Tên miền email (Email Domain) là phần sau ký hiệu '@' trong địa chỉ email, ví dụ 'company.com'. Trong hoạt động ngoại thương, nó liên quan trực tiếp đến tên miền website chính thức của doanh nghiệp, là căn cứ quan trọng để khách hàng nhận biết tính chính quy và chuyên nghiệp của công ty. Các tình huống sử dụng bao gồm: gửi thư chào hàng, trả lời thư hỏi hàng của khách, trao đổi báo giá và hợp đồng, v.v. Lưu ý: 1) Nên sử dụng email doanh nghiệp có tên miền riêng của công ty (ví dụ sales@yourcompany.com), tránh dùng email miễn phí (như gmail.com, hotmail.com), nếu không dễ bị khách hàng coi là không chuyên nghiệp hoặc email lừa đảo; 2) Tên miền nên ngắn gọn, dễ nhớ và nhất quán với thương hiệu công ty; 3) Cần cấu hình các bản ghi DNS như SPF, DKIM để tránh email bị đánh dấu là thư rác; 4) Khác với 'địa chỉ email', tên miền email nhấn mạnh danh tính tổ chức chứ không phải người nhận cụ thể. Trong ngoại thương, một tên miền email ổn định và đáng tin cậy có thể nâng cao đáng kể độ tin cậy của khách hàng và tỷ lệ phản hồi.
📝 Ví dụ
1. Vui lòng sử dụng tên miền email chính thức của công ty chúng tôi (@abc-trading.com) để gửi báo giá, không dùng email cá nhân để tránh khách hàng nghi ngờ tính xác thực. (Giải thích: Nhấn mạnh ảnh hưởng của tên miền email doanh nghiệp đến lòng tin của khách hàng)
2. Khách hàng phản hồi rằng tên miền email của chúng tôi đã bị đưa vào danh sách đen, khiến tất cả thư chào hàng đều vào thùng rác, cần liên hệ bộ phận IT kiểm tra bản ghi SPF. (Giải thích: Vấn đề uy tín tên miền email gây cản trở giao tiếp ngoại thương)
💡 Mẹo ngoại thương
Thuật ngữ ngoại thương là nền tảng của giao tiếp kinh doanh quốc tế
Thông lệ thương mại có thể khác nhau giữa các quốc gia
Khi sử dụng thuật ngữ trong hợp đồng, hãy ghi rõ phiên bản áp dụng (ví dụ: Incoterms 2020)
Với thuật ngữ chưa quen, hãy dùng trợ lý email đa ngôn ngữ của GlobalSync