Xếp nhầm hàng (Wrong Shipment) là tình huống trong khâu logistics thương mại quốc tế mà hàng hóa thực tế được xếp lên không khớp với tên hàng, quy cách, số lượng, điểm đến hoặc người nhận hàng được ghi trên vận đơn, phiếu đóng gói, hợp đồng và các chứng từ khác. Các tình huống thường gặp bao gồm: kho dán nhãn sai dẫn đến gửi sai model, nhân viên giao nhận thao tác nhầm khiến hàng của các đơn hàng khác nhau bị xếp lẫn, hoặc gửi nhầm đến cảng khác thay vì cảng đích. Xếp nhầm hàng khác với “xếp thiếu” (Short Shipment, thiếu số lượng) và “xếp thừa” (Over Shipment, thừa số lượng), vì hai trường hợp sau nhấn mạnh đến sai lệch số lượng, còn xếp nhầm hàng nhấn mạnh đến bản thân hàng hóa bị sai. Sau khi xảy ra xếp nhầm hàng, thường cần thông báo ngay cho khách hàng và người chuyên chở, sắp xếp vận chuyển trả lại, chuyển tải hoặc gửi bù, và có thể phát sinh thêm cước phí vận chuyển, phí lưu bãi và bồi thường vi phạm hợp đồng. Lưu ý: bên xuất khẩu nên kiểm tra kỹ nhãn hiệu, số container và bản sao vận đơn trước khi đóng container; nếu thanh toán bằng thư tín dụng, xếp nhầm hàng có thể dẫn đến chứng từ không khớp và ngân hàng từ chối thanh toán. Nên mua bảo hiểm “gửi nhầm/gửi sai” hoặc làm rõ phân chia trách nhiệm với đơn vị giao nhận để giảm thiểu rủi ro.
📝 Ví dụ
1. Chúng tôi nhận được khiếu nại từ khách hàng rằng container đến cảng tuần này toàn là model A, nhưng đơn hàng yêu cầu model B, rõ ràng là do kho xếp nhầm hàng, hãy ngay lập tức sắp xếp gửi bù hàng đúng và chịu chi phí vận chuyển hàng không. (Giải thích: xếp nhầm hàng khiến khách nhận sai model, cần gửi bù khẩn cấp và chịu chi phí)
2. Do đơn vị giao nhận xếp nhầm khi ghép hàng lẻ, hàng gửi đến Los Angeles lại được vận chuyển đến cảng Long Beach, chúng tôi buộc phải trả thêm chi phí vận chuyển nội địa và phí lưu bãi, đồng thời xin khách hàng gia hạn thời gian xuất trình chứng từ thư tín dụng. (Giải thích: xếp nhầm đến cảng sai, phát sinh chi phí thêm và ảnh hưởng đến thanh toán thư tín dụng)
💡 Mẹo ngoại thương
Thuật ngữ ngoại thương là nền tảng của giao tiếp kinh doanh quốc tế
Thông lệ thương mại có thể khác nhau giữa các quốc gia
Khi sử dụng thuật ngữ trong hợp đồng, hãy ghi rõ phiên bản áp dụng (ví dụ: Incoterms 2020)
Với thuật ngữ chưa quen, hãy dùng trợ lý email đa ngôn ngữ của GlobalSync