Luân phiên người điều phối thư điện tử

Người chủ trì luân phiên email (Rotation Host) là một cơ chế phối hợp mà các đội ngũ ngoại thương sử dụng trong việc theo dõi email khách hàng, chỉ việc các thành viên trong nhóm lần lượt đảm nhận vai trò người chủ trì giao tiếp qua email theo thứ tự đã định, chịu trách nhiệm điều phối việc soạn thảo, trả lời email, phân công nhiệm vụ và theo dõi tiến độ. Cơ chế này thường được dùng khi nhiều người cùng duy trì một khách hàng hoặc một dự án, nhằm tránh tình trạng trách nhiệm không rõ ràng, trả lời chậm trễ hoặc bỏ sót thông tin. Các lưu ý bao gồm: chu kỳ luân phiên cần rõ ràng (ví dụ: hàng tuần hoặc theo từng đơn hàng), người chủ trì cần kịp thời đồng bộ tóm tắt email và các việc cần làm, đảm bảo bàn giao đầy đủ; đồng thời cần phân biệt với 'người phụ trách email' (đầu mối liên hệ cố định) và 'người nhận bản sao email' (chỉ để biết), người chủ trì luân phiên nhấn mạnh hơn vào việc điều phối tạm thời và hợp tác nhóm. Thuật ngữ này không phải là thuật ngữ ngoại thương tiêu chuẩn mà là thuật ngữ quản lý nội bộ doanh nghiệp, thường thấy ở các cá nhân ngoại thương SOHO hoặc các đội nhóm ngoại thương vừa và nhỏ.