Phòng Đảm bảo Chất lượng Hợp đồng

Bộ phận Bảo đảm Chất lượng Hợp đồng (Contract Quality Guarantee Department) là cơ quan hoặc bộ phận chuyên trách trong hợp đồng ngoại thương chịu trách nhiệm giám sát, quản lý và đảm bảo sản phẩm hoặc dịch vụ đáp ứng tiêu chuẩn chất lượng đã thỏa thuận. Nhiệm vụ cốt lõi bao gồm: xây dựng kế hoạch bảo đảm chất lượng, thực hiện kiểm tra và thử nghiệm, xử lý khiếu nại về chất lượng, điều phối việc trả lại/đổi hàng hoặc bồi thường, và đảm bảo các điều khoản chất lượng trong hợp đồng được thực thi. Thường được sử dụng trong các hợp đồng thiết bị lớn, dự án kỹ thuật hoặc cung cấp dài hạn; bên mua hoặc bên bán có thể thành lập bộ phận này để giảm thiểu rủi ro chất lượng. Lưu ý: Bộ phận này thường độc lập với bộ phận sản xuất hoặc kinh doanh để đảm bảo tính công bằng; quyền hạn và quy trình của nó cần được quy định rõ ràng trong hợp đồng, tránh nhầm lẫn với bộ phận QC (kiểm soát chất lượng) — QC tập trung vào hoạt động kiểm tra cụ thể, trong khi bộ phận bảo đảm chất lượng tập trung hơn vào quản lý hệ thống và thực thi hợp đồng. Khác biệt với 'bộ phận kiểm tra chất lượng' ở chỗ bộ phận sau chỉ chịu trách nhiệm kiểm tra, không gánh vác trách nhiệm bảo đảm ở cấp hợp đồng. Ngoài ra, các chứng từ do bộ phận này cấp thường được dùng làm căn cứ cho khiếu nại hoặc trọng tài, do đó cần chú ý đến hiệu lực chữ ký và con dấu.