Quản lý khách hàng lập chứng từ

Lập chứng từ quản lý khách hàng (Document Preparation) là khâu cốt lõi trong việc lập chứng từ của nghiệp vụ ngoại thương, chỉ quá trình nhân viên kinh doanh hoặc nhân viên chứng từ chuẩn bị toàn bộ bộ chứng từ xuất khẩu theo yêu cầu đơn hàng, thư tín dụng hoặc hợp đồng của khách hàng. Các tình huống sử dụng bao gồm: xuất trình chứng từ theo thư tín dụng, nhờ thu, chuyển tiền điện tử và các phương thức thanh toán khác, cũng như thủ tục khai báo hải quan, thông quan, thanh toán ngoại hối. Những lưu ý bao gồm: kiểm tra nghiêm ngặt các điều khoản thư tín dụng, đảm bảo chứng từ khớp với thư tín dụng, chứng từ khớp với chứng từ; chú ý tính kịp thời, chính xác và đầy đủ của chứng từ; các quốc gia/khu vực khác nhau có yêu cầu đặc biệt về định dạng chứng từ (như giấy chứng nhận xuất xứ, hóa đơn lãnh sự). Khác biệt với 'kiểm tra chứng từ': lập chứng từ là tạo ra chứng từ, kiểm tra chứng từ là rà soát lại chứng từ đã lập; khác biệt với 'xuất trình chứng từ': xuất trình chứng từ là nộp chứng từ cho ngân hàng hoặc khách hàng, lập chứng từ là bước trước đó. Nắm vững lập chứng từ quản lý khách hàng có thể giảm hiệu quả rủi ro bị từ chối thanh toán, nâng cao hiệu quả thanh toán ngoại hối.