Mẫu phê duyệt bảo đảm chất lượng hợp đồng (Contract Quality Guarantee Approval Form) là tài liệu chính thức dùng để xác nhận và phê duyệt các điều khoản bảo đảm chất lượng trong hợp đồng ngoại thương. Nó thường được bên mua hoặc tổ chức kiểm định do bên mua chỉ định điền và ký sau khi nhận được kế hoạch bảo đảm chất lượng, báo cáo kiểm tra hoặc mẫu do bên bán cung cấp, thể hiện sự công nhận đối với hệ thống bảo đảm chất lượng của bên bán. Các tình huống sử dụng bao gồm: mua sắm thiết bị lớn, thỏa thuận cung cấp dài hạn, đơn hàng sản phẩm tùy chỉnh, v.v. Bên mua yêu cầu bên bán nộp tài liệu bảo đảm chất lượng trước khi nghiệm thu sơ bộ hoặc nghiệm thu cuối cùng, sau khi xem xét thì ký mẫu này. Lưu ý: Mẫu này phải tương ứng chặt chẽ với các điều khoản bảo đảm chất lượng trong hợp đồng (như thời hạn bảo hành, tiêu chuẩn kiểm tra, điều kiện khiếu nại); sau khi ký được coi là bên mua xác nhận tình trạng bảo đảm chất lượng hiện tại, nhưng không miễn trừ trách nhiệm tiếp theo của bên bán trong thời hạn bảo hành; nếu bên mua không ký, có thể ảnh hưởng đến việc thanh toán số tiền còn lại hoặc tiến độ giao hàng. Khác với 'Giấy chứng nhận kiểm tra chất lượng', loại sau chỉ chứng minh một lô hàng đạt yêu cầu, còn mẫu này tập trung vào việc phê duyệt năng lực bảo đảm chất lượng tổng thể của bên bán; khác với 'Biên bản nghiệm thu', biên bản nghiệm thu áp dụng cho việc giao hàng cụ thể, còn mẫu này áp dụng cho phê duyệt trước đối với hệ thống bảo đảm chất lượng.
📝 Ví dụ
1. Bên bán cần gửi kế hoạch bảo đảm chất lượng cho bên mua xem xét trước khi giao hàng, sau khi bên mua xác nhận không có sai sót thì ký Mẫu phê duyệt bảo đảm chất lượng hợp đồng, làm điều kiện tiên quyết để thanh toán tiền tạm ứng. (Giải thích: Mẫu này là điều kiện thanh toán, nhấn mạnh chức năng phê duyệt của nó.)
2. Do bên mua không ký Mẫu phê duyệt bảo đảm chất lượng hợp đồng kịp thời, khiến bên bán không thể sắp xếp sản xuất, hai bên thương lượng gia hạn thời hạn ký thêm một tuần. (Giải thích: Thể hiện hậu quả của việc không ký và cách xử lý thương lượng.)
💡 Mẹo ngoại thương
Thuật ngữ ngoại thương là nền tảng của giao tiếp kinh doanh quốc tế
Thông lệ thương mại có thể khác nhau giữa các quốc gia
Khi sử dụng thuật ngữ trong hợp đồng, hãy ghi rõ phiên bản áp dụng (ví dụ: Incoterms 2020)
Với thuật ngữ chưa quen, hãy dùng trợ lý email đa ngôn ngữ của GlobalSync