Phê duyệt thanh toán đơn hàng

Phê duyệt thanh toán đơn hàng (Payment Approval) là quy trình quan trọng mà bộ phận tài chính và kinh doanh nội bộ của doanh nghiệp ngoại thương xem xét và phê duyệt thanh toán của khách hàng. Nó thường xảy ra sau khi khách hàng thanh toán tiền tạm ứng, tiền cuối hoặc tiền theo thư tín dụng theo hợp đồng, doanh nghiệp cần xác nhận tiền đã vào tài khoản, số tiền chính xác, loại tiền tệ đúng và đối chiếu với đơn hàng/hợp đồng. Các tình huống sử dụng: thanh toán lần đầu của khách hàng mới, thanh toán theo đợt cho đơn hàng lớn, thu tiền sau khi xuất trình chứng từ thư tín dụng, và thanh toán phức tạp có hoa hồng hoặc chiết khấu. Lưu ý: cần phân biệt với 'Xác nhận thanh toán (Payment Confirmation)' — phê duyệt nhấn mạnh ủy quyền nội bộ và kiểm soát rủi ro, xác nhận tập trung thông báo cho khách hàng rằng tiền đã được nhận; đồng thời phân biệt với 'Phê duyệt tín dụng (Credit Approval)', cái sau liên quan đến hạn mức tín dụng mua chịu của khách hàng. Phê duyệt không kịp thời có thể dẫn đến chậm giao hàng, khách hàng không hài lòng hoặc tổn thất tỷ giá. Doanh nghiệp nên thiết lập cấp quyền phê duyệt, xác định thời hạn rõ ràng và tích hợp với hệ thống ERP để đảm bảo dòng tiền và dòng đơn hàng khớp nhau.