Đại lý đặt chỗ (booking agent)

Đại lý đặt chỗ (Booking Agent) là đơn vị cung cấp dịch vụ được chủ hàng hoặc đại lý vận tải ủy thác để đặt chỗ (container/chỗ trên máy bay) với người chuyên chở như hãng tàu hoặc hãng hàng không. Nhiệm vụ cốt lõi là căn cứ vào thông tin hàng hóa, lịch tàu/chuyến bay, điểm đến… để yêu cầu và xác nhận chỗ với người chuyên chở, đồng thời phối hợp các khâu tiếp theo như vận đơn (B/L), đóng hàng (stuffing), khai báo hải quan. Tình huống sử dụng thường gặp khi chủ hàng không ký hợp đồng trực tiếp với hãng tàu mà thông qua đại lý đặt chỗ để có giá cước ưu đãi và đảm bảo chỗ. Lưu ý: Đại lý đặt chỗ thường không sở hữu phương tiện vận tải; địa vị pháp lý của họ là người đại diện chứ không phải người chuyên chở, vì vậy chủ hàng cần làm rõ phạm vi trách nhiệm (ví dụ: có chịu trách nhiệm bảo đảm chỗ hay không). Đồng thời cần phân biệt đại lý đặt chỗ với đại lý vận tải (Freight Forwarder) — đơn vị sau có thể cung cấp dịch vụ logistics toàn diện hơn, còn đại lý đặt chỗ tập trung hơn vào việc đặt chỗ. Ngoài ra, vào mùa cao điểm, do chỗ khan hiếm, đại lý đặt chỗ có thể không đảm bảo được mọi yêu cầu đặt chỗ; chủ hàng nên trao đổi trước và ký thỏa thuận bằng văn bản để làm rõ quyền và nghĩa vụ.