Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice) là chứng từ chính thức do nhà xuất khẩu phát hành cho nhà nhập khẩu, liệt kê chi tiết tên hàng hóa, số lượng, đơn giá, tổng giá trị, điều kiện thương mại và các điều kiện giao dịch khác. Đây là một trong những chứng từ cốt lõi quan trọng nhất trong thương mại quốc tế, vừa là căn cứ để hai bên mua bán ghi sổ, thanh toán tiền hàng, vừa là chứng từ chính để hải quan thẩm định giá, thu thuế, thống kê và thực hiện quản lý thương mại của nước nhập khẩu. Hóa đơn thương mại còn là tài liệu bắt buộc trong các khâu khai báo hải quan, mua bảo hiểm, khiếu nại, trọng tài, nội dung của nó phải trung thực, chính xác, đầy đủ và nhất quán với hợp đồng, thư tín dụng, vận đơn và các chứng từ khác.
Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice) là chứng từ chính thức do nhà xuất khẩu phát hành cho nhà nhập khẩu, liệt kê chi tiết tên hàng hóa, số lượng, đơn giá, tổng giá trị, điều kiện thương mại và các điều kiện giao dịch khác. Đây là một trong những chứng từ cốt lõi quan trọng nhất trong thương mại quốc tế, vừa là căn cứ để hai bên mua bán ghi sổ, thanh toán tiền hàng, vừa là chứng từ chính để hải quan thẩm định giá, thu thuế, thống kê và thực hiện quản lý thương mại của nước nhập khẩu. Hóa đơn thương mại còn là tài liệu bắt buộc trong các khâu khai báo hải quan, mua bảo hiểm, khiếu nại, trọng tài, nội dung của nó phải trung thực, chính xác, đầy đủ và nhất quán với hợp đồng, thư tín dụng, vận đơn và các chứng từ khác.
🎯 Mục đích
Tác dụng của hóa đơn thương mại bao gồm: 1) Để nhà nhập khẩu đối chiếu hàng hóa và làm căn cứ thanh toán; 2) Để nhà xuất khẩu làm thủ tục hoàn thuế, thanh toán ngoại hối; 3) Để hải quan xác định giá tính thuế, phân loại, xuất xứ và thu thuế quan; 4) Để ngân hàng kiểm tra bộ chứng từ theo thư tín dụng; 5) Để công ty bảo hiểm xác định giá trị bảo hiểm; 6) Để nước nhập khẩu thống kê và quản lý thương mại. Hóa đơn do nhà xuất khẩu phát hành, được sử dụng rộng rãi trong các khâu khai báo hải quan, thanh toán ngoại hối, hoàn thuế, khiếu nại, là chứng từ phổ biến không thể thiếu trong thương mại quốc tế.
Tác dụng của hóa đơn thương mại bao gồm: 1) Để nhà nhập khẩu đối chiếu hàng hóa và làm căn cứ thanh toán; 2) Để nhà xuất khẩu làm thủ tục hoàn thuế, thanh toán ngoại hối; 3) Để hải quan xác định giá tính thuế, phân loại, xuất xứ và thu thuế quan; 4) Để ngân hàng kiểm tra bộ chứng từ theo thư tín dụng; 5) Để công ty bảo hiểm xác định giá trị bảo hiểm; 6) Để nước nhập khẩu thống kê và quản lý thương mại. Hóa đơn do nhà xuất khẩu phát hành, được sử dụng rộng rãi trong các khâu khai báo hải quan, thanh toán ngoại hối, hoàn thuế, khiếu nại, là chứng từ phổ biến không thể thiếu trong thương mại quốc tế.
📋 Trường chính
Số hóa đơn và ngày: Điền số hóa đơn do nhà xuất khẩu tự đánh số và ngày phát hành. Số phải duy nhất và dễ theo dõi, ngày thường không sớm hơn ngày ký hợp đồng, không muộn hơn ngày vận đơn.. 常见错误: Số bị trùng hoặc ngày không khớp với vận đơn, thư tín dụng, dẫn đến ngân hàng từ chối thanh toán hoặc hải quan nghi vấn. Tên và địa chỉ người bán: Điền tên pháp lý đầy đủ, địa chỉ chi tiết, điện thoại và mã số thuế của nhà xuất khẩu. Phải nhất quán với giấy phép kinh doanh, người thụ hưởng thư tín dụng.. 常见错误: Sử dụng tên viết tắt hoặc địa chỉ không đầy đủ, không khớp với thư tín dụng hoặc tờ khai hải quan, ảnh hưởng đến thu ngoại tệ và thông quan. Tên và địa chỉ người mua: Điền tên pháp lý đầy đủ, địa chỉ chi tiết, điện thoại và mã số thuế của nhà nhập khẩu. Theo thư tín dụng phải nhất quán với người yêu cầu mở thư tín dụng.. 常见错误: Tên người mua viết sai chính tả hoặc thiếu địa chỉ, dẫn đến hải quan không thể liên hệ hoặc ngân hàng từ chối thanh toán. Mô tả hàng hóa: Liệt kê chi tiết tên hàng hóa, quy cách, model, chất liệu, mục đích sử dụng, phải nhất quán nghiêm ngặt với thư tín dụng, vận đơn, tờ khai hải quan, tránh mô tả chung chung.. 