Báo cáo theo dõi

Báo cáo theo dõi (Follow-up Report) là tài liệu giải thích tiến độ mà nhân viên kinh doanh trong lĩnh vực ngoại thương gửi cho khách hàng hoặc nhóm nội bộ định kỳ hoặc không định kỳ sau lần liên lạc đầu tiên, liên quan đến báo giá, mẫu, đơn hàng hoặc ý định của khách hàng đã gửi trước đó. Mục đích cốt lõi là ghi lại lịch sử liên lạc, làm rõ tình trạng hiện tại, đề xuất hành động tiếp theo để thúc đẩy giao dịch thành công hoặc giải quyết vấn đề. Các tình huống sử dụng bao gồm: thăm hỏi khách hàng sau triển lãm, thúc đơn sau báo giá, thu thập phản hồi sau khi gửi mẫu, thông báo tiến độ sản xuất đơn hàng, v.v. Lưu ý: nội dung nên ngắn gọn, khách quan, tránh suy đoán chủ quan; cần ghi rõ thời gian theo dõi, phương thức, phản hồi của khách hàng và các việc cần làm; khác với 'Báo cáo tiến độ' (Progress Report), báo cáo theo dõi tập trung hơn vào việc theo dõi liên tục một khách hàng hoặc yêu cầu cụ thể, chứ không phải toàn bộ tiến độ dự án nội bộ; so với 'Báo cáo bán hàng', nó tập trung hơn vào chi tiết của một hoạt động theo dõi đơn lẻ. Khi viết, nên sử dụng cấu trúc 'Bối cảnh - Hành động - Kết quả - Bước tiếp theo' để khách hàng và nhóm hiểu nhanh.