Bản giấy

Trong hoạt động ngoại thương, 'bản giấy' (Paper Version) chỉ hình thức tài liệu sử dụng giấy thật làm vật mang, đối lập với bản điện tử (Electronic Version). Thường gặp trong hợp đồng, hóa đơn, phiếu đóng gói, vận đơn, giấy chứng nhận xuất xứ và các chứng từ thương mại khác. Các tình huống sử dụng bao gồm: thư tín dụng yêu cầu nộp bộ chứng từ bản gốc bằng giấy, hải quan cần tài liệu giấy để khai báo, khách hàng yêu cầu gửi mẫu hoặc hợp đồng bản giấy qua bưu điện. Lưu ý: bản giấy thường cần đóng dấu công ty hoặc ký tay mới có hiệu lực pháp lý; gửi bưu điện quốc tế có thể mất thời gian và có rủi ro thất lạc, nên dùng chuyển phát nhanh và giữ mã theo dõi; nếu thư tín dụng quy định 'chứng từ bản gốc', bản giấy là bắt buộc, bản điện tử có thể bị từ chối thanh toán. Khác biệt với bản điện tử: bản điện tử truyền nhanh, chi phí thấp, nhưng hải quan hoặc ngân hàng một số nước vẫn chỉ chấp nhận bản giấy; bản giấy khó bị sửa đổi hơn nhưng hiệu quả lưu chuyển thấp. Ngoài ra, UCP600 quy định nộp chứng từ điện tử cần có thỏa thuận riêng, nếu không mặc định là bản giấy. Do đó, người làm ngoại thương cần căn cứ vào hợp đồng, thư tín dụng và yêu cầu của nước nhập khẩu để xác định rõ dùng bản giấy hay bản điện tử, tránh bị từ chối thanh toán hoặc chậm thông quan do hình thức chứng từ không phù hợp.