Контроль документов

Контроль документов (Document Control) во внешней торговле относится к процессу систематического управления созданием, проверкой, распространением, пересмотром, архивированием и хранением торговых документов с целью обеспечения их точности, полноты, своевременности и прослеживаемости. Сценарии использования включают управление версиями и оборотом таких документов, как контракты, счета-фактуры, упаковочные листы, коносаменты, сертификаты о происхождении, сертификаты качества, аккредитивы. Меры предосторожности: необходимо установить правила нумерации документов и записи версий, четко определить полномочия по утверждению, чтобы предотвратить использование устаревших документов; при работе с аккредитивами содержание документов должно строго соответствовать условиям аккредитива, любые изменения требуют повторной проверки. Отличие от «управления документами (документами)» заключается в том, что контроль документов больше акцентирует процессный контроль и прослеживаемость версий, тогда как управление документами сосредоточено на подготовке и представлении документов; по сравнению с «управлением документацией (Document Management)» контроль документов более ориентирован на соблюдение торговых норм и предотвращение рисков. Хороший контроль документов позволяет уменьшить споры, ускорить таможенное оформление и расчеты.