常见错误: Mô tả quá đơn giản hoặc không khớp với thư tín dụng, có thể bị hải quan phân loại sai hoặc ngân hàng từ chối thanh toán. Số lượng và đơn vị: Điền số lượng hàng hóa và đơn vị đo lường (như kiện, kilôgam, mét), phải nhất quán với phiếu đóng gói, vận đơn và ghi rõ số kiện đóng gói.. 常见错误: Đơn vị số lượng không thống nhất hoặc mâu thuẫn với vận đơn, dẫn đến hải quan kiểm tra và ngân hàng tranh chấp. Đơn giá và tổng giá: Liệt kê đơn giá, tổng giá và loại tiền tệ, điều kiện giá (như FOB, CIF) phải rõ ràng, tổng giá phải khớp với số tiền thư tín dụng.. 常见错误: Thiếu loại tiền tệ hoặc tính sai tổng giá, không khớp với số tiền thư tín dụng, gây từ chối thanh toán hoặc tranh chấp thuế quan. Điều kiện thương mại: Ghi rõ quy tắc Incoterms của Phòng Thương mại Quốc tế và điều kiện cụ thể (như FOB Thượng Hải, CIF New York), làm rõ phân chia rủi ro và chịu chi phí.. 常见错误: Điều kiện không đầy đủ hoặc không khớp với hợp đồng, dẫn đến tranh chấp chi phí và trách nhiệm bảo hiểm không rõ ràng. Quốc gia xuất xứ: Ghi rõ quốc gia hoặc khu vực xuất xứ hàng hóa, dùng để hải quan xác định ưu đãi thuế quan và biện pháp quản lý thương mại.. 常见错误: Quốc gia xuất xứ sai hoặc thiếu, có thể không được hưởng ưu đãi hiệp định thương mại tự do hoặc bị áp thuế chống bán phá giá. Phương thức thanh toán: Mô tả ngắn gọn phương thức thanh toán, như thư tín dụng, điện chuyển tiền, nhờ thu, và phải nhất quán với hợp đồng.. 常见错误: Phương thức thanh toán không khớp với hợp đồng, dẫn đến rủi ro thu ngoại tệ hoặc ngân hàng từ chối thanh toán. Nhãn hiệu và số thùng: Điền nhãn vận chuyển và số thùng đóng gói, phải nhất quán với vận đơn, phiếu đóng gói, thuận tiện nhận diện hàng hóa.. 常见错误: Thiếu nhãn hiệu hoặc không khớp với vận đơn, gây nhầm lẫn hàng hóa và chậm trễ thông quan. Tuyên bố và chữ ký: Nhà xuất khẩu ký tên đóng dấu và tuyên bố nội dung hóa đơn trung thực không sai, đôi khi cần ghi thêm tuyên bố xuất xứ hoặc chứng nhận lãnh sự.. 常见错误: Không ký tên hoặc nội dung tuyên bố không đầy đủ, dẫn đến chứng từ không hợp lệ hoặc nước nhập khẩu từ chối chấp nhận. Số thư tín dụng: Theo thư tín dụng phải ghi rõ số thư tín dụng, ngân hàng mở thư tín dụng và ngày mở, thuận tiện cho ngân hàng đối chiếu.. 常见错误: Thiếu số thư tín dụng hoặc số sai, dẫn đến ngân hàng từ chối thanh toán. Số hợp đồng: Điền số hợp đồng hoặc đơn đặt hàng liên quan, thuận tiện cho hai bên mua bán và ngân hàng đối chiếu bối cảnh giao dịch.. 常见错误: Số hợp đồng sai hoặc thiếu, ảnh hưởng đến tính nhất quán chứng từ và thu ngoại tệ. Số bản hóa đơn: Ghi rõ số bản chính và bản sao hóa đơn cung cấp, thường theo yêu cầu của thư tín dụng hoặc nước nhập khẩu.. 常见错误: Số bản không đủ hoặc không ghi rõ, dẫn đến khai báo hải quan hoặc bộ chứng từ ngân hàng không đầy đủ. Thông tin bổ sung: Theo yêu cầu của nước nhập khẩu ghi thêm thông tin đặc biệt như mã số thuế quan, số giấy phép nhập khẩu, tuyên bố xuất xứ.. 常见错误: Thiếu thông tin bổ sung theo yêu cầu của nước nhập khẩu, dẫn đến thông quan bị cản trở hoặc bị phạt.
Số hóa đơn và ngày
Điền số hóa đơn do nhà xuất khẩu tự đánh số và ngày phát hành. Số phải duy nhất và dễ theo dõi, ngày thường không sớm hơn ngày ký hợp đồng, không muộn hơn ngày vận đơn.
⚠️ Số bị trùng hoặc ngày không khớp với vận đơn, thư tín dụng, dẫn đến ngân hàng từ chối thanh toán hoặc hải quan nghi vấn.
Tên và địa chỉ người bán
Điền tên pháp lý đầy đủ, địa chỉ chi tiết, điện thoại và mã số thuế của nhà xuất khẩu. Phải nhất quán với giấy phép kinh doanh, người thụ hưởng thư tín dụng.
⚠️ Sử dụng tên viết tắt hoặc địa chỉ không đầy đủ, không khớp với thư tín dụng hoặc tờ khai hải quan, ảnh hưởng đến thu ngoại tệ và thông quan.
