Yêu cầu trả hàng

Yêu cầu trả hàng (Return Request) trong thương mại quốc tế thường xuất hiện dưới hình thức RMA (Return Merchandise Authorization), chỉ việc bên mua sau khi nhận hàng, vì lý do chất lượng không đúng, thiếu số lượng, giao sai, hư hỏng hoặc lý do thị trường, chính thức đề nghị bên bán trả lại hàng hóa và yêu cầu hoàn tiền, đổi hàng hoặc sửa chữa bằng văn bản. Các tình huống sử dụng bao gồm: bên mua phát hiện vấn đề sau khi nhận hàng, trong thời hạn trả hàng quy định trong hợp đồng (ví dụ 30 ngày) gửi đơn RMA cho bên bán; bên bán xem xét và quyết định có chấp thuận hay không, có thể cung cấp số ủy quyền trả hàng. Lưu ý: 1) Phải có sự đồng ý bằng văn bản của bên bán (số RMA) trước khi trả hàng, nếu không có thể bị từ chối nhận; 2) Cần làm rõ lý do trả hàng, trách nhiệm thuộc về ai (ví dụ vấn đề chất lượng do bên bán chịu phí vận chuyển, do lý do bên mua thì bên mua chịu); 3) Chú ý thời hạn trả hàng, yêu cầu đóng gói, tài liệu kèm theo (như hóa đơn, số RMA); 4) Phân biệt với 'Khiếu nại' (Claim): yêu cầu trả hàng tập trung vào việc trả lại hàng hóa, khiếu nại có thể liên quan đến bồi thường nhưng không nhất thiết phải trả hàng; phân biệt với 'Đổi hàng' (Replacement): yêu cầu trả hàng có thể dẫn đến hoàn tiền hoặc đổi hàng, nhưng đổi hàng là kết quả chứ không phải bản thân yêu cầu. Sử dụng RMA đúng cách có thể giảm tranh chấp, bảo vệ quyền lợi cả hai bên.