Bảng quản lý đảm bảo chất lượng hợp đồng

Bảng quản lý đảm bảo chất lượng hợp đồng (Contract Quality Guarantee Management Form) là tài liệu quản lý nội bộ dùng để ghi chép và quản lý một cách hệ thống việc thực hiện các điều khoản đảm bảo chất lượng trong hợp đồng ngoại thương. Thường do bộ phận quản lý chất lượng của nhà xuất khẩu hoặc nhà nhập khẩu điền, bao gồm các thông tin chính như thông số kỹ thuật sản phẩm, tiêu chuẩn kiểm tra, phương pháp lấy mẫu, xử lý hàng không đạt, phân chia trách nhiệm chất lượng và quy trình khiếu nại. Các tình huống sử dụng bao gồm: phân tách và theo dõi các điều khoản đảm bảo chất lượng sau khi ký hợp đồng, giám sát chất lượng trong quá trình sản xuất, kiểm tra trước khi xuất hàng và xử lý khiếu nại khách hàng. Lưu ý: Bảng này cần nhất quán với nội dung hợp đồng, phụ lục kỹ thuật và báo cáo kiểm tra, tránh xung đột điều khoản; đồng thời cần xác định rõ quyền phê duyệt của cấp quản lý và tần suất cập nhật. Khác biệt với các thuật ngữ khác: Nó khác với 'Giấy chứng nhận đảm bảo chất lượng' (Quality Guarantee Certificate), vì sau là văn bản cam kết đơn phương, còn bảng này là công cụ quản lý động; cũng khác với 'Báo cáo kiểm tra' (Inspection Report), vì bảng này tập trung vào kiểm soát quy trình chứ không phải kết quả kiểm tra đơn lẻ. Người làm ngoại thương cần đảm bảo bảng này có thể truy xuất trong suốt quá trình thực hiện hợp đồng để giảm thiểu rủi ro tranh chấp chất lượng.