa phương làm chuẩn.
Q: Số tiền trên giấy báo có có thể là số âm không?
A: Thông thường giấy báo có dùng số dương để biểu thị số tiền giảm trừ, và ghi trong mô tả “giảm trừ hóa đơn gốc”. Nếu dùng số âm, có thể gây lỗi nhận diện hệ thống tài chính. Nên tuân theo thông lệ “số dương biểu thị giảm khoản phải thu”, và ghi rõ hướng trong ghi chú để tránh nhập nhằng.
Q: Khi trả hàng một phần, giấy báo có nên điền như thế nào?
A: Nên liệt kê từng mục tên hàng hóa, quy cách, số lượng, đơn giá trả hàng và mục hàng tương ứng trên hóa đơn gốc, chỉ giảm trừ phần số tiền trả hàng. Đồng thời ghi rõ tổng số tiền hóa đơn gốc, số tiền báo có lần này và số tiền ròng. Nếu liên quan đến vận chuyển, bảo hiểm, v.v., cần phân bổ giảm trừ theo tỷ lệ thỏa thuận hợp đồng.
Q: Giấy báo có có cần công chứng hoặc chứng nhận đại sứ quán không?
A: Một số quốc gia Trung Đông (như Ả Rập Xê Út, UAE) yêu cầu chứng từ thương mại được đại sứ quán hoặc phòng thương mại địa phương chứng nhận, giấy báo có cũng có thể bị yêu cầu. Nếu dùng cho hoàn thuế hải quan hoặc kiện tụng pháp lý, nên xác nhận trước yêu cầu của nước nhập khẩu. Quy trình chứng nhận mất nhiều thời gian, nên dự phòng đủ thời gian.
Q: Giấy báo có điện tử có hiệu lực pháp lý không?
A: Tại hầu hết quốc gia, giấy báo có điện tử tuân thủ quy định pháp luật về chữ ký điện tử địa phương có hiệu lực pháp lý. Ví dụ eIDAS của EU, Đạo luật ESIGN của Hoa Kỳ. Nhưng một số quốc gia Trung Đông, châu Phi vẫn yêu cầu bản giấy gốc có ký và đóng dấu. Nên xác nhận với người mua về hình thức được chấp nhận, và giữ hồ sơ truyền nhận.
Q: Sau khi lập sai giấy báo có, làm thế nào để hủy hoặc sửa đổi?
A: Nên phát hành một giấy báo có mới để bù trừ chứng từ sai cũ, và ghi rõ “hủy số CN gốc”. Không được trực tiếp tẩy xóa bản gốc. Nếu đã dùng để khai hải quan hoặc hoàn thuế, cần nộp đơn chỉnh sửa cho cơ quan liên quan, kèm giải trình tình hình. Giữ tất cả các phiên bản để phục vụ kiểm toán.
📝 Ví dụ
【Giấy báo Có - Mẫu điền đầy đủ】
Tên chứng từ và số hiệu: CREDIT NOTE, số hiệu CN-INV20260812-01
Ngày lập: 2026-09-15
Thông tin người bán (nhà xuất khẩu): Shenzhen Sunrise Electronics Co., Ltd., số 88 đường Chuangye, phường Xin'an, quận Bảo An, thành phố Thâm Quyến, tỉnh Quảng Đông, mã số tín dụng xã hội thống nhất 91440300MA5F8XYZ2Q, mã số thuế CN91440300MA5F8XYZ2Q, điện thoại +86-755-8823-6677, email finance@sunrise-elec.com
Thông tin người mua (nhà nhập khẩu): Northstar Trading LLC, 1201 Market Street, Suite 800, Wilmington, DE 19801, USA, EIN 88-1234567, mã số nhà nhập khẩu IMP-USA-447190, điện thoại +1-302-555-0188, email ap@northstartrading.com
Tham chiếu hóa đơn gốc: Số hóa đơn INV20260812, ngày phát hành hóa đơn 2026-08-12, số tiền hóa đơn USD 48,600.00, loại tiền tệ USD
Lý do ghi Có: Do mặt hàng thứ 2 có vết xước ngoại quan và không đạt kiểm tra chức năng, hai bên đã ký thỏa thuận trả hàng và giảm giá RA-2026-0910 ngày 2026-09-10, đồng ý giảm trừ chất lượng 12% trên số tiền hóa đơn gốc
Mô tả hàng hóa/dịch vụ: Mô-đun đèn chiếu sáng công nghiệp LED, model SLX-240W, mặt hàng dòng thứ 2 của hóa đơn gốc, số lượng 300 chiếc, đơn giá USD 120.00, lần này liên quan đến trả hàng 60 chiếc và giảm giá USD 5,832.00
Số tiền ghi Có và loại tiền tệ: USD 5,832.00 (số dương thể hiện giảm khoản phải thu)
Số tiền hóa đơn gốc và số tiền ròng: Tổng số tiền hóa đơn gốc USD 48,600.00; số tiền ghi Có lần này USD 5,832.00; số tiền phải thu ròng sau ghi Có USD 42,768.00
Tuyên bố xử lý thuế: Giấy báo Có này tương ứng với điều chỉnh thuế GTGT/thuế quan của hóa đơn gốc INV20260812, xử lý theo điều chỉnh thuế bán hàng của nhà nhập khẩu Hoa Kỳ, tham chiếu số thuế nhập khẩu tờ khai hải quan gốc ENTRY-2026-08-8891, người bán không khai báo trùng thuế đầu ra
Danh sách chứng từ liên quan: Thỏa thuận trả hàng và giảm giá RA-2026-0910; Báo cáo kiểm tra chất lượng QC-2026-0908-02; Giấy chứng nhận thiếu hàng/trả hàng RT-2026-0911; Xác nhận email hai bên EM-2026-09-09
Phương thức thanh toán/bù trừ: Số tiền ghi Có lần này USD 5,832.00 được bù trừ trực tiếp vào hóa đơn đơn hàng tương lai của người mua, không sắp xếp hoàn tiền qua ngân hàng
Ký tên và đóng dấu người bán: Shenzhen Sunrise Electronics Co., Ltd. người ký được ủy quyền Lý Minh, con dấu tài chính chuyên dụng đã được đóng, chữ ký điện tử phù hợp yêu cầu ESIGN Act
Mục xác nhận của người mua: Northstar Trading LLC người ký được ủy quyền Emily Carter, ngày xác nhận 2026-09-15
Ghi chú và tuyên bố pháp lý: Giấy báo Có này chỉ dùng để điều chỉnh số tiền hóa đơn gốc, không cấu thành nghĩa vụ thanh toán mới; nếu có khiếu nại về số tiền, vui lòng đề xuất bằng văn bản trong vòng 7 ngày kể từ ngày nhận được
Trên đây là ví dụ, việc điền thực tế vui lòng căn cứ theo yêu cầu của thư tín dụng/hợp đồng/quốc gia nhập khẩu.