Tên và địa chỉ người mua
Điền tên pháp lý đầy đủ, địa chỉ chi tiết, điện thoại và mã số thuế của nhà nhập khẩu. Theo thư tín dụng phải nhất quán với người yêu cầu mở thư tín dụng.
⚠️ Tên người mua viết sai chính tả hoặc thiếu địa chỉ, dẫn đến hải quan không thể liên hệ hoặc ngân hàng từ chối thanh toán.
Mô tả hàng hóa
Liệt kê chi tiết tên hàng hóa, quy cách, model, chất liệu, mục đích sử dụng, phải nhất quán nghiêm ngặt với thư tín dụng, vận đơn, tờ khai hải quan, tránh mô tả chung chung.
⚠️ Mô tả quá đơn giản hoặc không khớp với thư tín dụng, có thể bị hải quan phân loại sai hoặc ngân hàng từ chối thanh toán.
Số lượng và đơn vị
Điền số lượng hàng hóa và đơn vị đo lường (như kiện, kilôgam, mét), phải nhất quán với phiếu đóng gói, vận đơn và ghi rõ số kiện đóng gói.
⚠️ Đơn vị số lượng không thống nhất hoặc mâu thuẫn với vận đơn, dẫn đến hải quan kiểm tra và ngân hàng tranh chấp.
Đơn giá và tổng giá
Liệt kê đơn giá, tổng giá và loại tiền tệ, điều kiện giá (như FOB, CIF) phải rõ ràng, tổng giá phải khớp với số tiền thư tín dụng.
⚠️ Thiếu loại tiền tệ hoặc tính sai tổng giá, không khớp với số tiền thư tín dụng, gây từ chối thanh toán hoặc tranh chấp thuế quan.
Điều kiện thương mại
Ghi rõ quy tắc Incoterms của Phòng Thương mại Quốc tế và điều kiện cụ thể (như FOB Thượng Hải, CIF New York), làm rõ phân chia rủi ro và chịu chi phí.
⚠️ Điều kiện không đầy đủ hoặc không khớp với hợp đồng, dẫn đến tranh chấp chi phí và trách nhiệm bảo hiểm không rõ ràng.
Quốc gia xuất xứ
Ghi rõ quốc gia hoặc khu vực xuất xứ hàng hóa, dùng để hải quan xác định ưu đãi thuế quan và biện pháp quản lý thương mại.
⚠️ Quốc gia xuất xứ sai hoặc thiếu, có thể không được hưởng ưu đãi hiệp định thương mại tự do hoặc bị áp thuế chống bán phá giá.
Phương thức thanh toán
Mô tả ngắn gọn phương thức thanh toán, như thư tín dụng, điện chuyển tiền, nhờ thu, và phải nhất quán với hợp đồng.
⚠️ Phương thức thanh toán không khớp với hợp đồng, dẫn đến rủi ro thu ngoại tệ hoặc ngân hàng từ chối thanh toán.
Nhãn hiệu và số thùng
Điền nhãn vận chuyển và số thùng đóng gói, phải nhất quán với vận đơn, phiếu đóng gói, thuận tiện nhận diện hàng hóa.
⚠️ Thiếu nhãn hiệu hoặc không khớp với vận đơn, gây nhầm lẫn hàng hóa và chậm trễ thông quan.
Tuyên bố và chữ ký
Nhà xuất khẩu ký tên đóng dấu và tuyên bố nội dung hóa đơn trung thực không sai, đôi khi cần ghi thêm tuyên bố xuất xứ hoặc chứng nhận lãnh sự.
⚠️ Không ký tên hoặc nội dung tuyên bố không đầy đủ, dẫn đến chứng từ không hợp lệ hoặc nước nhập khẩu từ chối chấp nhận.
Số thư tín dụng
Theo thư tín dụng phải ghi rõ số thư tín dụng, ngân hàng mở thư tín dụng và ngày mở, thuận tiện cho ngân hàng đối chiếu.
⚠️ Thiếu số thư tín dụng hoặc số sai, dẫn đến ngân hàng từ chối thanh toán.
Số hợp đồng
Điền số hợp đồng hoặc đơn đặt hàng liên quan, thuận tiện cho hai bên mua bán và ngân hàng đối chiếu bối cảnh giao dịch.
⚠️ Số hợp đồng sai hoặc thiếu, ảnh hưởng đến tính nhất quán chứng từ và thu ngoại tệ.
Số bản hóa đơn
Ghi rõ số bản chính và bản sao hóa đơn cung cấp, thường theo yêu cầu của thư tín dụng hoặc nước nhập khẩu.
⚠️ Số bản không đủ hoặc không ghi rõ, dẫn đến khai báo hải quan hoặc bộ chứng từ ngân hàng không đầy đủ.
Thông tin bổ sung
Theo yêu cầu của nước nhập khẩu ghi thêm thông tin đặc biệt như mã số thuế quan, số giấy phép nhập khẩu, tuyên bố xuất xứ.
⚠️ Thiếu thông tin bổ sung theo yêu cầu của nước nhập khẩu, dẫn đến thông quan bị cản trở hoặc bị phạt.
