Quy trình thanh toán đơn hàng (Payment Process) chỉ toàn bộ các bước luân chuyển vốn trong giao dịch ngoại thương từ khi bên mua đặt hàng đến khi bên bán nhận đủ tiền, thường bao gồm các giai đoạn như tiền tạm ứng (đặt cọc), thanh toán trước khi giao hàng, thanh toán khi xuất trình bản sao vận đơn, thanh toán số dư cuối cùng. Các tình huống sử dụng bao gồm các phương thức thanh toán như thư tín dụng (L/C), điện chuyển tiền (T/T), nhờ thu (D/P, D/A) và bán chịu (O/A). Lưu ý: cần ghi rõ trong hợp đồng từng mốc thanh toán, tỷ lệ, loại tiền tệ và trách nhiệm chi phí ngân hàng; cảnh giác với việc bên mua lấy lý do quy trình thanh toán để trì hoãn hoặc từ chối thanh toán; rủi ro khác nhau lớn giữa các phương thức thanh toán, ví dụ T/T trả trước có lợi cho bên bán, O/A có lợi cho bên mua. Khác biệt với 'Điều khoản thanh toán' (Payment Terms) là: điều khoản thanh toán tập trung vào các điều khoản quy định khi nào và bằng cách nào thanh toán, trong khi quy trình thanh toán nhấn mạnh các bước thực hiện thực tế và trình tự thời gian. So với 'phương thức thanh toán', quy trình thanh toán chú trọng hơn vào quá trình thực hiện động.
📝 Ví dụ
1. Quy trình thanh toán đơn hàng chúng tôi thỏa thuận với khách hàng là: sau khi nhận 30% tiền tạm ứng thì sắp xếp sản xuất, trước khi xuất hàng thanh toán 70% số dư cuối cùng dựa trên bản sao vận đơn, sau khi nhận đủ tiền thì gửi bản gốc vận đơn. (Giải thích: quy trình thanh toán điển hình T/T trả trước kết hợp xuất trình bản sao vận đơn, cân bằng rủi ro hai bên.)
2. Do áp dụng thanh toán bằng thư tín dụng, quy trình thanh toán đơn hàng trở thành: bên mua mở thư tín dụng không hủy ngang trả ngay, sau khi chúng tôi xuất trình chứng từ, ngân hàng kiểm tra chứng từ không có sai sót thì thanh toán ngay, không cần đòi riêng số dư cuối cùng. (Giải thích: trong quy trình thư tín dụng, tín dụng ngân hàng thay thế tín dụng thương mại, mốc thanh toán và cách thức thao tác khác nhau.)
💡 Mẹo ngoại thương
Thuật ngữ ngoại thương là nền tảng của giao tiếp kinh doanh quốc tế
Thông lệ thương mại có thể khác nhau giữa các quốc gia
Khi sử dụng thuật ngữ trong hợp đồng, hãy ghi rõ phiên bản áp dụng (ví dụ: Incoterms 2020)
Với thuật ngữ chưa quen, hãy dùng trợ lý email đa ngôn ngữ của GlobalSync