Kiểm tra chức năng (Functional Test) là điều khoản quan trọng trong hợp đồng ngoại thương nhằm xác minh hiệu suất sản phẩm, chỉ việc bên mua hoặc tổ chức bên thứ ba kiểm tra xem sản phẩm có đầy đủ các chức năng đã thỏa thuận trong hợp đồng hay không trước hoặc sau khi giao hàng. Thường gặp trong giao dịch các mặt hàng phức tạp như thiết bị cơ khí, sản phẩm điện tử, phần mềm. Các tình huống sử dụng bao gồm: nghiệm thu trước khi xuất xưởng (Pre-shipment Inspection), chạy thử sau khi hàng đến (Commissioning), đánh giá hiệu suất trong thời gian bảo hành chất lượng. Lưu ý: cần làm rõ tiêu chuẩn kiểm tra (như ISO, IEC), môi trường kiểm tra, công cụ kiểm tra, bên chịu trách nhiệm và cách xử lý không đạt; nếu kiểm tra không đạt có thể dẫn đến làm lại, khiếu nại hoặc trả hàng. Khác biệt với 'Kiểm tra chất lượng' (Quality Inspection) là: kiểm tra chức năng tập trung vào khả năng vận hành động của sản phẩm, trong khi kiểm tra chất lượng quan tâm hơn đến các chỉ số tĩnh như ngoại quan, kích thước, vật liệu. Khác biệt với 'Kiểm tra hiệu suất' (Performance Test) là: kiểm tra chức năng xác minh 'có thể thực hiện được một chức năng nào đó hay không', kiểm tra hiệu suất đo lường 'thực hiện tốt đến mức nào' (như tốc độ, độ chính xác). Người làm ngoại thương nên chi tiết hóa điều khoản kiểm tra chức năng trong hợp đồng để tránh tranh chấp do tiêu chuẩn mơ hồ.
📝 Ví dụ
1. Theo Điều 5 của hợp đồng, bên bán phải hoàn thành toàn bộ kiểm tra chức năng thiết bị trước khi giao hàng và cung cấp cho bên mua báo cáo kiểm tra do tổ chức kiểm định bên thứ ba cấp. (Giải thích: làm rõ nghĩa vụ kiểm tra chức năng trước khi giao hàng và yêu cầu báo cáo)
2. Bên mua sau khi nhận hàng phải tiến hành kiểm tra chức năng trong vòng 7 ngày, nếu phát hiện bất kỳ chức năng nào không phù hợp với thông số kỹ thuật thì có quyền yêu cầu bên bán sửa chữa hoặc thay thế miễn phí. (Giải thích: quy định thời hạn kiểm tra chức năng sau khi hàng đến và biện pháp khắc phục vi phạm)
💡 Mẹo ngoại thương
Thuật ngữ ngoại thương là nền tảng của giao tiếp kinh doanh quốc tế
Thông lệ thương mại có thể khác nhau giữa các quốc gia
Khi sử dụng thuật ngữ trong hợp đồng, hãy ghi rõ phiên bản áp dụng (ví dụ: Incoterms 2020)
Với thuật ngữ chưa quen, hãy dùng trợ lý email đa ngôn ngữ của GlobalSync