⚠️ Lỗi thường gặp
Nội dung hóa đơn không nhất quán với thư tín dụng, hợp đồng, vận đơn và các chứng từ khác, như mô tả hàng hóa, số lượng, số tiền, điều kiện thương mại, dẫn đến ngân hàng từ chối thanh toán hoặc hải quan kiểm tra. Tính sai số tiền hóa đơn hoặc thiếu loại tiền tệ, không khớp với số tiền thư tín dụng, gây tổn thất thu ngoại tệ hoặc tranh chấp thuế quan. Mô tả hàng hóa quá chung chung, không liệt kê quy cách, model, chất liệu, dẫn đến hải quan phân loại sai hoặc nước nhập khẩu nghi vấn. Ghi sai hoặc thiếu quốc gia xuất xứ, không được hưởng thuế suất ưu đãi hiệp định thương mại tự do, thậm chí bị áp thuế chống bán phá giá. Hóa đơn không ký tên đóng dấu hoặc nội dung tuyên bố không đầy đủ, dẫn đến chứng từ không hợp lệ, nước nhập khẩu từ chối chấp nhận. Nhãn hiệu và số thùng không nhất quán với vận đơn, phiếu đóng gói, gây nhầm lẫn hàng hóa và chậm trễ thông quan. Theo thư tín dụng không ghi số thư tín dụng hoặc số sai, dẫn đến ngân hàng từ chối thanh toán. Không cung cấp tuyên bố hoặc chứng nhận đặc biệt theo yêu cầu của nước nhập khẩu, như chứng nhận lãnh sự, tuyên bố xuất xứ, dẫn đến thông quan bị cản trở.
⚠️ Nội dung hóa đơn không nhất quán với thư tín dụng, hợp đồng, vận đơn và các chứng từ khác, như mô tả hàng hóa, số lượng, số tiền, điều kiện thương mại, dẫn đến ngân hàng từ chối thanh toán hoặc hải quan kiểm tra.
⚠️ Tính sai số tiền hóa đơn hoặc thiếu loại tiền tệ, không khớp với số tiền thư tín dụng, gây tổn thất thu ngoại tệ hoặc tranh chấp thuế quan.
⚠️ Mô tả hàng hóa quá chung chung, không liệt kê quy cách, model, chất liệu, dẫn đến hải quan phân loại sai hoặc nước nhập khẩu nghi vấn.
⚠️ Ghi sai hoặc thiếu quốc gia xuất xứ, không được hưởng thuế suất ưu đãi hiệp định thương mại tự do, thậm chí bị áp thuế chống bán phá giá.
⚠️ Hóa đơn không ký tên đóng dấu hoặc nội dung tuyên bố không đầy đủ, dẫn đến chứng từ không hợp lệ, nước nhập khẩu từ chối chấp nhận.
⚠️ Nhãn hiệu và số thùng không nhất quán với vận đơn, phiếu đóng gói, gây nhầm lẫn hàng hóa và chậm trễ thông quan.
⚠️ Theo thư tín dụng không ghi số thư tín dụng hoặc số sai, dẫn đến ngân hàng từ chối thanh toán.
⚠️ Không cung cấp tuyên bố hoặc chứng nhận đặc biệt theo yêu cầu của nước nhập khẩu, như chứng nhận lãnh sự, tuyên bố xuất xứ, dẫn đến thông quan bị cản trở.
🌍 Yêu cầu quốc gia
Hoa Kỳ: Hải quan Hoa Kỳ yêu cầu hóa đơn thương mại phải điền bằng tiếng Anh, liệt kê chi tiết tên hàng hóa, số lượng, đơn giá, tổng giá, quốc gia xuất xứ, điều kiện thương mại. Đối với thực phẩm, dược phẩm, sản phẩm điện tử, cần ghi thêm tuyên bố theo yêu cầu của FDA, FCC. Hóa đơn cần kèm theo phiếu đóng gói, vận đơn. Nếu giá trị hàng hóa dưới 800 USD, có thể khai báo đơn giản hóa, nhưng vẫn nên cung cấp hóa đơn thương mại. Quy định cụ thể theo thông báo mới nhất của Cơ quan Hải quan và Bảo vệ Biên giới Hoa Kỳ (CBP). EU: EU yêu cầu hóa đơn thương mại điền bằng tiếng Anh hoặc ngôn ngữ nước nhập khẩu, phải ghi rõ quốc gia xuất xứ, điều kiện thương mại, số EORI (nếu áp dụng). Đối với hàng hóa được hưởng ưu đãi thuế quan, cần ghi thêm tuyên bố xuất xứ và tuân thủ quy tắc hiệp định thương mại tự do. Số thuế giá trị gia tăng (VAT) có thể cần ghi rõ. Hóa đơn phải nhất quán với tờ khai hải quan. Quy định cụ thể theo Bộ luật Hải quan EU và thông báo mới nhất của hải quan các nước thành viên. Nhật Bản: Hải quan Nhật Bản yêu cầu hóa đơn thương mại điền bằng tiếng Anh hoặc tiếng Nhật, liệt kê chi tiết tên hàng hóa, số lượng, đơn giá, tổng giá, quốc gia xuất xứ, điều kiện thương mại. Đối với thực phẩm, nông sản, cần ghi thêm tuyên bố theo yêu cầu của Bộ Y tế, Lao động và Phúc lợi Nhật Bản. Hóa đơn phải nhất