HỒ SƠ LƯU TRỮ ĐẢM BẢO CHẤT LƯỢNG HỢP ĐỒNG

Bảng lưu trữ bảo đảm chất lượng hợp đồng là biểu mẫu quản lý nội bộ dùng để ghi chép và lưu trữ một cách hệ thống các tài liệu liên quan đến bảo đảm chất lượng hợp đồng trong hoạt động ngoại thương. Vai trò cốt lõi là đảm bảo tính truy xuất nguồn gốc của các điều khoản bảo đảm chất lượng (như thời hạn bảo hành, tiêu chuẩn kiểm tra, điều kiện khiếu nại, v.v.), giúp nhanh chóng lấy bằng chứng khi xảy ra tranh chấp chất lượng. Các tình huống sử dụng bao gồm: lưu trữ sau khi ký hợp đồng, giám sát chất lượng trong quá trình sản xuất, ghi chép kiểm tra trước khi xuất hàng và xử lý tranh chấp chất lượng sau bán hàng. Lưu ý: cần lưu trữ cùng với bản gốc hợp đồng, báo cáo kiểm tra chất lượng, thư từ liên lạc; bảng lưu trữ phải bao gồm các trường như số hợp đồng, tên sản phẩm, thời hạn bảo hành, căn cứ kiểm tra, ngày lưu trữ và người chịu trách nhiệm; cần phân biệt với 'Giấy chứng nhận bảo đảm chất lượng' (Quality Guarantee Certificate), vì giấy chứng nhận là tài liệu chính thức gửi cho khách hàng, còn bảng lưu trữ là công cụ quản lý nội bộ. Khác với 'Bảng đánh giá hợp đồng', bảng lưu trữ tập trung vào việc lưu trữ các điều khoản bảo đảm chất lượng chứ không phải đánh giá toàn bộ hợp đồng. Sử dụng đúng cách có thể nâng cao khả năng tuân thủ và ứng phó rủi ro của doanh nghiệp.