Hợp đồng chất lượng đảm bảo lưu trữ phòng biểu

Biểu mẫu Phòng Lưu trữ Bảo đảm Chất lượng Hợp đồng (Contract Quality Guarantee Filing Room Form) là biểu mẫu chuyên dụng được sử dụng trong nội bộ doanh nghiệp ngoại thương để quản lý việc lưu trữ tài liệu bảo đảm chất lượng, thường do bộ phận kiểm tra chất lượng hoặc chứng từ điền, ghi lại vị trí lưu trữ, số hiệu, ngày tháng và người chịu trách nhiệm của các tài liệu như giấy bảo đảm chất lượng, báo cáo kiểm nghiệm, giấy chứng nhận hợp quy theo hợp đồng. Các tình huống sử dụng bao gồm: sau khi giao sản phẩm xuất khẩu, phân loại và lưu trữ tài liệu liên quan đến bảo đảm chất lượng theo hợp đồng để phục vụ cho khiếu nại của khách hàng sau này, truy xuất hậu mãi hoặc kiểm tra kiểm toán. Lưu ý: Biểu mẫu này không phải là thuật ngữ tiêu chuẩn quốc tế mà là công cụ quản lý nội bộ doanh nghiệp, các công ty khác nhau có thể đặt tên khác nhau; cần phân biệt với 'Giấy bảo đảm chất lượng' (Quality Guarantee Certificate), vì cái sau là tài liệu chính thức gửi cho khách hàng, còn biểu mẫu phòng lưu trữ là chỉ mục nội bộ; khi điền cần đảm bảo số hợp đồng, phiên bản tài liệu, số phòng lưu trữ chính xác để tránh nhầm lẫn. Khác với 'Biểu mẫu lưu trữ hợp đồng' ở chỗ, cái trước chỉ đề cập đến tài liệu bảo đảm chất lượng, cái sau bao gồm tất cả tài liệu hợp đồng.