quán với vận đơn, phiếu đóng gói. Nếu được hưởng thuế suất ưu đãi EPA, cần cung cấp chứng nhận xuất xứ. Quy định cụ thể theo thông báo mới nhất của hải quan Nhật Bản. Hàn Quốc: Hải quan Hàn Quốc yêu cầu hóa đơn thương mại điền bằng tiếng Anh hoặc tiếng Hàn, ghi rõ quốc gia xuất xứ, điều kiện thương mại, phương thức thanh toán. Đối với hàng hóa được hưởng thuế suất ưu đãi FTA, cần ghi thêm tuyên bố xuất xứ và cung cấp giấy chứng nhận xuất xứ. Hóa đơn phải nhất quán với tờ khai hải quan. Quy định cụ thể theo thông báo mới nhất của hải quan Hàn Quốc. Trung Đông (Ả Rập Xê Út/UAE): Ả Rập Xê Út và UAE yêu cầu hóa đơn thương mại điền bằng tiếng Anh hoặc tiếng Ả Rập, thường cần được Phòng Thương mại chứng nhận và chứng nhận lãnh sự (Ả Rập Xê Út). Hóa đơn cần ghi rõ quốc gia xuất xứ, điều kiện thương mại, mô tả hàng hóa. Ả Rập Xê Út còn yêu cầu cung cấp chứng nhận SASO hoặc chứng nhận SABER. UAE yêu cầu hóa đơn ghi rõ mã số thuế nhà nhập khẩu. Quy định cụ thể theo thông báo mới nhất của hải quan địa phương. Brazil: Hải quan Brazil yêu cầu hóa đơn thương mại điền bằng tiếng Bồ Đào Nha hoặc tiếng Anh, phải ghi rõ quốc gia xuất xứ, điều kiện thương mại, mã NCM (mã hàng hóa hải quan Brazil), mã số thuế nhà nhập khẩu (CNPJ). Hóa đơn phải nhất quán với vận đơn, phiếu đóng gói, và có thể cần chứng nhận lãnh sự. Quy định cụ thể theo thông báo mới nhất của hải quan Brazil. Ấn Độ: Hải quan Ấn Độ yêu cầu hóa đơn thương mại điền bằng tiếng Anh, ghi rõ quốc gia xuất xứ, điều kiện thương mại, số GSTIN của nhà nhập khẩu. Đối với hàng hóa được hưởng thuế suất ưu đãi, cần cung cấp giấy chứng nhận xuất xứ. Hóa đơn phải nhất quán với tờ khai hải quan, và có thể cần được Phòng Thương mại chứng nhận. Quy định cụ thể theo thông báo mới nhất của hải quan Ấn Độ. Nga: Hải quan Nga yêu cầu hóa đơn thương mại điền bằng tiếng Nga hoặc tiếng Anh, ghi rõ quốc gia xuất xứ, điều kiện thương mại, mã số thuế nhà nhập khẩu (INN). Hóa đơn phải nhất quán với tờ khai hải quan, và có thể cần chứng nhận lãnh sự. Đối với hàng hóa được hưởng thuế suất ưu đãi, cần cung cấp giấy chứng nhận xuất xứ. Quy định cụ thể theo thông báo mới nhất của hải quan Nga.
Hoa Kỳ
Hải quan Hoa Kỳ yêu cầu hóa đơn thương mại phải điền bằng tiếng Anh, liệt kê chi tiết tên hàng hóa, số lượng, đơn giá, tổng giá, quốc gia xuất xứ, điều kiện thương mại. Đối với thực phẩm, dược phẩm, sản phẩm điện tử, cần ghi thêm tuyên bố theo yêu cầu của FDA, FCC. Hóa đơn cần kèm theo phiếu đóng gói, vận đơn. Nếu giá trị hàng hóa dưới 800 USD, có thể khai báo đơn giản hóa, nhưng vẫn nên cung cấp hóa đơn thương mại. Quy định cụ thể theo thông báo mới nhất của Cơ quan Hải quan và Bảo vệ Biên giới Hoa Kỳ (CBP).
EU
EU yêu cầu hóa đơn thương mại điền bằng tiếng Anh hoặc ngôn ngữ nước nhập khẩu, phải ghi rõ quốc gia xuất xứ, điều kiện thương mại, số EORI (nếu áp dụng). Đối với hàng hóa được hưởng ưu đãi thuế quan, cần ghi thêm tuyên bố xuất xứ và tuân thủ quy tắc hiệp định thương mại tự do. Số thuế giá trị gia tăng (VAT) có thể cần ghi rõ. Hóa đơn phải nhất quán với tờ khai hải quan. Quy định cụ thể theo Bộ luật Hải quan EU và thông báo mới nhất của hải quan các nước thành viên.
Nhật Bản
Hải quan Nhật Bản yêu cầu hóa đơn thương mại điền bằng tiếng Anh hoặc tiếng Nhật, liệt kê chi tiết tên hàng hóa, số lượng, đơn giá, tổng giá, quốc gia xuất xứ, điều kiện thương mại. Đối với thực phẩm, nông sản, cần ghi thêm tuyên bố theo yêu cầu của Bộ Y tế, Lao động và Phúc lợi Nhật Bản. Hóa đơn phải nhất quán với vận đơn, phiếu đóng gói. Nếu được hưởng thuế suất ưu đãi EPA, cần cung cấp chứng nhận xuất xứ. Quy định cụ thể theo thông báo mới nhất của hải quan Nhật Bản.
