Số hợp đồng

Số hợp đồng (Contract Number) là sự kết hợp chữ và số dùng để nhận diện duy nhất một hợp đồng cụ thể trong hợp đồng ngoại thương, thường do bên bán hoặc bên mua lập trước khi ký kết hợp đồng và xuất hiện trên trang đầu của hợp đồng, hóa đơn chiếu lệ, thư tín dụng, vận đơn, tờ khai hải quan và tất cả các chứng từ liên quan. Vai trò cốt lõi là đảm bảo các bên giao dịch có thể chỉ chính xác cùng một hợp đồng trong các giao tiếp, thực hiện, thanh toán và xử lý tranh chấp sau này, tránh nhầm lẫn. Các tình huống sử dụng bao gồm: khi mở thư tín dụng cần ghi rõ số hợp đồng, khi lập chứng từ cần khớp với hợp đồng, khi khiếu nại hoặc đối chiếu cần trích dẫn. Lưu ý: số phải duy nhất, ngắn gọn, khó trùng lặp và nhất quán trong toàn bộ quy trình giao dịch; nếu hợp đồng được sửa đổi, nên sử dụng cùng số kèm số phiên bản hoặc số phụ lục. Khác với 'Số đơn hàng (Order Number)': số hợp đồng tương ứng với hợp đồng chính thức, số đơn hàng tương ứng với đơn đặt hàng, hai số có thể khác nhau; khác với 'Số hóa đơn': số hóa đơn là số chứng từ thanh toán cho từng lần, số hợp đồng là cơ sở của giao dịch.