Đối chiếu thanh toán đơn hàng

Hủy thanh toán đơn hàng (Payment Cancellation) là thao tác mà bên mua hoặc bên bán thực hiện việc bù trừ hoặc hủy bỏ một khoản thanh toán đã được ghi nhận trong hoạt động ngoại thương. Thường xảy ra trong các trường hợp như thanh toán sai, thanh toán trùng lặp, hủy đơn hàng, trả hàng hoàn tiền hoặc ngân hàng trả lại khoản tiền. Các tình huống sử dụng bao gồm: phát hiện ghi nhận sai khoản tiền khi đối chiếu tài chính, bên mua yêu cầu hoàn tiền, ngân hàng trả lại khoản tiền do thông tin không khớp, v.v. Lưu ý: Việc hủy cần có chứng từ gốc và xác nhận của cả hai bên, tránh thao tác đơn phương gây tranh chấp; sau khi hủy cần cập nhật kịp thời khoản phải thu và trạng thái đơn hàng, đồng thời thông báo cho các bộ phận liên quan; nếu liên quan đến ngoại hối còn phải tuân thủ quy định của cơ quan quản lý ngoại hối. Khác với 'bù trừ thanh toán', hủy nhấn mạnh hơn việc loại bỏ bản ghi đó khỏi sổ sách, trong khi bù trừ có thể chỉ thực hiện bút toán đảo ngược. Khác với 'hoàn tiền', hoàn tiền là việc thực tế trả lại tiền, còn hủy là xử lý kế toán, có thể không liên quan đến dòng tiền. Người làm ngoại thương nên đảm bảo việc hủy có căn cứ để tra cứu, phòng ngừa rủi ro thuế và kiểm toán.