【Giấy báo Có - Mẫu điền đầy đủ】
Tên chứng từ và số hiệu: CREDIT NOTE, số hiệu CN-INV20260812-01
Ngày lập: 2026-09-15
Thông tin người bán (nhà xuất khẩu): Shenzhen Sunrise Electronics Co., Ltd., số 88 đường Chuangye, phường Xin'an, quận Bảo An, thành phố Thâm Quyến, tỉnh Quảng Đông, mã số tín dụng xã hội thống nhất 91440300MA5F8XYZ2Q, mã số thuế CN91440300MA5F8XYZ2Q, điện thoại +86-755-8823-6677, email finance@sunrise-elec.com
Thông tin người mua (nhà nhập khẩu): Northstar Trading LLC, 1201 Market Street, Suite 800, Wilmington, DE 19801, USA, EIN 88-1234567, mã số nhà nhập khẩu IMP-USA-447190, điện thoại +1-302-555-0188, email ap@northstartrading.com
Tham chiếu hóa đơn gốc: Số hóa đơn INV20260812, ngày phát hành hóa đơn 2026-08-12, số tiền hóa đơn USD 48,600.00, loại tiền tệ USD
Lý do ghi Có: Do mặt hàng thứ 2 có vết xước ngoại quan và không đạt kiểm tra chức năng, hai bên đã ký thỏa thuận trả hàng và giảm giá RA-2026-0910 ngày 2026-09-10, đồng ý giảm trừ chất lượng 12% trên số tiền hóa đơn gốc
Mô tả hàng hóa/dịch vụ: Mô-đun đèn chiếu sáng công nghiệp LED, model SLX-240W, mặt hàng dòng thứ 2 của hóa đơn gốc, số lượng 300 chiếc, đơn giá USD 120.00, lần này liên quan đến trả hàng 60 chiếc và giảm giá USD 5,832.00
Số tiền ghi Có và loại tiền tệ: USD 5,832.00 (số dương thể hiện giảm khoản phải thu)
Số tiền hóa đơn gốc và số tiền ròng: Tổng số tiền hóa đơn gốc USD 48,600.00; số tiền ghi Có lần này USD 5,832.00; số tiền phải thu ròng sau ghi Có USD 42,768.00
Tuyên bố xử lý thuế: Giấy báo Có này tương ứng với điều chỉnh thuế GTGT/thuế quan của hóa đơn gốc INV20260812, xử lý theo điều chỉnh thuế bán hàng của nhà nhập khẩu Hoa Kỳ, tham chiếu số thuế nhập khẩu tờ khai hải quan gốc ENTRY-2026-08-8891, người bán không khai báo trùng thuế đầu ra
Danh sách chứng từ liên quan: Thỏa thuận trả hàng và giảm giá RA-2026-0910; Báo cáo kiểm tra chất lượng QC-2026-0908-02; Giấy chứng nhận thiếu hàng/trả hàng RT-2026-0911; Xác nhận email hai bên EM-2026-09-09
Phương thức thanh toán/bù trừ: Số tiền ghi Có lần này USD 5,832.00 được bù trừ trực tiếp vào hóa đơn đơn hàng tương lai của người mua, không sắp xếp hoàn tiền qua ngân hàng
Ký tên và đóng dấu người bán: Shenzhen Sunrise Electronics Co., Ltd. người ký được ủy quyền Lý Minh, con dấu tài chính chuyên dụng đã được đóng, chữ ký điện tử phù hợp yêu cầu ESIGN Act
Mục xác nhận của người mua: Northstar Trading LLC người ký được ủy quyền Emily Carter, ngày xác nhận 2026-09-15
Ghi chú và tuyên bố pháp lý: Giấy báo Có này chỉ dùng để điều chỉnh số tiền hóa đơn gốc, không cấu thành nghĩa vụ thanh toán mới; nếu có khiếu nại về số tiền, vui lòng đề xuất bằng văn bản trong vòng 7 ngày kể từ ngày nhận được
Trên đây là ví dụ, việc điền thực tế vui lòng căn cứ theo yêu cầu của thư tín dụng/hợp đồng/quốc gia nhập khẩu.
📥 Tải mẫu Word
Có thể chỉnh sửa sau khi tải. Điền thông tin công ty, chuyển PDF hoặc dùng trực tiếp.
⚠️ Trang này chỉ mang tính tham khảo. Quy định hải quan các nước có thể thay đổi; vui lòng tham khảo thông báo mới nhất của đại lý hải quan địa phương hoặc cơ quan hải quan.