Quy trình đổi hàng

Quy trình đổi hàng (Exchange Process) là thủ tục vận hành trong thương mại quốc tế, khi hàng hóa không đúng chất lượng, sai quy cách, hư hỏng do vận chuyển, hai bên mua bán thương lượng để trả lại hàng gốc và đổi thành hàng đạt chuẩn. Thường gặp trong khâu hậu mãi B2B hoặc B2C, bao gồm các bước trả hàng, kiểm tra, gửi lại hàng, xử lý thuế quan và chịu chi phí. Tình huống sử dụng: bên mua nhận hàng lỗi yêu cầu đổi hàng, bên bán chủ động thu hồi lô hàng lỗi. Lưu ý: cần xác định rõ điều kiện kích hoạt đổi hàng (như báo cáo kiểm định), thời hạn, bên chịu phí vận chuyển và thuế quan (thường do bên có trách nhiệm chịu); việc đổi hàng có thể ảnh hưởng đến thư tín dụng, thanh toán ngoại hối và hoàn thuế của đơn hàng gốc, cần kịp thời sửa đổi chứng từ liên quan. Khác với Trả hàng (Return): trả hàng chỉ trả không đổi, có thể chấm dứt giao dịch; đổi hàng duy trì quan hệ hợp đồng, thay thế bằng hàng đạt chuẩn. Khác với Sửa chữa (Repair): sửa chữa là khắc phục hàng gốc, đổi hàng là thay thế hàng mới. Người hành nghề nên ký thỏa thuận đổi hàng, lưu giữ hồ sơ liên lạc và chú ý yêu cầu giám sát của hải quan đối với việc vận chuyển trả lại và đổi hàng (như cung cấp chứng nhận chưa hoàn thuế).