Thăm hỏi qua hội nghị truyền hình là phương thức giao tiếp khách hàng mới nổi trong lĩnh vực ngoại thương, chỉ việc thông qua các nền tảng hội nghị truyền hình như Zoom, Teams, Skype để giao lưu âm thanh và hình ảnh trực tiếp với khách hàng nước ngoài, nhằm thay thế hoặc bổ sung cho các chuyến thăm thực địa truyền thống. Các tình huống sử dụng bao gồm: phát triển khách hàng mới, duy trì khách hàng cũ, trình diễn sản phẩm, đàm phán hợp đồng, theo dõi đơn hàng, xử lý khiếu nại, v.v. Lưu ý: cần đặt lịch trước và xác nhận múi giờ, kiểm tra mạng và thiết bị, chuẩn bị nền tảng chuyên nghiệp và tài liệu trình diễn, chú ý trang phục và nghi thức, kiểm soát thời lượng cuộc họp, gửi biên bản tóm tắt kịp thời sau cuộc họp. So với thăm thực địa, thăm qua video có chi phí thấp và hiệu quả cao, nhưng thiếu tương tác trực tiếp và khảo sát tại chỗ; so với giao tiếp qua email/điện thoại, thăm qua video trực quan hơn và tạo cảm giác tin cậy cao hơn, phù hợp cho các thảo luận phức tạp. Điểm khác biệt là: thăm hỏi qua hội nghị truyền hình nhấn mạnh tính chính thức và mục đích của 'chuyến thăm', chứ không phải cuộc gọi đơn thuần.
📝 Ví dụ
1. Chúng tôi dự định thăm khách hàng Đức qua hội nghị truyền hình vào thứ Tư tuần sau, giới thiệu sản phẩm nhà thông minh mới và thảo luận về thỏa thuận đại lý độc quyền. (Giải thích: dùng cho phát triển khách hàng mới và trình diễn sản phẩm)
2. Do hạn chế đi lại vì dịch bệnh, chúng tôi chuyển sang thăm khách hàng cũ qua hội nghị truyền hình, giải quyết thành công tranh chấp chất lượng lô hàng trước và gia hạn hợp đồng năm. (Giải thích: dùng cho duy trì khách hàng và xử lý tranh chấp)
💡 Mẹo ngoại thương
Thuật ngữ ngoại thương là nền tảng của giao tiếp kinh doanh quốc tế
Thông lệ thương mại có thể khác nhau giữa các quốc gia
Khi sử dụng thuật ngữ trong hợp đồng, hãy ghi rõ phiên bản áp dụng (ví dụ: Incoterms 2020)
Với thuật ngữ chưa quen, hãy dùng trợ lý email đa ngôn ngữ của GlobalSync