Hợp đồng - Hệ thống đảm bảo chất lượng - Phòng - Bảng biểu

「Bảng phòng hệ thống đảm bảo chất lượng hợp đồng」 là một bảng phụ lục chuyên biệt về hệ thống đảm bảo chất lượng trong hợp đồng ngoại thương, thường được dịch sang tiếng Anh là Contract Quality Guarantee System Room Form. Đây không phải là thuật ngữ thương mại độc lập mà là một trong các phụ lục hợp đồng, dùng để làm rõ các yêu cầu về cơ cấu tổ chức, phân công trách nhiệm, quy trình kiểm tra, lưu giữ hồ sơ và xử lý sản phẩm không phù hợp của hệ thống đảm bảo chất lượng của bên bán. Ngữ cảnh sử dụng chủ yếu là thiết bị lớn, dự án trọn gói hoặc hợp đồng cung cấp dài hạn, khi bên mua yêu cầu bên bán cung cấp tài liệu hệ thống đảm bảo chất lượng và dùng làm căn cứ thực hiện hợp đồng. Lưu ý: Bảng này cần nhất quán với điều khoản chất lượng của hợp đồng chính, tránh nhầm lẫn với Incoterms hoặc tiêu chuẩn kiểm tra (như ISO 9001); nội dung phải cụ thể và có thể thực hiện được, nếu không dễ phát sinh tranh chấp chất lượng. Khác biệt với điều khoản đảm bảo chất lượng thông thường là nó nhấn mạnh hơn vào hình thức 'hệ thống' và 'bảng phòng', tức là trình bày các điểm kiểm soát chất lượng dưới dạng bảng biểu, trực quan để hai bên dễ dàng kiểm tra và truy xuất. Người làm ngoại thương cần đảm bảo bảng này được hai bên ký xác nhận và dùng làm căn cứ nghiệm thu và khiếu nại.