査定書類

理赔档案（Settlement File）とは、外国貿易業務においてクレームや損害賠償の処理を行う際に作成される専用の文書一式である。通常、クレームレター、検査報告書、保険証券、輸送書類、売買契約書、往復メール、賠償計算の根拠、最終的な賠償支払証憑などを含む。主な使用場面は、貨物の損傷、数量不足、遅延納入、信用状の不符点などによって生じるクレームおよび賠償処理のプロセスである。注意事項：理赔档案は完全で、真実性があり、追跡可能でなければならず、また元の取引档案とは分けて管理し、混同を避ける必要がある。同時に、異なる立場（保険会社、運送人、売主など）によって理赔档案の内容の重点が異なることに注意する必要がある。「クレーム档案」と比較すると、理赔档案は賠償処理段階により重点を置き、クレーム档案はクレーム請求の提出段階に重点を置く。また、「取引档案」と比較すると、理赔档案は取引档案の中で紛争により派生した専門的なサブ档案である。外国貿易従事者は、紛争解決、監査、または訴訟において迅速に証拠を提供できるよう、標準化された理赔档案管理制度を構築すべきである。