Đóng đơn hàng

Đóng đơn hàng (Order Closure) là trạng thái chính thức kết thúc vòng đời của đơn hàng ngoại thương sau khi hoàn thành tất cả các quy trình đã thỏa thuận. Nó thường xảy ra khi hàng hóa đã được giao, thanh toán đã được tất toán và không có tranh chấp chưa giải quyết (như khiếu nại, đổi trả). Các tình huống sử dụng bao gồm: đóng đơn hàng thủ công hoặc tự động trong hệ thống ERP, xác nhận hoàn thành đơn hàng với khách hàng, lưu trữ nội bộ. Lưu ý: trước khi đóng cần xác nhận tất cả chứng từ liên quan (như vận đơn, hóa đơn, phiếu đóng gói) đã được lưu trữ, tiền thanh toán cuối cùng đã vào tài khoản và không có khiếu nại về chất lượng; nếu có giao hàng một phần hoặc thanh toán một phần, không nên đóng đơn hàng mà nên đánh dấu là 'hoàn thành một phần' hoặc 'chờ đóng'. Khác với 'Hủy đơn hàng' (Order Cancellation), đóng là hoàn thành bình thường, hủy là chấm dứt giữa chừng; có phần trùng lặp với 'Hoàn thành đơn hàng' (Order Completion), nhưng đóng nhấn mạnh hơn vào việc lưu trữ cuối cùng về hành chính và tài chính, còn hoàn thành tập trung vào việc thực hiện nghiệp vụ đã xong. Phân biệt đúng giúp tránh thao tác nhầm gây hỗn loạn dữ liệu.