Sổ cái quản lý khách hàng

Sổ quản lý khách hàng (Customer Ledger) là tài liệu quản lý nội bộ mà doanh nghiệp ngoại thương sử dụng để ghi chép một cách hệ thống tất cả các giao dịch, tình hình thanh toán, số dư nợ và hạn mức tín dụng của từng khách hàng. Khác với sổ nhật ký bán hàng, nó nhấn mạnh hơn vào việc tổng hợp và theo dõi theo chiều khách hàng, thường được dùng để đối chiếu tài chính, kiểm soát tín dụng và duy trì quan hệ khách hàng. Các tình huống sử dụng bao gồm: định kỳ đối chiếu sổ sách với khách hàng, đánh giá rủi ro tín dụng khách hàng, thu hồi nợ quá hạn, xây dựng chiến lược bán hàng, v.v. Lưu ý: cần cập nhật theo thời gian thực từng đơn hàng, hóa đơn, thanh toán và hàng trả lại để đảm bảo số dư chính xác; cần phân biệt tiền tạm ứng, khoản phải thu và hạn mức tín dụng; tránh nhầm lẫn với Sổ cái tổng hợp (General Ledger), vì sổ cái tổng hợp phân loại theo tài khoản kế toán, còn sổ khách hàng phân loại theo khách hàng. Khác với 'Bảng phân tích tuổi nợ phải thu', sổ khách hàng cung cấp bức tranh toàn cảnh về khách hàng, trong khi bảng tuổi nợ tập trung vào phân tích quá hạn.