Cân đối thanh toán đơn hàng (Payment Balancing) là việc trong giao dịch ngoại thương, số tiền bên mua thanh toán hoàn toàn khớp với số tiền đơn hàng bên bán phải thu, đạt được việc tất toán sổ sách. Nó thường xuất hiện sau khi thanh toán trước, thanh toán cuối kỳ hoặc thanh toán bằng thư tín dụng, hai bên đối chiếu sao kê ngân hàng và hóa đơn để xác nhận không có chênh lệch. Các tình huống sử dụng bao gồm: tất toán khoản thanh toán cuối kỳ của đơn hàng, phân bổ sau khi gộp thanh toán nhiều đơn hàng, thanh toán cuối cùng sau khi điều chỉnh hoàn tiền hoặc chiết khấu. Lưu ý: cần chú ý đến biến động tỷ giá, bên chịu phí ngân hàng, rủi ro chưa cân đối do thanh toán một phần; sau khi cân đối nên xuất xác nhận bằng văn bản để tránh tranh chấp sau này. Khác với 'Thanh toán đã tất toán' (Payment Settled), cân đối thanh toán nhấn mạnh quá trình đối chiếu sổ sách chứ không chỉ hành động thanh toán; so với 'Đối chiếu' (Reconciliation), cân đối thanh toán tập trung hơn vào kết quả - sổ sách cân bằng. Người làm ngoại thương nên cân đối định kỳ để đảm bảo khoản phải thu chính xác, giảm rủi ro nợ khó đòi.
📝 Ví dụ
1. Sau khi bên mua thanh toán 30% tiền trước, chúng tôi kiểm tra giấy báo ngân hàng, xác nhận cân đối thanh toán đơn hàng, sau đó sắp xếp sản xuất. (Giải thích việc kiểm tra cân đối sau khi tiền trước vào tài khoản)
2. Do ngân hàng trừ 20 USD phí, dẫn đến chưa cân đối, chúng tôi yêu cầu bên mua bổ sung phần chênh lệch để hoàn thành cân đối thanh toán đơn hàng. (Giải thích cần bổ sung chênh lệch do phí)
💡 Mẹo ngoại thương
Thuật ngữ ngoại thương là nền tảng của giao tiếp kinh doanh quốc tế
Thông lệ thương mại có thể khác nhau giữa các quốc gia
Khi sử dụng thuật ngữ trong hợp đồng, hãy ghi rõ phiên bản áp dụng (ví dụ: Incoterms 2020)
Với thuật ngữ chưa quen, hãy dùng trợ lý email đa ngôn ngữ của GlobalSync