Hàn Quốc
Hải quan Hàn Quốc yêu cầu hóa đơn thương mại điền bằng tiếng Anh hoặc tiếng Hàn, ghi rõ quốc gia xuất xứ, điều kiện thương mại, phương thức thanh toán. Đối với hàng hóa được hưởng thuế suất ưu đãi FTA, cần ghi thêm tuyên bố xuất xứ và cung cấp giấy chứng nhận xuất xứ. Hóa đơn phải nhất quán với tờ khai hải quan. Quy định cụ thể theo thông báo mới nhất của hải quan Hàn Quốc.
Trung Đông (Ả Rập Xê Út/UAE)
Ả Rập Xê Út và UAE yêu cầu hóa đơn thương mại điền bằng tiếng Anh hoặc tiếng Ả Rập, thường cần được Phòng Thương mại chứng nhận và chứng nhận lãnh sự (Ả Rập Xê Út). Hóa đơn cần ghi rõ quốc gia xuất xứ, điều kiện thương mại, mô tả hàng hóa. Ả Rập Xê Út còn yêu cầu cung cấp chứng nhận SASO hoặc chứng nhận SABER. UAE yêu cầu hóa đơn ghi rõ mã số thuế nhà nhập khẩu. Quy định cụ thể theo thông báo mới nhất của hải quan địa phương.
Brazil
Hải quan Brazil yêu cầu hóa đơn thương mại điền bằng tiếng Bồ Đào Nha hoặc tiếng Anh, phải ghi rõ quốc gia xuất xứ, điều kiện thương mại, mã NCM (mã hàng hóa hải quan Brazil), mã số thuế nhà nhập khẩu (CNPJ). Hóa đơn phải nhất quán với vận đơn, phiếu đóng gói, và có thể cần chứng nhận lãnh sự. Quy định cụ thể theo thông báo mới nhất của hải quan Brazil.
Ấn Độ
Hải quan Ấn Độ yêu cầu hóa đơn thương mại điền bằng tiếng Anh, ghi rõ quốc gia xuất xứ, điều kiện thương mại, số GSTIN của nhà nhập khẩu. Đối với hàng hóa được hưởng thuế suất ưu đãi, cần cung cấp giấy chứng nhận xuất xứ. Hóa đơn phải nhất quán với tờ khai hải quan, và có thể cần được Phòng Thương mại chứng nhận. Quy định cụ thể theo thông báo mới nhất của hải quan Ấn Độ.
Nga
Hải quan Nga yêu cầu hóa đơn thương mại điền bằng tiếng Nga hoặc tiếng Anh, ghi rõ quốc gia xuất xứ, điều kiện thương mại, mã số thuế nhà nhập khẩu (INN). Hóa đơn phải nhất quán với tờ khai hải quan, và có thể cần chứng nhận lãnh sự. Đối với hàng hóa được hưởng thuế suất ưu đãi, cần cung cấp giấy chứng nhận xuất xứ. Quy định cụ thể theo thông báo mới nhất của hải quan Nga.
❓ FAQ
Hóa đơn thương mại và hóa đơn chiếu lệ khác nhau như thế nào?: Hóa đơn thương mại là chứng từ thanh toán chính thức do nhà xuất khẩu phát hành sau khi gửi hàng, dùng để khai báo hải quan, thanh toán ngoại hối và hoàn thuế; hóa đơn chiếu lệ là bảng báo giá do nhà xuất khẩu phát hành trước giao dịch, dùng để nhà nhập khẩu xin thư tín dụng hoặc giấy phép nhập khẩu, không có hiệu lực pháp lý. Nội dung hóa đơn thương mại phải trung thực chính xác, hóa đơn chiếu lệ có thể điều chỉnh linh hoạt. Hóa đơn thương mại có cần đóng dấu không?: Thường cần nhà xuất khẩu ký tên đóng dấu để chứng minh nội dung hóa đơn trung thực hợp lệ. Theo thư tín dụng, nếu thư tín dụng yêu cầu "signed invoice", thì phải ký tên; nếu yêu cầu "manually signed", thì cần ký tay. Một số nước còn yêu cầu Phòng Thương mại chứng nhận hoặc chứng nhận lãnh sự, cụ thể theo yêu cầu của thư tín dụng và nước nhập khẩu. Mô tả hàng hóa trên hóa đơn thương mại phải hoàn toàn nhất quán với thư tín dụng không?: Đúng, theo UCP600, mô tả hàng hóa trong hóa đơn thương mại phải nhất quán với mô tả trong thư tín dụng, nhưng không nhất thiết phải hoàn toàn nhất quán với mô tả trong các chứng từ khác của thư tín dụng. Nếu mô tả thư tín dụng quá đơn giản, hóa đơn có thể ghi thêm quy cách chi tiết, nhưng không được mâu thuẫn với thư tín dụng. Số tiền hóa đơn thương mại có thể vượt quá số tiền thư tín dụng không?: Không được. Theo UCP600, số tiền hóa đơn thương mại không được vượt quá số tiền thư tín dụng. Nếu vượt quá, ngân hàng sẽ từ chối chấp nhận. Nếu thư tín dụng cho phép giao hàng từng phần, số tiền hóa đơn có thể bằng hoặc nhỏ hơn số tiền thư tín dụng. Hóa đơn thương mại có cần ghi rõ quốc gia xuất xứ không?: Đúng, quốc gia xuất