Danh sách thanh toán đơn hàng

Danh sách thanh toán đơn hàng (Payment List) là tài liệu chi tiết trong giao dịch ngoại thương, do bên bán hoặc bên mua lập theo yêu cầu hợp đồng hoặc đơn hàng, liệt kê từng khoản phải trả, số tiền, điều kiện thanh toán, ngày đến hạn, v.v. Nó thường được sử dụng trong các phương thức thanh toán như thư tín dụng, chuyển tiền điện tử, nhờ thu, làm căn cứ để đôn đốc thanh toán, đối chiếu hoặc yêu cầu thanh toán. Các tình huống sử dụng bao gồm: bên bán gửi danh sách thanh toán cho bên mua sau khi giao hàng để nhắc nhở thanh toán; bên mua cần kiểm tra danh sách khi phê duyệt thanh toán nội bộ; ngân hàng có thể yêu cầu xuất trình khi xử lý chứng từ theo thư tín dụng. Lưu ý: danh sách phải khớp chặt chẽ với hợp đồng, hóa đơn, vận đơn, v.v., tránh sai sót về số tiền, loại tiền tệ, thời hạn; nếu thanh toán theo từng đợt, cần ghi rõ lô hàng hoặc cột mốc tương ứng với từng khoản. Khác biệt với hóa đơn (Invoice): hóa đơn là chứng từ thu tiền hợp pháp, còn danh sách thanh toán là công cụ quản lý nội bộ hoặc hỗ trợ đối chiếu, không có hiệu lực pháp lý như hóa đơn. Khác biệt với bảng sao kê (Statement): bảng sao kê phản ánh tổng hợp giao dịch trong quá khứ, còn danh sách thanh toán tập trung hơn vào kế hoạch các khoản phải trả trong tương lai.