팔로업 기록(Follow-up Record)은 무역 실무에서 고객, 주문 또는 문의 등에 대해 지속적으로 소통하고 진행 상황을 추적한 서면 또는 전자 기록입니다. 핵심은 '매번 팔로업한 시간, 방식, 내용, 고객 피드백 및 다음 단계 계획'을 기록하여 담당자 교체나 복기 시 근거를 확인할 수 있도록 하는 것입니다. 사용 장면으로는 전시회 고객 팔로업, 견적 후 주문 독촉, 샘플 발송 피드백, 결제 알림, 애프터서비스 문제 처리 등이 있습니다. 주의사항: 1) 기록은 적시에 객관적이고 구체적으로 해야 하며 '고객이 다시 생각해보겠다고 함'과 같은 모호한 표현을 피해야 합니다. 2) '팔로업 기록'과 '고객 파일'을 구분해야 합니다. 전자는 동적인 과정 일지이고 후자는 정적인 고객 기본 정보입니다. 3) '영업 일지'와 달리 팔로업 기록은 하루 업무 전체 요약이 아니라 단일 고객 또는 주문의 종적 진행 상황에 더 초점을 맞춥니다. 4) CRM 시스템을 사용하여 통합 관리하면 팀 협업과 데이터 분석에 유리합니다. 팔로업 기록을 잘 활용하면 전환율을 크게 높이고 기회를 놓치는 것을 방지할 수 있으며, 무역 담당자의 성과 평가에도 중요한 근거가 됩니다.
📝 예문
1. 2025년 3월 10일, 이메일로 미국 고객 Tom에게 A형 견적에 대해 팔로업했고, 고객은 가격이 높다며 10% 할인을 요청했습니다. 이를 기록한 후 3월 12일에 단계별 견적 방안을 제공할 계획입니다. (설명: 시간, 방식, 고객 이의 및 다음 행동 기록)
2. 3월 15일, 전화로 독일 고객 Lisa의 샘플 테스트 결과를 팔로업했고, 고객은 샘플이 합격이지만 포장 수정을 요청했습니다. 기록 후 생산부에 통보했으며 3월 20일에 새 포장 방안을 제공할 예정입니다. (설명: 전화 팔로업 내용, 고객 확인 사항 및 내부 협업 일정 기록)