xứ là trường quan trọng của hóa đơn thương mại, dùng để hải quan xác định ưu đãi thuế quan và biện pháp quản lý thương mại. Nếu quốc gia xuất xứ sai hoặc thiếu, có thể không được hưởng thuế suất ưu đãi hiệp định thương mại tự do, thậm chí bị áp thuế chống bán phá giá. Hóa đơn thương mại có cần ghi rõ điều kiện thương mại không?: Đúng, điều kiện thương mại (như FOB, CIF) làm rõ phân chia rủi ro và chi phí giữa hai bên mua bán, là căn cứ quan trọng để hải quan thẩm định giá và bồi thường bảo hiểm. Trên hóa đơn nên ghi rõ điều kiện thương mại đầy đủ và địa điểm, như "FOB Thượng Hải". Hóa đơn thương mại cần cung cấp mấy bản?: Thường theo yêu cầu của thư tín dụng hoặc nước nhập khẩu, thông thường ít nhất cung cấp một bản chính, một số bản sao. Theo thư tín dụng, nếu yêu cầu "in duplicate" thì cần cung cấp hai bản chính hoặc một bản chính một bản sao. Nên chuẩn bị thêm vài bản để dự phòng khai báo hải quan và bộ chứng từ ngân hàng. Hóa đơn thương mại có cần chứng nhận lãnh sự không?: Một số nước (như Ả Rập Xê Út, Brazil, Nga) yêu cầu hóa đơn thương mại được Đại sứ quán nước nhập khẩu tại nước xuất khẩu chứng nhận, để chứng minh tính xác thực của hóa đơn. Yêu cầu chứng nhận khác nhau tùy quốc gia và có thể thay đổi, nên theo thông báo mới nhất của hải quan nước nhập khẩu hoặc yêu cầu của thư tín dụng.
Q: Hóa đơn thương mại và hóa đơn chiếu lệ khác nhau như thế nào?
A: Hóa đơn thương mại là chứng từ thanh toán chính thức do nhà xuất khẩu phát hành sau khi gửi hàng, dùng để khai báo hải quan, thanh toán ngoại hối và hoàn thuế; hóa đơn chiếu lệ là bảng báo giá do nhà xuất khẩu phát hành trước giao dịch, dùng để nhà nhập khẩu xin thư tín dụng hoặc giấy phép nhập khẩu, không có hiệu lực pháp lý. Nội dung hóa đơn thương mại phải trung thực chính xác, hóa đơn chiếu lệ có thể điều chỉnh linh hoạt.
Q: Hóa đơn thương mại có cần đóng dấu không?
A: Thường cần nhà xuất khẩu ký tên đóng dấu để chứng minh nội dung hóa đơn trung thực hợp lệ. Theo thư tín dụng, nếu thư tín dụng yêu cầu "signed invoice", thì phải ký tên; nếu yêu cầu "manually signed", thì cần ký tay. Một số nước còn yêu cầu Phòng Thương mại chứng nhận hoặc chứng nhận lãnh sự, cụ thể theo yêu cầu của thư tín dụng và nước nhập khẩu.
Q: Mô tả hàng hóa trên hóa đơn thương mại phải hoàn toàn nhất quán với thư tín dụng không?
A: Đúng, theo UCP600, mô tả hàng hóa trong hóa đơn thương mại phải nhất quán với mô tả trong thư tín dụng, nhưng không nhất thiết phải hoàn toàn nhất quán với mô tả trong các chứng từ khác của thư tín dụng. Nếu mô tả thư tín dụng quá đơn giản, hóa đơn có thể ghi thêm quy cách chi tiết, nhưng không được mâu thuẫn với thư tín dụng.
Q: Số tiền hóa đơn thương mại có thể vượt quá số tiền thư tín dụng không?
A: Không được. Theo UCP600, số tiền hóa đơn thương mại không được vượt quá số tiền thư tín dụng. Nếu vượt quá, ngân hàng sẽ từ chối chấp nhận. Nếu thư tín dụng cho phép giao hàng từng phần, số tiền hóa đơn có thể bằng hoặc nhỏ hơn số tiền thư tín dụng.
Q: Hóa đơn thương mại có cần ghi rõ quốc gia xuất xứ không?
A: Đúng, quốc gia xuất xứ là trường quan trọng của hóa đơn thương mại, dùng để hải quan xác định ưu đãi thuế quan và biện pháp quản lý thương mại. Nếu quốc gia xuất xứ sai hoặc thiếu, có thể không được hưởng thuế suất ưu đãi hiệp định thương mại tự do, thậm chí bị áp thuế chống bán phá giá.
Q: Hóa đơn thương mại có cần ghi rõ điều kiện thương mại không?
A: Đúng, điều kiện thương mại (như FOB, CIF) làm rõ phân chia rủi ro và chi phí giữa hai bên mua bán, là căn cứ quan trọng để hải quan thẩm định giá và bồi thường bảo hiểm. Trên hóa đơn nên ghi rõ điều kiện thương mại đầy đủ và địa điểm, như "FOB Thượng Hải".
Q: Hóa đơn thương mại cần cung cấp mấy bản?
A: Thường theo yêu cầu của thư tín dụng hoặc nước nhập khẩu, thông thường ít nhất cung cấp một bản chính, một số bản sao. Theo thư tín dụng, nếu yêu cầu "in duplicate" thì cần cung cấp hai bản chính hoặc một bản chính một bản sao. Nên chuẩn bị thêm vài bản để dự phòng khai báo hải quan và bộ chứng từ ngân hàng.
Q: Hóa đơn thương mại có cần chứng nhận lãnh sự không?
A: Một số nước (như Ả Rập Xê Út, Brazil, Nga) yêu cầu hóa đơn thương mại được Đại sứ quán nước nhập khẩu tại nước xuất khẩu chứng nhận, để chứng minh tính xác thực của hóa đơn. Yêu cầu chứng nhận khác nhau tùy quốc gia và có thể thay đổi, nên theo thông báo mới nhất của hải quan nước nhập khẩu hoặc yêu cầu của thư tín dụng.
📝 Ví dụ
【Hóa đơn thương mại - Mẫu điền đầy đủ】
Số hóa đơn và ngày: CI-2026-0915-001 / 2026-09-15
Tên và địa chỉ người bán: Ningbo Sunlink Import & Export Co., Ltd., No. 88 Haishu Road, Yinzhou District, Ningbo, Zhejiang, China, 315100; Tel: +86-574-8823-6677; Tax ID: 91330212MA2AB1234X
Tên và địa chỉ người mua: Global Homeware Trading LLC, 2450 Westheimer Rd, Suite 310, Houston, TX 77098, USA; Tel: +1-713-555-0188; Tax ID: 92-3456789
Mô tả hàng hóa: Bình giữ nhiệt inox, Model SL-VF500, dung tích 500ml, inox 304 hai lớp, nắp chống rò rỉ, bề mặt nhám, dùng cho gia đình và ngoài trời
Số lượng và đơn vị: 2,400 PCS (24 thùng carton, 100 PCS mỗi thùng)
Đơn giá và tổng giá: USD 6.80 / PC; Tổng giá USD 16,320.00
Điều kiện thương mại: CIF Houston, Incoterms 2020
Nước xuất xứ: China
Phương thức thanh toán: Irrevocable L/C at sight
Nhãn hiệu và số thùng: GHT / HOUSTON / ITEM SL-VF500 / C/NO. 1-24
Tuyên bố và chữ ký: We hereby certify that the contents of this invoice are true and correct. Authorized Signature: _Jack Chen_
Số thư tín dụng: L/C No. LC26US091588, Issuing Bank: Bank of America, N.A., Houston Branch, Issue Date: 2026-08-20
Số hợp đồng: Contract No. SL-GHT-2026-0718
Số bản hóa đơn: 3 original and 3 copies
Thông tin bổ sung: HS Code: 9617001000; Import License No.: US-IMP-2026-77821; Country of Origin Declaration: The goods are of Chinese origin.
Trên đây là ví dụ, việc điền thực tế phải tuân theo yêu cầu của thư tín dụng/hợp đồng/nước nhập khẩu.
【Hóa đơn thương mại - Mẫu điền đầy đủ】
Số hóa đơn và ngày: CI-2026-0915-001 / 2026-09-15
Tên và địa chỉ người bán: Ningbo Sunlink Import & Export Co., Ltd., No. 88 Haishu Road, Yinzhou District, Ningbo, Zhejiang, China, 315100; Tel: +86-574-8823-6677; Tax ID: 91330212MA2AB1234X
Tên và địa chỉ người mua: Global Homeware Trading LLC, 2450 Westheimer Rd, Suite 310, Houston, TX 77098, USA; Tel: +1-713-555-0188; Tax ID: 92-3456789
Mô tả hàng hóa: Bình giữ nhiệt inox, Model SL-VF500, dung tích 500ml, inox 304 hai lớp, nắp chống rò rỉ, bề mặt nhám, dùng cho gia đình và ngoài trời
Số lượng và đơn vị: 2,400 PCS (24 thùng carton, 100 PCS mỗi thùng)
Đơn giá và tổng giá: USD 6.80 / PC; Tổng giá USD 16,320.00
Điều kiện thương mại: CIF Houston, Incoterms 2020
Nước xuất xứ: China
Phương thức thanh toán: Irrevocable L/C at sight
Nhãn hiệu và số thùng: GHT / HOUSTON / ITEM SL-VF500 / C/NO. 1-24
Tuyên bố và chữ ký: We hereby certify that the contents of this invoice are true and correct. Authorized Signature: _Jack Chen_
Số thư tín dụng: L/C No. LC26US091588, Issuing Bank: Bank of America, N.A., Houston Branch, Issue Date: 2026-08-20
Số hợp đồng: Contract No. SL-GHT-2026-0718
Số bản hóa đơn: 3 original and 3 copies
Thông tin bổ sung: HS Code: 9617001000; Import License No.: US-IMP-2026-77821; Country of Origin Declaration: The goods are of Chinese origin.
Trên đây là ví dụ, việc điền thực tế phải tuân theo yêu cầu của thư tín dụng/hợp đồng/nước nhập khẩu.
📥 Tải mẫu Word
Có thể chỉnh sửa sau khi tải. Điền thông tin công ty, chuyển PDF hoặc dùng trực tiếp.
⚠️ Trang này chỉ mang tính tham khảo. Quy định hải quan các nước có thể thay đổi; vui lòng tham khảo thông báo mới nhất của đại lý hải quan địa phương hoặc cơ quan hải quan.